Mettre à jour les éléments de la base de données

La mise à jour des éléments de votre base de données est utile pour apporter des modifications en masse aux éléments dans Rentman, telles que:

  • augmenter le prix de tous vos équipements
  • mettre à jour les numéros de téléphone de tous vos contacts

La mise à jour de votre base de données peut également être utilisée pour compléter votre base de données:

  • ajout de mesures pour tous les équipements
  • ajout de numéros de série à vos équipements

Note: Si votre base de données est vide (ou que vous importez pour la première fois), lisez nos articles sur l'importation équipementscontacts, membres d'équipe ou véhicules (article en anglais).

Après avoir téléchargé votre fichier .XLSX mis à jour, Rentman mettra à jour les éléments existants dans votre base de données avec de nouvelles valeurs.

Rentman a également besoin de colonnes uniques lors de la mise à jour de vos articles. Les colonnes uniques que vous choisissez déterminent quels éléments doivent être mis à jour si des valeurs en double sont trouvées dans votre fichier.

Disponible pour: Lite Classic Pro

Étape 1: Exportez votre base de données actuelle

L'exportation de votre base de données actuelle sous forme de fichier .XLSX (Excel, Google Sheets) facilite beaucoup la mise à jour des informations de vos articles. Il garantit également le fait que vous pouvez choisir les colonnes uniques ultérieurement.

  • Assurez-vous de savoir à l'avance quels détails de vos articles vous allez mettre à jour. Si vous mettez à jour le prix, assurez-vous d'inclure la colonne des prix dans votre fichier d'exportation.
  • Pensez aux colonnes uniques dont Rentman aura besoin plus tard. Assurez-vous d'inclure également ces colonnes dans votre fichier d'exportation.

Étape 2: Mettez à jour les informations de vos articles

  1. Ouvrez le fichier exporté à l'aide d'un éditeur de feuille de calcul, tel qu'Excel ou Google Sheets.
  2. Apportez vos modifications.
  3. Enregistrez votre fichier sous format .XLSX.

Étape 3: Importez votre fichier mis à jour

  1. Dans le module correspondant de Rentman, cliquez sur le bouton Colonnes Columns.png et choisissez Importer.

    Capture_d_e_cran_2020-01-17_a__16.13.25.png

  2. Téléchargez votre fichier mis à jour.

    Capture_d_e_cran_2020-01-17_a__16.14.36.png

  3. Faites correspondre les titres de vos colonnes aux titres de Rentman. Cela est nécessaire car vos propres colonnes peuvent avoir un nom (légèrement) différent.
  4. Cliquez sur Étape suivante.
  5. Choisissez l'option Mettre à jour les éléments de votre base de données avec la nouvelle valeur du fichier d'importation.

    Capture_d_e_cran_2020-01-17_a__16.16.14.png

  6. Choisissez vos colonnes uniques (voir paragraphe suivant).
  7. Cliquez sur Étape suivante.
  8. Vérifiez vos données et choisissez Importer.

Choisissez vos colonnes uniques

Pour identifier les éléments qui sont déjà dans votre base de données et ont besoin d'une mise à jour, nous utilisons des colonnes uniques. Lorsque Rentman trouve un article dans votre base de données et une ligne dans votre fichier .xlsx avec les mêmes valeurs dans les colonnes uniques sélectionnées (comme le nom ou le code), l'article est identifié comme un doublon. Les valeurs qui diffèrent et ne figurent pas dans les colonnes uniques sont ensuite mises à jour.

Problèmes et solutions possibles

Si vous rencontrez des problèmes avec la mise à jour de votre base de données, il se peut qu'il y ait un problème dans la façon dont vous configurez votre fichier ou votre base de données. L'erreur la plus courante, dans ce cas, est d'avoir des éléments doubles dans des colonnes uniques: si les colonnes que vous sélectionnez comme uniques contiennent des éléments doubles (par exemple, deux éléments avec le même nom ou le même code), cela pourrait créer une erreur.

Pour vérifier si vous avez des éléments doubles dans votre base de données, vous pouvez regrouper les colonnes que vous utiliserez comme uniques. Recherchez ensuite les éléments qui sont regroupés en (2) et corrigez-les - s'ils sont uniques, le numéro de chaque groupe doit toujours être (1).

Si ce n'est pas la cause de l'erreur, consultez cette liste d'erreurs possibles.

Cet article vous a-t-il été utile ?
Utilisateurs qui ont trouvé cela utile : 0 sur 0

Commentaires

0 commentaire

Vous devez vous connecter pour laisser un commentaire.