Exporter automatiquement des factures vers Quickbooks

En connectant Quickbooks à Rentman, vous pouvez laisser Rentman exporter automatiquement vos factures vers le logiciel de comptabilité. Cela vous permet d'économiser des efforts et se fait plus rapidement que d'exporter dans un fichier Excel à partir du module Factures.

Vous ne pouvez connecter Rentman qu'à Quickbooks Online, et non à Quickbooks Desktop.

Les contacts sont toujours importés en tant que nouveaux contacts dans Quickbooks. Les contacts du même nom sont ajoutés avec le numéro de contact de Rentman entre parenthèses après le nom de Quickbooks.

Disponible pour : Lite Classic Pro

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Quelles sont les données exportées ?

Remarque : seuls les grands livres sont exportés vers Quickbooks. Ainsi, dans les factures exportées vers Quickbooks, vous ne trouverez pas chaque équipement ou fonction que vous avez prévu. 

  • Informations de facturation
    Les factures contiennent toutes les informations financières que vous avez ajoutées dans Rentman et qui sont nécessaires pour une vue d'ensemble complète et un fonctionnement correct dans votre logiciel de comptabilité. Cela inclut la TVA, les conditions de paiement, les moments de facturation et les numéros de facture.

  • Information des contacts
    Les informations les plus pertinentes concernant vos contacts sont également exportées. Cela inclut, par exemple, le nom de l'entreprise, les personnes à contacter et le numéro de contact.
    Les contacts dans Rentman ne peuvent pas être jumelés avec des contacts déjà saisis dans Quickbooks. Les contacts du même nom sont ajoutés avec le numéro de contact de Rentman entre parenthèses après le nom donné dans Quickbooks.

Attention : Les informations du projet ne peuvent pas être automatiquement exportées vers Quickbooks. Cela signifie que des informations telles que le nom du projet, son numéro, les coûts  et autres informations relatives au projet ne peuvent pas être envoyées automatiquement dans Quickbooks. Cela est toutefois possible lors de l'exportation manuelle des factures à partir du module Factures.

Créer des produits et services dans Quickbooks

Pour exporter les grands livres de vos factures Rentman, vous devez les connecter aux produits et services dans Quickbooks. Pour créer des produits et des services dans Quickbooks :

  1. Allez dans le module facturation.
  2. Sélectionnez l'onglet Produits et Services .
  3. Cliquez sur "Nouveau" dans le coin supérieur droit pour ajouter un produit.

Nous suggérons de créer un produit pour chaque grand livre que vous exportez : location, vente, équipe, transport, assurance, autre et prédéfini.

Connecter Quickbooks

Pour connecter Quickbooks, vous devez d’abord renseigner les détails de votre compte Quickbooks depuis Rentman. Ensuite, vous devez configurer vos paramètres pour l'exportation automatique.

Connexion

  1. Allez dans  paramètres module Configuration > Compte > Extensions.
  2. Dans la partie Extensions externes, allez dans Quickbooks et cliquez sur le bouton connexion 
    Assurez-vous que votre navigateur permet les pop-ups.
  3. Connectez-vous avec les détails de votre compte.
  4. Une fois connecté, vous pouvez configurer l’exportation automatique.

Mise en place

  1. Allez dans paramètres module Configuration > Compte > Extensions.
  2. Pour l'option d'Export automatique, choisissez l'une des alternatives suivantes :

    mceclip0.png
    Si vous choisissez Commencer manuellement, vous devez cliquer sur le boutton  Démarrer l'export   pour envoyer vos factures récentes dans Quickbooks. Remarques : quand il n'y a aucune nouvelle facture, ce bouton ne sera pas disponible.

    Si vous choisissez Sur les jours suivants, Rentman peut automatiquement envoyer les nouvelles factures dans Quickbooks. Vous devez sélectionner tous les jours pendant lesquels ça doit arriver. Les nouvelles factures sont toujours exportées à 2 heures du matin, les jours choisis
  3. Ensuite, vous devez faire correspondre vos intitulés de Grand livre et vos taux de TVA dans Rentman avec ceux de Quickbooks. Cela est nécessaire car leurs noms peuvent être légèrement différents.
  4. Enregistrez les changements lorsque tous les champs correspondent.
    Si vous ne pouvez pas cliquer sur Sauvegarder, les champs ne sont probablement pas correctement appariés. Essayez de nouveau.

Vous pouvez afficher le statut de vos factures dans le module Factures (voir la section ci-dessous).

Accéder au statut de vos factures

Lorsque vos factures ont été exportées vers Quickbooks, vous pouvez vérifier dans Rentman si cela a été fait correctement :

  1. Allez dans le module Factures.
  2. Ajoutez la colonne statut de l'exportation dans la vue d'ensemble.
    Apprenez comment ajouter une colonne dans cet article.
  3. Dans cette colonne nouvellement ajoutée, vous pouvez voir le statut de vos factures.

Résoudre les problèmes

Ma facture a été exportée, mais n'apparaît pas dans Quickbooks.
Il peut arriver qu’une facture ne puisse pas être exportée vers votre logiciel de comptabilité. Dans certains cas, nous pouvons déterminer pourquoi cela se produit. Vous pouvez vérifier ceci comme suit :

  1. Allez dans le module Factures.
  2. Ajouter la colonne remarque sur l'exportation dans la vue d'ensemble.
    Apprenez comment ajouter une colonne dans cet article.
  3. Dans cette colonne nouvellement ajoutée, vous pouvez voir le statut de vos factures.

Malheureusement, nous ne pouvons pas toujours déterminer une cause claire pour les factures exportées qui n'apparaissent pas dans Quickbooks.

Erreurs connues

  • Il n'y a pas de client ajouté à la facture

Questions fréquemment posées

Je n'utilise pas Quickbooks. Puis-je connecter mon logiciel de comptabilité ?
Nous proposons uniquement une connexion avec un nombre limité de logiciel de comptabilité, car la maintenance et la mise à jour des connexions prennent beaucoup de temps. À l'avenir, nous souhaitons prendre en charge un nombre plus élevé de logiciel de comptabilité, mais cela dépend entièrement du nombre de clients utilisant un logiciel donné et de la facilité avec laquelle il peut être connecté à Rentman. Contactez-nous pour savoir si nous travaillons déjà sur une intégration avec votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également ajouter un souhait à notre Wishlist sur le forum de la communauté, si vous souhaitez ajouter une connexion vers votre logiciel de comptabilité.
Puis-je synchroniser les informations entre Rentman et mon logiciel de comptabilité ?
Non, ce n'est pas possible. L'exportation des factures est un processus à sens unique. Cela signifie que vous pouvez uniquement envoyer des informations de Rentman vers Quickbooks, et non l'inverse.
Quand mes factures sont-elles exportées ?
Les nouvelles factures sont toujours automatiquement exportées à 2 h 00, heure locale, les jours de votre choix. Cependant, vous pouvez également choisir de le faire manuellement.
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