Après avoir planifié votre équipe sur les fonctions du projet, il est temps de communiquer le planning. Vous avez trois options d'envoi pour ce faire :
Cette option vous permet d'envoyer les emplois du temps individuels par e-mail. Un planning personnel est une liste de toutes les fonctions sur lesquelles un membre du personnel est prévu. Ce planning est individuel, ce qui signifie que la personne qui le reçoit ne voit que son propre planning. Il inclut les horaires, les lieux et les remarques pour chaque fonction.
Vous pouvez choisir cette option si les membres d'équipe ont besoin de peu de contexte sur le projet.
Pour envoyer les emplois du temps personnels par e-mail :
- Allez dans le module account_circle Planificateur d’équipes ou l’onglet Planification des équipes dans un projet.
- Cliquez sur le bouton mail_outline Inviter et envoyer et choisissez Envoyer planning.
- Sélectionnez la période et les projets concernés.
- Sélectionnez les membres du personnel (les membres affectés par des changements récents disposeront d'une icône à côté de leur nom).
- (Facultatif) Consultez les e-mails en cliquant sur "Aperçu" pour un membre donné.
- Cliquez sur Envoyer.
- (Facultatif) Ajoutez un texte d'e-mail personnalisé.
- Confirmez en cliquant de nouveau sur Envoyer.
Vous avez également la possibilité de communiquer le planning en créant un document personnalisé pour chaque personne. Vous pouvez personnaliser les modèles de documents pour inclure des informations supplémentaires. Une fois généré, le planning peut être téléchargé en format PDF ou Word, envoyé par e-mail ou imprimé.
- Accédez au module group Membres du personnel.
- Sélectionnez un ou plusieurs membres d'équipe.
- Cliquez sur « Créer document » dans la barre du haut.
- Choisissez un modèle de document, un en-tête et la période souhaitée.
- (Facultatif) Ajoutez du texte.
- Cliquez sur Générer.
Une feuille d’appel contient le planning global du projet ainsi que le planning détaillé de chaque membre de l’équipe. Créez une feuille d’appel et envoyez-la aux chef·fe·s d’équipe pour leur donner une vue d’ensemble du projet. Vous pouvez personnaliser le modèle par défaut pour inclure les informations souhaitées.
- Créez une feuille d'appel pour un projet.
- Cliquez sur e-mail en haut à droite de la page.
- Sélectionnez les destinataires et ajoutez un message personnalisé.
- Cliquez sur Envoyer e-mail.
Les membres de votre équipe peuvent utiliser l'application Rentman Mobile (ou via un navigateur) pour consulter leur planning et répondre aux invitations.
Si vos membres du personnel vérifient régulièrement le module event Mon Agenda, vous n'avez pas besoin d'envoyer le planning manuellement. Dans ce module, chaque utilisateur ou utilisatrice peut accéder aux informations actualisées et ajouter des notes ou des tâches.