Après avoir planifié votre équipe sur les fonctions du projet, il est temps de communiquer le planning. Vous avez trois options pour ce faire :
- Envoyez les emplois du temps individuels par e-mail.
- Envoyez des horaires plus détaillés en .pdf ou Word.
- Envoyez la feuille de route du projet avec le planning de chaque membre d'équipe
Les membres de votre équipe peuvent utiliser l'application Rentman Mobile (ou accéder via un navigateur web) pour vérifier leur emploi du temps et répondre aux invitations.
Si vos membres d'équipe vérifient régulièrement le module event Mon Agenda, vous n'avez pas à envoyer manuellement le planning. Sur le module event Mon Agenda chaque utilisateur peut cliquer sur un projet pour voir des informations à jour et ajouter des notes / tâches.
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Envoyer un planning personnel par e-mail
Un planning personnel est une liste de toutes les fonctions pour lesquelles un membre d'équipe est prévu. L'emploi du temps est individuel (celui ou celle qui le reçoit ne peut voir que son propre planning) et contient les heures, le lieu et les remarques pour la fonction.
Choisissez cette option si les membres de l'équipe ont besoin de peu de contexte sur le projet.
- Allez dans le module account_circle Planificateur d'équipes ou dans l'onglet Planificateur d'équipes d'un projet.
- Cliquez sur le bouton mail_outline Envoyer planning dans la barre du haut.
- Sélectionnez une période.
- Sélectionnez les projets.
- Sélectionnez les membres d'équipe (s'il y a eu un changement depuis la dernière fois que vous avez communiqué le planning, les membres d'équipe affectés par le changement seront colorés en orange).
- Facultatif : consultez les e-mails en cliquant sur "aperçu" sur un membre d'équipe.
- Cliquez sur le bouton Envoyer dans le coin droit.
- Facultatif : ajoutez un texte d'e-mail personnalisé.
- Cliquez sur Envoyer
Créer un planning d'équipe pour chaque membre
Une autre manière de partager vos plannings d'équipes est de créer un document personnalisé et de l'envoyer à l'ensemble de vos employé.e.s. Vous pouvez personnaliser le modèle de document pour afficher plus d'informations sur le planning. Après avoir généré un emploi du temps, vous pouvez télécharger celui-ci en .pdf ou Word, l'envoyer par e-mail et l'attribuer à l'employé.e concerné.e.
- Rendez-vous dans le module group Membres du personnel
- Sélectionnez un ou plusieurs membres
- Cliquez sur more_vert puis sur "Créer document".
- Choisissez un modèle de document et un en-tête.
- Sélectionnez la période souhaitée
- Facultatif : insérez un texte.
- Générez
Envoyer la feuille d’appel du projet
Une feuille d'appels de projet contient le calendrier de l'ensemble du projet et le calendrier de chaque membre d'équipe. Créez une feuille d'appels et envoyez-la aux chefs d'équipe pour leur donner un aperçu de l'équipe sur un projet. Le modèle par défaut de Rentman s'appelle « Feuille d'appels », mais vous pouvez modifier le modèle pour afficher les informations souhaitées.
Choisissez cette option pour communiquer la planification complète de chaque membre et véhicule.
- Créez une feuille d'appel pour un projet.
- Cliquez sur email en haut à droite de la page.
- Sélectionnez les destinataires et ajoutez un message.
- Cliquez sur Envoyer e-mail