Rentman Academy - Implémenter la liste des contacts

Temps de lecture: 30mins

1 - Videz votre base de données d'essai

Comment: Vider votre base de données d'essai

Félicitations, vous êtes maintenant prêt à commencer à mettre en place votre compte Rentman. Il sera rempli d'informations utiles en un rien de temps. Mais par où commencer? Nous comprenons que cela peut sembler long et fastidieux et c'est pourquoi nous allons vous guider à travers les différentes étapes. 

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Qui sont mes contacts?

Commençons par vos contacts. Pour gérer correctement votre entreprise, vous devez communiquer avec vos clients, vos prospects potentiels, les lieux des événements ou vos fournisseurs. Ces personnes sont externes à votre entreprise et essentielles. Chez Rentman, ce sont ceux que nous appelons des contacts. Pensez au module de contact_phone Contacts de Rentman comme votre carnet d'adresses.

2 - Allez dans le module contact_phone Contacts

Si vous êtes perdu ou bloqué à un moment donné du processus, n'hésitez pas à demander de l'aide à notre équipe d'assistance dans le coin inférieur droit de votre écran. Ils se feront un plaisir de vous rencontrer et de vous assister.

  • Construire votre carnet d'adresses

Il existe différents types de personnes extérieures à votre entreprise avec lesquelles vous êtes en contact. Vous ne voulez donc pas que ces contacts soient tous confondus. Par conséquent, vous devez d'abord créer une structure de dossiers organisée. Faites-le avant de créer vos premiers contacts, afin qu'ils puissent être bien organisés immédiatement.

  • Organiser votre carnet de contacts

Comment: Créez et modifiez votre structure de dossiers

3 - Créez une folder Structure de dossier montrant les différentes catégories de contacts que vous pouvez avoir. 

Conseils
Voici un exemple de structure que vous pourriez créer:

1.png
  • Créer de nouveaux contacts

Maintenant que l'organisation est configurée, nous pouvons commencer à créer les premiers contacts dans Rentman. Deux choix s'offrent à vous. Vous pouvez créer manuellement de nouveaux contacts ou les importer dans Rentman à partir d'une feuille Excel. Choisissez l'une des options suivantes:

Créer manuellement des contacts dans Rentman

Comment : Ajouter des contacts

Vous souhaitez commencer à remplir votre base de données de contacts avec seulement quelques contacts ou vous ne savez pas encore comment procéder. Et c’est normal, nous ne faisons que commencer. Vous pouvez donc commencer par ajouter vos contacts manuellement, juste pour avoir une emprise et une meilleure compréhension du processus.

4 - Sélectionnez le premier dossier que vous souhaitez remplir avec un nouveau contact en cliquant sur le menu déroulant «dossiers». Cliquez sur + Ajouter contact.

5 - Remplissez toutes les informations nécessaires

5b - (facultatif) Vous êtes toujours en contact avec la même personne lorsque vous traitez avec cette entreprise. Accédez à l'onglet Contacts et ajoutez-les en tant que nouveau contact.
Créez au moins 10 contacts pour continuer.

Conseil
Une personne de contact est votre principal point de contact au sein de l'entreprise que vous utilisez comme contact. Comme vous pouvez être en contact avec différentes personnes en fonction du projet, il est tout à fait possible de saisir plusieurs personnes de contact par contact. Une fois leurs détails enregistrés, vous aurez un accès rapide à toutes les informations dont vous avez besoin une fois le temps de travailler avec eux.

Importer des contacts avec une feuille .xlsx

Comment : Importez vos contacts

Vous avez pas mal de contacts à entrer dans Rentman et souhaitez aller vite. Vous préférez commencer à travailler tout de suite au lieu de passer trop de temps à tout configurer. C'est parfait, Rentman est fait pour vous faire gagner du temps!

6 - Accédez à votre fichier Excel, assurez-vous que:

  • Tous vos contacts sont en lignes et les différentes informations sur ces contacts sont réparties en différentes colonnes.
  • Vous avez une colonne appelée «Dossier» ou «Structure de dossier» avec le dossier dans lequel l'élément doit se trouver.
  • Aucun contact n'a le même numéro de base de données.
  • Vous avez moins de 68 colonnes.
  • Le document ne contient pas plusieurs feuilles ni aucune formule.
  • Si vous importez également des personne de contacts associés à un contact, vous devrez dupliquer la ligne appartenant à ce contact pour chaque personne de contact.
Conseil
Par exemple, si vous avez 2 personnes de contact associés à un contact, vous devez dupliquer la ligne de contact 2 fois. Les données de ces lignes seront identiques en dehors des informations spécifiques aux personnes de contact.
  • Vous avez au moins 10 contacts dans cette feuille

7 - Cliquez sur le bouton Plus d'options more_vert à coté de + Ajouter contact et téléchargez ou faites glisser votre feuille d'importation .xlsx. Remplissez le tout et importez vos contacts en suivant les instructions à l'écran.

Conseil
Voici un modèle de feuille d’importation que nous avons préparé pour vous faciliter la vie. N'hésitez pas à en profiter.

Comment filtrer ma liste de contacts?

Vous avez maintenant un joli carnet d'adresses. Cependant, cette liste peut être un peu impressionnante quand vous la regardez. Vous avez beaucoup d'informations et vous pourriez vous perdre, non?

  • Étiqueter vos contacts

8 - Sélectionnez au moins un contact et ajoutez une label Étiquette

Conseil
Une étiquette peut être leur emplacement, par exemple, afin que vous puissiez regrouper tous les contacts de la même zone géographique. Cela peut également être l’expertise de votre fournisseur. Ainsi, lorsque vous avez besoin, par exemple, d’équipements audio, seuls les fournisseurs spécialisés dans les équipements audio se présentent. Un contact peut avoir plusieurs étiquettes.

Comment: Utiliser les étiquettes

9 - Cliquez sur l'étiquette (ou l'une des étiquettes) que vous venez de créer dans la liste déroulante des étiquettes. Il doit être situé dans le coin supérieur droit de votre fenêtre.

Comment être sûr de ne jamais rien oublier à propos de mes clients?

Il arrive assez souvent que vous travailliez avec des clients avec lesquels vous avez déjà travaillé. C’est ainsi que vous construisez une relation avec eux. Parfois, l'expérience est positive et vous leur promettez une réduction chaque fois qu'ils utilisent vos services. D'autres fois, cela peut être négatif, ils ne paient pas à temps et vous vous promettez que cela ne se reproduira plus jamais.

  • Ajouter des préférences et des remarques

10 - Accédez aux informations de l'un de vos contacts dont vous souhaitez vous souvenir de quelque chose. Accédez à Données > Remarques et ajoutez une note ou un avertissement. Cela apparaîtra dans un projet si vous ajoutez ce contact en tant que client.

11 - Restez sur la même fiche contact ou utilisez-en un autre et accédez à l'onglet Paiement. Vous pouvez indiquer une remise qui sera ajoutée à un projet si vous ajoutez le contact en tant que client.

Comment: Accorder des réductions à un contact

Comment suivre mon activité?

Nous nous concentrons principalement sur les contacts en ce moment car que serait une entreprise sans clients ou fournisseurs? Mais il y a biensûr d'autres aspects que le tableau de bord vous permettra de vérifier en un clin d'œil.

  • Configurer votre dashboard Tableau de bord

Bientôt disponible

Bien joué, vous êtes bientôt prêt! Vous pouvez maintenant commencer à mettre en œuvre une autre partie de votre compte comme votre inventaire, votre planificateur d'équipe, votre entrepôt ou vos informations financières.

Si vous avez d'autres questions ou des commentaires, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance.

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