La mise à jour de votre base de données vous permet d'apporter des modifications groupées à vos différents articles dans Rentman, comme augmenter le prix de tous vos équipements ou mettre à jour les numéros de téléphone de tous vos contacts.
La mise à jour de votre base de données peut également être utilisée pour compléter celle-ci en ajoutant par exemple les mesures ou les numéros de série à vos articles.
Remarque : si votre base de données est vide (ou que vous importez pour la première fois), consultez nos articles sur l'importation des équipements, contacts, membres du personnel ou véhicules.
Après avoir téléchargé votre fichier .XLSX mis à jour, Rentman mettra à jour les éléments existants dans votre base de données avec les nouvelles valeurs.
Rentman a également besoin de colonnes pour faire la correspondance lors de la mise à jour de vos articles. Les colonnes correspondantes que vous choisissez sont uniques et déterminent les articles à mettre à jour si des valeurs en double sont trouvées dans votre fichier.
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Étape 1 : exporter votre base de données actuelle
L'exportation de votre base de données actuelle sous forme de fichier .XLSX (Excel, Google Sheets) facilite beaucoup la mise à jour des informations relatives à vos articles. Elle vous permet à coup sûr de choisir les colonnes à faire correspondre ultérieurement.
- Assurez-vous de savoir à l'avance quels détails de vos articles vous allez mettre à jour. Si vous mettez à jour le prix, assurez-vous d'inclure la colonne de prix dans votre fichier d'exportation.
- Pensez aux colonnes correspondantes dont Rentman aura besoin plus tard. Assurez-vous d'inclure également ces colonnes dans votre fichier d'exportation.
Lorsque vous exportez votre base de données, exportez la colonne d'identification pour vos équipements en vrac et/ou sérialisés. Lors de l'importation du nouveau document Excel mis à jour, Rentman utilisera cette colonne automatiquement pour faire correspondre les lignes pour vous. Finies les erreurs de correspondances de lignes !
Étape 2 : mettre à jour les données d'articles
- Ouvrez le fichier exporté à l'aide d'un éditeur de feuille de calcul, tel qu'Excel ou Google Sheets.
- Apportez vos modifications.
- Enregistrez votre fichier au format .XLSX.
Étape 3 : importer le fichier mis à jour
- Dans le module dédié de Rentman, cliquez sur le bouton Plus d'actions more_vert et choisissez "Importer".
- Choisissez le type d'importation "Mettre à jour les éléments existants avec de nouvelles données".
- Cliquez sur "Étape suivante".
- Téléchargez votre fichier mis à jour et cliquez sur "Étape suivante".
- Faites correspondre les titres de vos colonnes aux titres de Rentman. Ceci est nécessaire, car vos propres colonnes peuvent avoir un nom (légèrement) différent.
- Cliquez sur "Étape suivante".
- Choisissez vos colonnes correspondantes (voir paragraphe suivant).
- Choisissez "Étape suivante".
- Vérifiez vos données et cliquez sur Importer.
Remarque : le prix d'un article déjà planifié sur un projet ne sera pas modifié après un changement de prix via un fichier d'importation. Il ne changera que si vous planifiez l'article sur un nouveau projet ou si vous mettez à jour les données de l'équipement.
Choisir les colonnes à faire correspondre
Pour identifier les articles qui sont déjà dans votre base de données et ont besoin d'une mise à jour, nous utilisons le champ Faire correspondre la colonne. Lorsque Rentman trouve un article dans votre base de données et une ligne dans votre fichier .xlsx avec les mêmes valeurs dans les colonnes à faire correspondre sélectionnées (comme le Nom ou le Code), l'article est identifié comme un doublon. Les valeurs qui diffèrent et ne figurent pas dans les colonnes à faire correspondre sont ensuite mises à jour.
Problèmes et solutions possibles
Si vous rencontrez des difficultés dans la mise à jour de votre base de données, il se peut qu'il y ait un problème dans la configuration de votre fichier ou votre base de données. L'erreur la plus courante, dans ce cas, est d'avoir des articles en double dans vos colonnes correspondantes : si les colonnes que vous sélectionnez comme uniques contiennent des articles en double (par exemple, deux articles avec le même nom ou le même code), cela pourrait créer une erreur.
Pour vérifier si vous avez des articles en double dans votre base de données, vous pouvez regrouper les colonnes que vous utiliserez comme uniques. Recherchez ensuite les articles qui sont regroupés en (2) et corrigez-les - s'ils sont uniques, le numéro de chaque groupe doit toujours être (1).
Si ce n'est pas la cause de l'erreur, consultez cette liste d'erreurs possibles.