Rentman Academy - Créer un projet pour un événement organisé en douceur

Temps de lecture: 45mins à 1h

Si vous lisez ces mots, cela signifie que vous avez réussi toutes les étapes de l'implémentation de votre compte Rentman. Sinon, jetez un œil à notre guide de configuration pour être sûr que votre compte est entièrement configuré et prêt à vous aider au quotidien!

Si vous vous perdez ou êtes bloqué à un moment donné du processus, n'hésitez pas à demander de l'aide à notre équipe d'assistance via le coin inférieur droit de votre écran. Ils seront heureux de vous aider.

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Notez que la gestion de projet est un sujet vaste. Cela signifie que nous couvrirons tous les aspects des projets et toutes les possibilités à travers les différents modules. Certaines parties des projets sont communes à tous les modules mais d'autres sont spécifiques. Ne vous inquiétez pas, nous le préciserons très clairement. Si une instruction concerne un module que vous n'avez pas, sautez-la simplement, cela ne ralentira pas votre processus d'apprentissage.

Créer un nouveau projet

Comment: Ajouter un nouveau projet ou dupliquer un projet existant

Rentman est basé sur des projets. Tous les événements que vous prévoyez seront de nouveaux projets. Maintenant, utilisons notre imagination pour un test exemple. Vous avez un événement à planifier le mois prochain. C'est un événement simple se déroulant sur deux jours.

1 - Allez dans le module table_chart Projets et + Ajouter projet. Sélectionnez "Projet vide".

Indication
Cette fois, vous créez un projet vierge, mais plus tard, vous pourrez aller plus vite en utilisant des modèles de projet. Plus d'informations à ce sujet au niveau 2 - Gestion de projet (à venir).

 

Vous n'avez pas encore toutes les informations mais vous savez:

  • Les dates
  • Qui sont les clients
  • Quand l'événement aura lieu
  • (Planificateur d'équipe) Le code vestimentaire de votre équipe
  • (Inventaire et Entrepôt) Le client est pointilleux avec l'équipement utilisé. Ils doivent être comme neufs.

Vous disposez également d'une carte de l'emplacement.

2 - Vous êtes sur la page générale de ce tout nouveau projet en devenir. Entrez un nom pour ce projet.

Indication
Cela pourrait être une bonne idée de mettre RA ou Rentman Academy dans le nom, juste pour être sûr que vous le trouverez facilement et que vous ne le confondrez pas avec un vrai projet plus tard.

3 - Vous vous souvenez du client pour lequel vous avez créé un avertissement / une note de projet? Tapez les trois premières lettres de son nom dans le champ "Client". Trouvez leur nom dans la liste et sélectionnez-le.

Indication
Si vous n'avez pas fait cette étape, nous vous conseillons de revenir au guide de configuration: Prise en main - Configuration.

Avez-vous vu le message apparaître lorsque vous avez ajouté le client? C’est ainsi que Rentman veille à ne jamais rien oublier et peut assurer un suivi de premier ordre de vos clients.

4 - Ajoutez un emplacement qui ne figure pas encore dans votre base de données. Dans la section emplacement, cliquez sur le bouton Plus d'options more_vert et cliquez (+ Ajouter). Entrez les informations pertinentes et sauvegardez.

Cet emplacement fait maintenant partie de votre liste de contacts et est défini comme emplacement pour cet événement.

5 - (Planificateur d'équipe) - Faites défiler vers le bas et ajoutez une note à ce projet. La note dira que le code vestimentaire est assez chic, donc vos membres d'équipe doivent faire attention à leur tenue. Assurez-vous qu'il est visible pour tout le monde afin que vos membres d'équipe soient au courant de cette instruction.

Comment: Ajouter une note

6 - (Inventory and Warehouse) - Scroll down and add a note to that project. The note will say that the customer is picky with the equipment used. Therefore, the warehouse crew has to pay extra care to the equipment they pick and how they load them into the truck. Make sure this note is displayed in the Warehouse.

Comment: Ajouter une note

7 - Il existe également une carte de l'emplacement que vous souhaitez ajouter à ce projet. Cliquez sur Fichiers, à côté des notes, et ajoutez un fichier depuis votre ordinateur. Une image aléatoire fera l'affaire.

Comment: Télécharger des fichiers

Toutes les informations générales de votre projet sont là, mais vous n'avez pas encore terminé. Votre projet n'a même pas encore été enregistré. Pour ce faire, vous devez d'abord saisir les dates. Le projet est un événement de deux jours. Il se déroulera dans un mois mais il vous faudra au moins une semaine entière avant de tout préparer et deux jours après l'événement pour tout conclure. Voici à quoi devrait ressembler le planning:

  • Période d'utilisation: deux jours, un mois exactement à compter de la date d'aujourd'hui - Il s'agit de la période pendant laquelle vous facturez votre client
  • Période de planification: commence une semaine exactement avant le début de la période d'utilisation et se termine deux jours après la fin de la période d'utilisation - cela a un impact sur la disponibilité de vos ressources
  • Préparation: toute la semaine avant la période d'utilisation
  • Finalisation: les deux jours suivant la période d'utilisation.

8 - Allez dans l'onglet Période et entrez les dates comme décrites ci-dessus. Sauvegardez votre projet.

Comment: Gérer le planning d'un projet
Ce projet est maintenant officiellement créé, félicitations. Vous avez maintenant une meilleure idée de ce que veut votre client, alors commençons à planifier.

Commencer à planifier les équipements - (Inventaire et entrepôt)

Comment: Planifier les équipements sur un projet

Imaginez un projet que vous avez déjà réalisé. Essayez de vous souvenir des équipements que vous aviez prévu pour celui-ci.

8 - Recherchez un élément dans la liste des équipements sur la barre de gauche de l'onglet Equipement du projet. Double-cliquez dessus. L'équipement fait maintenant partie de votre projet! Cependant, vous en avez besoin de 5 donc double-cliquez dans la colonne Quantité pour la modifier.

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9 - Cherchez un autre objet mais cette fois, vous en avez besoin de 3. Au lieu de double-cliquer, sélectionnez-le et tapez 3 dans la colonne Quantité. Appuyez sur Entrée.

Indication
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10 - Ajoutez plus d'articles et au moins un case, un kit et un article avec des accessoires.

Vous avez besoin d'au moins 10 éléments programmés pour continuer.

Le problème avec cette méthode est que vous vous retrouverez avec une grande liste d'articles et que vous pouvez rapidement vous perdre. En outre, il est fort possible que vous n'ayez pas besoin de tous les éléments en même temps. Pour les diviser, organisons-les en différents groupes d’équipements.

Avez-vous vu que lorsque vous avez planifié le premier équipement, un nouveau groupe d'équipements a été créé?

11 - Vous allez maintenant créer un groupe d'équipements que vous n'utiliserez que pour la préparation de l'événement. Sélectionnez le groupe d'équipements existant et cliquez sur edit Éditez. Renommez le groupe «Prep» et assurez-vous que la période d'utilisation du groupe d'équipements correspond à la période de préparation de l'ensemble du projet. Sauvegardez.

12 - Créez un autre groupe d'équipements et nommez-le "Evénement". Assurez-vous que les dates correspondent à la période d'utilisation du projet. Faites de même pour le "Finalisation".

13 - Faites glisser vos articles dans les différents groupes d'équipements pour les organiser.

Indication
select_2.png

Vos équipements sont désormais entièrement planifiés et le prix sera calculé en fonction du prix de location que vous aurez saisi pour chacun d'entre eux. Il est possible d'ajouter des remises ou de modifier les facteurs pour modifier le prix.

Comme toujours dans l'industrie, des changements sont à prévoir. Vous réalisez que vous n'aurez pas besoin de deux mais de trois jours pour tout conclure après l'événement.

14 - Allez dans l'onglet Planning de votre projet et modifiez les périodes en conséquence. Qu'est-ce que cela change pour vos groupes d'équipements?

Commencer à planifier les équipes et les transports - (Planificateur d'équipes)

Comment: Ajouter des fonctions d'équipe et de transport à un projet

Imaginez un projet que vous avez déjà réalisé. Essayez de vous souvenir du type de personnel dont vous aviez eu besoin pour celui-ci. Car avant de planifier les personnes, vous devez savoir quel type de fonctions ce projet requiert. Par exemple, vous savez que vous avez besoin d'un technicien lumière, mais vous ne savez pas encore si ce sera Peter ou Alice. C'est normal à cette étape du processus. Nous devons d'abord nous concentrer sur les fonctions.

15 - Sur le côté gauche de l'onglet Équipe et transport de votre projet, vous pouvez voir quelques fonctions qui ont déjà été créées par défaut. Bien, car vous aurez besoin d'un technicien pour ce projet. Double-cliquez sur cette fonction.

16 - Vous réalisez que vous n’avez pas besoin d’un mais de deux techniciens. Cliquez sur la quantité pour la modifier.

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quanity_3.png

17 - Vous avez maintenant besoin d'une autre fonction qui ne figure pas encore dans la liste des fonctions. Ajoutez une fonction par défaut à la liste. Vous aurez également besoin de deux d'entre eux. Au lieu de double-cliquer, sélectionnez la fonction et entrez le nombre souhaité dans la colonne Quantité. Appuyez sur Entrée.

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Les fonctions ne sont pas seulement pour l'équipe mais aussi pour le transport. Vous savez qu'il vous faudra 30m3 de volume de transport mais vous ne savez pas encore si vous envisagerez le Renault Master ou le Peugeot Boxer. Cela peut être décidé plus tard.

18 - Ajoutez une fonction de transport en suivant le processus que nous venons d'apprendre.

Le problème avec cette méthode est que vous vous retrouverez avec une grande liste de fonctions et que vous pourriez rapidement vous perdre. Pour les diviser, nous les organiserons en différents groupes de fonctions. En outre, vous devez entrer des périodes pour commencer la planification et le groupe de fonctions rendra cette tâche plus facile.

Avez-vous vu que lorsque vous avez planifié la première fonction, un nouveau groupe de fonctions a été créé?

19 - Vous allez maintenant créer un groupe de fonctions que vous n'utiliserez que pour la préparation de l'événement. Double-cliquez sur le groupe existant ou sélectionnez modifier. Renommez le groupe "Prep" et assurez-vous que la période d'utilisation du groupe de fonctions correspond à la période de préparation de l'ensemble du projet. Sauvegarder.

20 - Créez un autre groupe de fonctions et nommez-le "Production". Assurez-vous que les dates correspondent à la période d'utilisation du projet. Faites de même pour la conclusion.

21 - Faites glisser vos éléments dans les différents groupes de fonctions pour les organiser.

Indication

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Indication 2
Vous devriez maintenant avoir quelque chose comme ceci:
equipment_groups.png

Vos fonctions sont désormais toutes programmées et le prix sera calculé en fonction du prix de location que vous aurez saisi pour chacune d'elles. Il est possible d'ajouter des remises ou de modifier les facteurs pour changer le prix.

Comme toujours dans l'industrie, des changements sont à prévoir, et vous vous rendez compte que vous n'aurez pas besoin d'une semaine mais seulement de 5 jours pour préparer l'événement.

22 - Revenez à l'onglet Planning de votre projet et modifiez les périodes en conséquence. Qu'est-ce que cela change pour vos groupes de fonctions? Voyez-vous que les dates du groupe d'équipements se sont adaptées?

Créer un devis - (Finance)

Comment: Créer un devis ou un contrat

Vous disposez maintenant de suffisamment d'éléments pour créer le devis. Pour créer le document, Rentman extraira les données que vous avez entrées dans le projet.

Si vous avez envie d'ajouter des éléments supplémentaires tels que des coûts supplémentaires, n'hésitez pas à le faire!

23 - Accédez à l'onglet Finance de votre projet. Avant d'envoyer le devis, vous vous rendez compte que vous travaillez avec ce client depuis déjà quelques années et que ce serait bien de lui accorder une réduction. 10% sur le matériel de location? Ou, encore mieux, sur l'ensemble du projet?

24 - Cliquez sur  +Ajouter devis pour générer votre premier devis. Choisissez un modèle et un en-tête et créez ce devis.

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L'en-tête est l'arrière-plan de votre document. C'est un bon moyen d'ajouter votre style et votre logo à vos devis ou factures. Il détermine également la taille du document et les marges. Nous avons mis en place et examiné les modèles de documents dans Document & Communication - Configuration.

Parfait! Le devis est prêt à être envoyé à votre client. Il apparaîtra également dans les fichiers de votre projet, dans la page Général.

Il est maintenant temps d'approfondir les fonctionnalités de Rentman. Vous pouvez en savoir plus sur

la planification d'équipements, la planification des équipes, la réservation des équipements, ou la facturation.

 

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