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La création de projet est au cœur de notre logiciel. Le fonctionnement même de Rentman est basé sur les projets, ce qui signifie que tous les événements ou toutes les locations que vous planifierez commenceront toujours par un projet. Jetez un œil à nos guides de mise en œuvre et découvrez plus d'articles pour vous aider !
Remarque : la gestion de projet est un sujet vaste. Nous allons donc évoquer tous les aspects liés aux projets et toutes les possibilités qui s'offrent à vous à travers les différents modules. Certaines parties des projets sont communes à tous les modules, mais d'autres sont spécifiques. Pas d'inquiétude, nous allons clarifier tout cela. Si une instruction concerne un module que vous n'avez pas, ignorez-la simplement, cela ne vous empêchera pas de progresser.
Créez un nouveau projet
Comme nous l'avons dit plus haut, Rentman est un logiciel basé sur les projets. Tous les événements que vous planifierez formeront de nouveaux projets. Alors, planifions ensemble un projet simple avec du matériel et du personnel !
Créez votre projet
La première étape de ce processus consiste à créer un projet vide. Pour le moment, nous commencerons avec la création d'un projet vierge, mais plus tard, vous pourrez utiliser des modèles de projet pour accélérer votre planification.
Rendez-vous dans le module table_chart Projets et + Ajoutez un projet. Sélectionnez "Projet vierge".
Dans l'onglet Données du projet vierge, remplissez autant d'informations que possible :
- Nom du projet
- Client
- Lieu
- N'hésitez pas à inclure également les tâches, notes ou fichiers associés au projet
N'oubliez pas de sauvegarder ! Rentman n'effectue pas de sauvegarde automatique, assurez-vous donc de sauvegarder votre progression.
Ajoutez votre planning
Toutes les informations générales de votre projet se trouvent désormais dans l'onglet Données, mais ce n'est pas encore fini. Vous devez maintenant entrer les dates et horaires dans l'onglet Planning du projet. Vous y trouverez deux types de périodes :
Il s'agit de la période sur laquelle vous facturez votre client pour le matériel loué
Elle correspond à la période entre la date de début et la date de fin de votre projet, telles que vous les avez définies. Elle permet également de voir si vos équipements sont disponibles ou non.
Consultez cet article sur la création du planning de votre projet
Voilà ! Votre projet est officiellement créé et comporte des informations générales et un planning, félicitations. C'est un bon début ! Vous pouvez à présent y ajouter du matériel pour commencer la planification !
Commencez à planifier votre matériel - (Inventaire et Entrepôt)
Après avoir créé votre projet et saisi vos dates et heures dans l'onglet Planning, vous pouvez passer à l'étape suivante : l'ajout de matériel à votre projet !
Dans l'onglet Équipements du projet, sélectionnez un équipement au niveau du menu de gauche. Double-cliquez ou sélectionnez manuellement Ajouter > pour ajouter cet équipement à votre projet. Une fois que celui-ci passe du menu de gauche à droite, il fait partie de votre projet ! N'hésitez pas à modifier la colonne de quantité avant l'ajout pour accélérer vos processus de planification.
Consultez cet article approfondi sur la planification de votre équipement dans un projet.
Vous souhaitez planifier un groupe d'équipements en une seule fois ? Consultez notre article sur la création de combinaisons d'équipements.
Une fois l'équipement planifié sur le projet, le facteur le plus important qui déterminera le coût de la location est le groupe d'équipements. En double-cliquant sur le groupe d'équipements, vous pouvez voir la période d'utilisation et la période de planification appliquées à tous les équipements de ce groupe.
Ces deux périodes ont été définies initialement dans l'onglet Planning du projet, donc si elles sont incorrectes, vous pouvez les modifier manuellement pour appliquer les bonnes périodes.
Remarque : dans l'onglet Planning du projet, vous définissez les périodes d'utilisation et de planification par défaut en modifiant la colonne "Utilisée par défaut". En activant cette option, tous les groupes d'équipements utiliseront par défaut les périodes définies dans la colonne.
Répétez le processus d'ajout d'équipements à votre projet jusqu'à ce qu'il soit complet. Nous pouvons maintenant passer à la planification de votre équipe et des fonctions de transport !
Commencez à planifier votre équipe et vos transports - (Planificateur d'équipe)
À ce stade, le projet a été entièrement planifié en termes d'équipements, mais nous avons besoin d'une équipe pour utiliser et installer le matériel une fois que l'événement commence. Comment pouvons-nous planifier cela dans Rentman ?
Dans l'onglet Équipe et transport, nous allons planifier les fonctions, c'est-à-dire les missions de travail de votre équipe. Nous effectuons cette étape en premier, car vous connaissez certainement les fonctions de travail nécessaires pour mener à bien ce projet, alors que vous ne connaissez sûrement pas encore les disponibilités des membres de l'équipe.
Tout comme le module Équipements, les groupes de fonctions, qui rassemblent les fonctions individuelles, déterminent la durée qui, à son tour, affecte la tarification et les coûts.
Plutôt que de créer manuellement les groupes de fonctions pour qu'ils correspondent aux périodes créées dans l'onglet Planning, vous pouvez simplement cliquer sur le bouton Créer des groupes de fonctions (dans l'onglet Planning). Cela transférera les jours sélectionnés vers l'onglet Équipe et transport et vous pourrez facilement planifier une fonction pour ces jours. Cela fera gagner à l'utilisateur ou utilisatrice un temps considérable !
Une fois que les groupes de fonctions sont planifiés, tout comme dans le module Équipements, nous pouvons commencer à planifier les fonctions individuelles dans leurs groupes de fonctions respectifs.
Si votre menu de fonctions par défaut à gauche est vide ou ne contient pas les fonctions dont vous avez besoin, vous devez les créer. Créez-en autant que vous le souhaitez et ajoutez autant de détails que vous le souhaitez. Elles resteront enregistrées une fois créées pour pouvoir être réutilisées. Consultez cet article sur la création de fonctions par défaut ici.
Les fonctions ne concernent pas que le personnel, mais aussi le transport. Le fonctionnement est le même que pour les fonctions d'équipe, il vous suffit de répéter les mêmes étapes. Créez votre groupe de fonctions et ajoutez-y des fonctions de transport. Les fonctions de transport et les fonctions d'équipe peuvent être dans le même groupe de fonctions.
Voilà, vous avez planifié vos fonctions individuelles d'équipe et de transport sous leurs groupes de fonctions ! N'hésitez pas à éditer chaque fonction individuellement pour répondre aux besoins de votre projet ! Il est temps de créer un devis ou une facture pour votre client !
À vos devis - (Finance)
Vous avez maintenant suffisamment d'éléments pour créer un devis. Pour ce faire, rendez-vous dans l'onglet Finance du projet. Dans cet onglet, n'hésitez pas à ajouter des remises, modifier les taxes, consulter vos revenus et coûts.
Vous avez des coûts supplémentaires à ajouter ? Faites-le dans l'onglet Coûts supplémentaires du projet.
Il vous suffit de cliquer sur +Ajouter un devis pour générer votre premier devis. Choisissez un modèle et un en-tête.
Consultez notre article détaillé sur la création de devis ou de contrats.
Vous souhaitez personnaliser votre document avec le logo de votre entreprise ? Consultez cet article pour savoir comment faire.
Super ! Votre devis est généré, il ne vous reste plus qu'à vérifier toutes les informations et vous pourrez l'envoyer à votre client. Une copie supplémentaire du document apparaîtra également dans la section Fichiers du projet, sous l'onglet Général.