Rentman est un logiciel qui vous aide à gérer votre entreprise et vos opérations quotidiennes dans un système centralisé et collaboratif. Cela signifie que vous avez accès à de nombreuses fonctionnalités qui peuvent sembler accablantes au premier abord. Pas de panique, nous sommes là pour vous! L'académie Rentman vous guidera à travers les différentes étapes que vous devez suivre pour bien mettre en place votre compte. Ensuite, vous apprendrez à commencer à utiliser Rentman petit à petit.

Veuillez garder à l'esprit que vous ne disposez peut-être pas de tous les modules. Si ce n'est pas le cas, il vous suffira de sauter certaines sections du guide ou les instructions qui ne sont pas pour vous. Nous l'avons rendu aussi clair que possible.

Si vous êtes perdu ou bloqué à tout moment du processus, n'hésitez pas à demander de l'aide à notre équipe d'assistance depuis le coin inférieur droit de votre écran. Ils seront heureux de vous aider.

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Implémentez votre compte Rentman de A à Z

Implémentez votre liste de contacts

C'est le tout premier module de L'académie Rentman. Étant donné que les affaires se font avec des personnes extérieures à votre entreprise, il est important que tous vos contacts se trouvent au même endroit. Nous vous guiderons tout au long du processus de mise en œuvre de votre liste de contacts. Ce guide vous montrera comment:

  • Organisez votre liste pour trouver instantanément toutes les informations dont vous aurez besoin.
  • Ajoutez de nouveaux contacts dans Rentman afin de pouvoir les utiliser en tant que clients sur des projets, mais également en tant que sites de prestations ou fournisseurs.
  • Ajoutez des informations spécifiques à vos contacts pour ne jamais rien oublier à leur sujet. Les avertissements, les remises et les préférences de paiement vous aiguilleront sur tout ce que vous devez savoir sur chaque contact.
  • Gardez une trace de votre entreprise avec un tableau de bord personnalisable.

Suivez mes directives !

Une fois que vous avez implémenté vos contacts, lisez les guides suivants dans l'ordre de votre choix. Il y a des guides qui ne vous concernent pas pour le moment? Passez-les simplement ou n'hésitez pas à poursuivre votre lecture et à découvrir d'autres possibilités que Rentman a à vous offrir.

Implémentez votre base de données d'équipements

Si vous souhaitez gérer votre inventaire, vous devez d'abord ajouter tous vos équipements dans Rentman afin de pouvoir commencer à travailler avec votre base de données. Ce guide vous montrera comment :

  • Organiser la base de données pour trouver instantanément toutes les informations dont vous aurez besoin.
  • Ajouter de nouveaux équipements afin de pouvoir commencer à les planifier sur des projets et suivre leur disponibilité.
  • Combiner des éléments, comme des micros et des pieds de micro ou des tables et des chaises, que vous louez souvent ensemble afin de gagner un temps considérable lors de la planification et de la préparation d'un événement.
  • Travailler avec des articles que vous ne souhaitez pas louer mais que vous préférez vendre. En effet, tous les articles ne sont pas destinés à revenir dans votre entrepôt à la fin d'un événement. Les consommables et les articles vendus sont gérés différemment et on vous apprendrez comment.
  • Modifier votre liste d'équipements quand vous en avez besoin et quand vous le souhaitez.

Suivez mes directives !

Ajoutez vos membres d'équipe et vos véhicules à votre compte Rentman

Si vous souhaitez gérer et planifier votre équipage, vous devez d'abord vous assurer que vos membres d'équipage et vos véhicules sont tous dans le système. Ensuite, vous pourrez les programmer sur des projets et leur attribuer des fonctions spécifiques. La planification n'a jamais été aussi simple. Ce guide vous montrera comment :

  • Organiser la base de données pour trouver instantanément toutes les informations dont vous aurez besoin telles que: adresse e-mail, numéro de téléphone ou rôle d'utilisateur.
  • Inviter les membres de votre équipe à Rentman afin que vous puissiez commencer à les programmer pour les événements à venir.
  • Ajouter tous vos véhicules afin de pouvoir décider lesquels seront utilisés pour chaque événement.
  • Utiliser des étiquettes pour filtrer les membres de votre équipe par compétences afin de rendre le processus de planification encore plus facile.
  • Déterminer leurs droits d'accès et d'utilisateur dans Rentman.
  • Les aider à gérer efficacement leur temps en indiquant quand ils sont disponibles ou non et en utilisant leur propre horaire.

Suivez mes directives !

Créez ou utilisez des QR-codes pour vos équipements

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Si vous avez le module Entrepôt, vous souhaitez probablement utiliser des QR-codes pour rendre le processus de réservation plus rapide et plus précis que jamais. L'utilisation de QR-codes permettra également de suivre vos équipements, où qu'ils se trouvent. Ce guide vous montrera comment :

  • Créer un QR-code pour un article.
  • Utiliser différents QR-codes pour les articles et les numéros de série spécifiques.
  • Indiquer l'emplacement dans l'entrepôt pour optimiser le processus de réservation.

Suivez mes directives !

Mettez en œuvre votre processus financier

Si vous disposez du module Finance, cela signifie que vous allez créer des devis et facturer vos clients. Ces processus peuvent prendre des années, mais Rentman est là pour vous. Le processus de facturation est presque entièrement automatisé une fois que vous avez tout configuré. C'est ce que nous allons faire. Ce guide vous montrera comment :

  • Indiquer la devise correcte sur vos documents.
  • Ajouter vos conditions générales, indispensables pour être totalement transparent avec vos clients.
  • Créer des facteurs de plusieurs jours si vous louez parfois vos équipements pour une période plus longue.
  • Configurer votre système fiscal.
  • Vous assurer que vos clients paient toujours à temps en configurant des moments de facturation et des conditions de paiement.

Suivez mes directives!

Vient maintenant la dernière étape pour que votre compte Rentman soit entièrement exploitable. Ne le sautez pas, c'est crucial !

Déterminez l'apparence de vos documents et e-mails

Vous voulez sûrement vous assurer de l'apparence de toutes les communications provenant de votre compte Rentman. Il doit correspondre à l'image de votre entreprise. Ce guide vous montrera comment :

  • Déterminer la structure de vos e-mails.
  • Déterminer l'aspect de vos documents et ajoutez le logo de votre entreprise.

Suivez mes directives !

Félicitations, votre compte est entièrement paramétré ! Il est temps de commencer à utiliser Rentman et de vous assurer de découvrir toutes les fonctionnalités et procédure dont vous avez besoin pour votre entreprise.

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Commencez à utiliser Rentman à son plein potentiel: Rentman Level 1

Créez un projet pour un événement organisé en douceur

Rentman est un système basé sur des projets. Lorsque vous planifiez et préparez un événement, vous devrez créer un projet et tous les éléments à partir d'ici. Attention, vous n'aurez peut-être pas accès à tout, selon les modules que vous avez choisis dans votre compte Rentman. Pas de soucis, vous pouvez simplement sauter certaines sections et aller directement à celles dont vous avez besoin. Ce guide vous montrera comment :

  • Créer un projet et commencez à remplir les informations générales, telles que le client, l'emplacement de la prestation et certains détails importants avec les notes.
  • Planifier les équipements dont vous aurez besoin.
  • Planifier votre équipe et vos transports, en indiquant le type de fonctions dont vous aurez besoin pour ce projet.
  • Créer un devis avec toutes les informations du projet. Vous pourrez alors envoyer ce devis à votre client.

Suivez mes directives !

Une fois que votre premier projet est planifié et que vous vous sentez plus en confiance avec Rentman, il est temps de vous pousser pour aller un peu plus loin. Si vous n'avez pas tous les modules sur votre compte Rentman, n'hésitez pas à lire uniquement les guides sur les modules que vous avez. Ou découvrez quelles sont les autres possibilités que Rentman a à vous offrir.

Utilisez les numéros de série pour un suivi précis de vos équipements

Si vous disposez du module Inventaire, vous souhaitez certainement garder une trace de vos équipements. Vous voulez savoir comment ils sont utilisés, où ils se trouvent, pourquoi ils ne sont pas disponibles et comment faire face à des situations délicates lorsque vous réalisez que vous êtes confronté à une pénurie. Ce guide vous montrera comment :

  • Configurer et utiliser des numéros de série pour avoir une idée précise de la manière et de l'endroit où ces équipements de valeur sont utilisés.
  • Suivre la disponibilité de toutes sortes d'articles pour ne jamais être surpris juste avant un événement.
  • Résoudre vos pénuries avant un événement pour vous assurer que tout ce dont vous avez besoin sera prêt pour le jour J.
  • Travailler avec des articles de vente car tous les articles ne sont pas de location. Vous voudrez peut-être ou devrez vendre vos articles et Rentman est également là pour gérer ces situations.
  • Documenter facilement en utilisant les documents et les modèles de documents dans Rentman.

Suivez mes directives !

Planifiez vos équipes et vos véhicules sur vos projets

Si vous avez le module de planification d'équipe, vous souhaitez sûrement gérer le planning des membres de votre équipe, les inviter ou les planifier sur différentes fonctions et / ou différents projets. S'assurer qu'aucune planification ne se chevauche avec une autre ou savoir qui est disponible et quand, peut rapidement être un casse-tête. Nous en sommes pleinement conscients et Rentman vous permet de vous attaquer à la planification des équipes de manière simple et efficace. Ce guide vous montrera comment :

  • Garder une trace de la disponibilité de vos membres d'équipe. Sachez, avant même de leur demander s'ils sont disponibles pour un événement ou non.
  • Inviter vos membres d'équipe pour les fonctions dont vous avez besoin.
  • Planifier votre équipe sur plusieurs projets à la fois pour optimiser votre temps et le leur.
  • Planifier également vos véhicules.

Suivez mes directives !

Réservez du matériel en utilisant le module Entrepôt

Si vous avez le module Entrepôt, vous pouvez réserver vos équipements dans et hors de l'entrepôt pour vous assurer de garder une trace de leur état. Le module Entrepôt vous donnera un aperçu rapide de tout ce que vous devez savoir! Ce guide vous montrera comment :

  • Réserver vos équipements dans et hors de l'entrepôt lorsqu'ils sont utilisés lors d'événements.
  • Utiliser différents QR-codes pour des articles et des numéros de série spécifiques lors de la réservation de vos équipements.
  • Comprendre les différents statuts pour savoir où en sont les projets sans avoir à creuser dans le projet.
  • Créer des bons de livraison pour tout documenter.

Suivez mes directives !

Facturez vos clients

Si vous disposez du module Finance, cela signifie que vous allez créer des devis et facturer vos clients. Cependant, la facturation est plus complexe que la simple création d'une facture. Nous vous soutenons également avec ces étapes. Ce guide vous montrera comment :

  • Comprendre tous les paramètres financiers de vos projets pour en tirer le meilleur parti.
  • Ajouter des conditions à vos devis pour que vos clients sachent ce qu'ils vont accepter.
  • Créer une facture, montrant les données du projet.
  • Envoyer des rappels lorsque le client n'a pas payé la facture à temps.
  • Créer des factures partielles. 

Suivez mes directives !

Vient maintenant la dernière étape pour terminer le niveau 1. Après cela, vous connaîtrez tous les flux les plus importants de Rentman. Ne le sautez pas, c'est crucial !

Création automatisée de documents avec des modèles de documents

Les modèles de documents sont des modèles vous permettant de créer facilement des documents, tout type de documents (devis, facture, bon de livraison, etc.). De cette façon, une fois que vous aurez créé le modèle, il vous suffira de cliquer sur «Générer» et un nouveau document sera créé avec toutes les informations dont vous avez besoin. Ce guide vous montrera comment :

  • Maîtriser la structure des modèles de documents.
  • Découvrir quelles sont les différentes possibilités qui s'offrent à vous.
  • Personnaliser le contenu de vos modèles.
  • Adapter le style et les couleurs à votre image de marque.
  • Ajouter un bouton de signature numérique.
  • Créer un modèle d'e-mail pour envoyer les documents encore plus rapidement de manière très professionnelle.

Suivez mes directives !

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Félicitations, si vous êtes à ce stade, vous avez terminé le niveau 1 de la l'académie Rentman! Vous pouvez désormais utiliser Rentman au quotidien, en vous assurant de prendre les bonnes décisions. Votre manière de travailler sera plus rapide et plus automatisé que jamais.

Restez à l'écoute pour le niveau 2 à venir.

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