Guide d’integration rapide à Rentman

Vous aimeriez passer à Rentman (enchanté 👋), mais la tâche semble fastidieuse et vous ne savez pas exactement par où commencer ? Bonne nouvelle : nous avons guidé avec succès des milliers d'utilisateurs. Et s'ils ont réussi, vous le pouvez aussi.

Laissez-nous préfacer ce guide en soulignant que vous n'avez pas à le faire seul. Lorsque vous activez votre compte (ne vous inquiétez pas, les 30 premiers jours sont gratuits, peu importe la date d'activation), vous avez droit à une session d'intégration gratuite. Cette session avec l'un de nos experts support est incluse dans votre licence et vous aide à tout mettre en place en quelques heures.

Cela dit, vous voudrez peut-être d'abord vous lancer seul, et c'est tout à fait possible puisque nous avons tout ce qu'il faut pour vous y aider. Voici les 8 étapes essentielles à suivre pour une transition vers Rentman rapide et sans tracas.

Astuce : vous pouvez profiter de 30 jours gratuits ET recevoir une formation de support. Profitez-en au maximum !

Vous avez déjà activé votre compte ? Passez directement à l'étape 3 👍

1. Videz la base de données

Tout commence par une feuille vierge. Cela signifie que vous devez supprimer la base de données test que nous avons implantée pour vous donner une impression réaliste de Rentman. Vous pouvez le faire manuellement dans chaque module ou en une seule fois à partir du module de configuration.

Menu > Configuration > Paramètres > Vider la base de donnés

2. Configurez votre compte Rentman

3. Importez votre liste d'équipements

  • Faites l’inventaire de vos équipements - Téléchargez notre modèle ou utilisez votre propre feuille Excel contenant les colonnes principales : code, nom, quantité et prix. Vous pouvez mettre à jour et améliorer votre inventaire plus tard. Une fois que votre équipement a été correctement listé, importez simplement votre fichier pour créer votre base de données.
  • Combinez des pièces d'équipement - Créez des kits, des cases et des accessoires à partir des articles que vous avez l’habitude de regrouper.

4. Importez vos contacts 

Ajoutez vos clients, fournisseurs et lieux à votre liste de contacts. Pour gagner du temps, c'est une tâche que vous pouvez faire pendant que quelqu'un d'autre s'occupe de votre inventaire, par exemple. Et là encore, pas de problème, vous pouvez toujours compléter, mettre à jour et affiner votre liste au fur et à mesure.

5. Intégrez votre équipe

6. Ajoutez votre en-tête de documents 

Il est important de donner à vos documents un aspect professionnel et distinctif qui soit le vôtre. Et c'est simple comme bonjour. Si vous avez déjà votre propre en-tête (avec logo, adresse, coordonnées, etc.), téléchargez-le simplement sous forme de PDF (pensez à garder les mêmes marges).

Vous n'en avez pas encore ? Vous pouvez créer un en-tête en téléchargeant le modèle PDF, en ajoutant vos coordonnées et votre logo, en ajustant les marges et vous êtes prêts.

Rentman_letterhead.png

Menu > Configuration > Communication client > En-tête documents > Ajouter

7. Configurez vos fonctions équipe et transport

Configurer les différentes fonctions d’équipe et transport dont vous avez typiquement besoin pour vos projets est un gain de temps considérable, c'est pourquoi nous vous suggérons de le faire dès le début. Ces fonctions, sur lesquelles vous pouvez assigner des membres de votre équipe, des taux horaires ou des horaires spécifiques, correspondent aux différentes personnes et véhicules pour lesquels vous devez facturer vos clients : technicien du son, DJ, conducteur de camion, etc.

8. Configurez vos paramètres financiers

Presque fini ! Avant de configurer votre premier projet, vous voulez vous assurer que tous les calculs sont bons en configurant les options suivantes : 

Vous pouvez toujours choisir de dévier les paramètres par défaut pour certains projets ou certains clients, mais occupons-nous en un autre jour. Votre configuration de base est déjà prête.

Prêts au décollage 🏁

Dernière étape, choisissez une date à laquelle vous commencerez à gérer vos projets via Rentman. Copiez dans Rentman tous vos projets à venir à partir de cette date et tout est en place pour mettre la machine en route.

Des soucis avec l'une des étapes ci-dessus ? Besoin d'un peu plus de renseignements sur certaines fonctionnalités ? Activez votre compte et prenez rendez-vous avec un expert pour vous assurer que vous avez tous les outils en main pour gérer vos premiers projets en un rien de temps.

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