Dans Rentman, vous pouvez générer des factures, les exporter vers un logiciel de comptabilité ou les marquer comme payées. Lisez cet article pour savoir comment configurer votre processus de facturation. 

Générer une facture

Pour un projet existant

  1. (Dans l'onglet 'À facturer') Sélectionnez le projet que vous souhaitez facturer et cliquez sur le bouton Facturer.
    ou
    (Depuis le projet) Allez dans l'onglet 'Finance', cliquez sur Imprimer et sélectionnez 'Créer une facture'.
  2. Vérifiez tous les paramètres.
  3. Choisissez de facturer le total en une seule fois ou de faire une facture partielle.
  4. (Facultatif) Dans la section 'Lignes de facturation', vous pouvez ajouter des montants de facturation supplémentaires au total du projet. Si vous ajoutez une ligne avec un montant négatif, celui-ci sera soustrait du total.
  5. (Facultatif) Dans la section 'Factures à soustraire', vous pouvez déduire un montant que vous avez déjà facturé dans une facture précédente - ceci est particulièrement utile si vous facturez le projet à différents moments.
  6. Cliquez sur Générer en haut à gauche de l'écran.

Non-connecté à un projet

  1. Allez dans le module de Factures.
  2. Cliquez sur +Ajouter.
  3. Remplissez les détails.
  4. Dans la section «Lignes de facturation», vous pouvez ajouter des montants supplémentaires au total du projet. Si vous ajoutez une ligne avec un montant négatif, celui-ci sera soustrait du total.
  5. (Facultatif) Dans la section «Factures à soustraire», vous pouvez déduire un montant que vous avez déjà facturé dans une facture précédente - ceci est particulièrement utile si vous facturez le projet à différents moments.
  6. Cliquez sur Générer.

Modifier le moment de facturation et le délai de paiement

Dans le projet, vous pouvez toujours changer manuellement le moment de facturation par défaut assigné au client ou au type de projet. Pour faire cela:

  1. Allez dans l'onglet Finance d'un projet.
  2. Cliquez sur le champ «Moment de facturation» et sélectionnez un autre moment de facturation.

Après avoir généré une facture, vous pouvez modifier manuellement les conditions de paiement par défaut que vous avez définies pour le client. Pour faire cela:

  1. Généré une facture.
  2. Dans la section financière des widget, sélectionnez une date d'échéance ou un délai de paiement différent.

L'onglet 'à facturer'

Dans l'onglet 'à facturer' du module de facturation, vous verrez tous les projets qu'il vous reste à facturer. Un projet apparaît dans cet onglet lorsque tous les paramètres suivants sont remplis:

  • le projet est confirmé.
  • la date correspondant au moment de facturation du projet est dans la période que vous sélectionnez dans le filtre.

Lorsque la date correspondant au moment de facturation du projet est passée mais que vous n'avez toujours pas facturé le projet, le projet sera mis en évidence en rouge.

Télécharger ou envoyer la facture par e-mail

Après avoir généré votre facture, vous pouvez la télécharger au format pdf ou ficher XML (article en anglais) en cliquant sur Télécharger au format PDF ou Télécharger comme XML.

Vous pouvez envoyer votre facture par e-mail en cliquant sur E-mailDans le module Configuration, vous pouvez choisir de toujours CCi vos factures à une adresse e-mail (par exemple, à votre comptable).

Factures partielles

Les factures partielles sont utiles si vous préférez facturer vos projets à différents moments plutôt qu'en une seule fois.

Lorsque vous générez une facture, 100% du total du projet est automatiquement sélectionné. Si vous souhaitez créer une facture partielle, vous pouvez décocher l'une des cases à cocher dans la section 'Somme du projet' et insérer un pourcentage.

Lorsque vous allez créer la facture pour le reste du projet, vous pouvez soustraire le montant déjà facturé dans la section 'Factures à soustraire'.

Exporter les factures

Il existe plusieurs façons d'exporter vos factures:

  • Exportez vos factures vers QuickBooks en ligne.
  • Exportez votre facture vers Xero (article en anglais).
  • Exportez manuellement vos factures.
  • Établissez une connexion avec l'API Rentman.

Créer une note de crédit

À partir d'une facture existante

  1. Allez au module Factures.
  2. Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez créer un "avoir" ou "note de crédit".
  3. Cliquez sur le bouton Plus d'actions.
  4. Sélectionnez 'Créer une note de crédit'.

Non connecté à une facture

  1. Allez au module Factures.
  2. Cliquez sur +Ajouter.
  3. Remplissez les détails.
  4. Ajoutez un montant négatif comme ligne de facture.
  5. Cliquez sur Générer.

Marquer les factures comme payées

Si vous laissez vos clients payer vos factures via Mollie ou Stripe, les factures sont automatiquement marquées comme payées. Pour toutes les autres options, il est nécessaire de faire cette opération manuellement.

Pour marquer une ou plusieurs factures comme payées:

  1. Allez au module Factures.
  2. Sélectionnez les factures que vous souhaitez marquer comme payées.
  3. Cliquez sur le bouton Plus d'actions.
  4. Sélectionnez 'Éditer statut paiement'.
  5. Sélectionnez 'Oui'
  6. (Facultatif) modifiez la méthode et la date de paiement.
  7. Sauvegarder.

 

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