Rentman Academy - Mettre en place la base de données d'équipements

Temps de lecture: 30mins

Si vous souhaitez que Rentman vous aide à gérer et à garder une trace de votre inventaire, vous êtes au bon endroit. Avant de vous en montrer plus sur toutes les possibilités que Rentman a à offrir, nous devons paramétrer vos équipements sur votre compte Rentman. Cela fera partie de votre base de données et tout votre inventaire apparaîtra dans le category Module équipements.

Si vous êtes perdu ou bloqué à tout moment du processus, n'hésitez pas à demander de l'aide à notre équipe d'assistance dans le coin inférieur droit de votre écran. Ils seront heureux de vous aider.

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Comment remplir ma base de données d'équipements dans Rentman?

Pour commencer à planifier vos équipements sur des projets et à suivre leurs disponibilités, vous avez besoin de toutes vos données dans votre compte Rentman. Mais d'abord, comme nous l'avons fait pour les contacts, vous devez vous assurer que tout est bien organisé.

Organiser son inventaire

Comment : Créer et modifier sa structure de dossiers

1 - Créez une folder structure de dossiers montrant les différentes catégories d'articles dont vous disposez.

Indication
Voici un exemple de structure que vous pouvez créer:

1.png

Créer son inventaire

Maintenant que l'organisation est entièrement configurée, vous avez deux options. Choisissez l'une des options suivantes:

Ajoutez manuellement vos équipements

Comment: Ajouter des équipements

Vous souhaitez commencer à remplir votre base de données d'équipements mais vous ne savez pas encore comment procéder. Et c’est normal, nous ne sommes qu’au début. Cela signifie que vous commencerez par ajouter vos éléments manuellement, juste pour avoir une première compréhension du processus.

2 - Sélectionnez le premier dossier que vous souhaitez remplir avec le nouvel équipement en cliquant sur le menu déroulant des dossiers. Ensuite, cliquez sur add_circle   Ajouter équipement

3 - Remplissez toutes les informations nécessaires

Créez au moins 10 éléments pour continuer.

Facultatif: par exemple, vous disposez de cinq projecteurs mobiles, disons un Martin MAC 250 Entour par exemple. Le problème est qu’ils peuvent être assez chers et que vous voulez vous assurer que vous suivez chaque mouvement de vos cinq Martin MAC 250 Entour individuellement. Pour ce faire, vous utiliserez des numéros de série.
3b - Accédez à l'onglet Numéros de série ou à l'un de vos articles et ajoutez un ou plusieurs numéros de série avec toutes les informations pertinentes.

Créez au moins 10 équipements pour continuer.

Importez vos équipements

Comment: Importer ses équipements

Vous avez un gros inventaire à entrer dans Rentman et vous souhaitez surement aller le plus vite possible. Vous préférez commencer à travailler tout de suite au lieu de passer trop de temps à tout configurer. Parfait, Rentman est fait pour vous aider à gagner du temps!

2 - Accédez à votre fichier Excel et préparez-le autant que vous le pouvez. Assurez-vous que:

  • Tous vos articles et les différentes informations sont divisées en différentes colonnes et lignes.
  • Vous avez une colonne appelée «Dossier» ou «Structure de dossier» avec le dossier dans lequel l'élément doit se trouver.
  • Aucun élément n'a le même numéro de référence de base de données
  • Vous avez moins de 68 colonnes
  • Le document ne contient pas plusieurs feuilles ni aucune formule
  • Si vous importez également des numéros de série, vous devrez dupliquer la ligne appartenant à l'article pour chaque numéro de série. Par exemple, si vous avez 2 Martin MAC 250 Entour, chacun avec un numéro de série différent. Vous devez dupliquer la ligne 2 fois. Les données de ces lignes seront identiques à l'exception des informations spécifiques aux numéros de série.
  • Vous avez au moins 10 équipements dans cette fiche
Indication
Voici un modèle d'un fichier d'importation que nous avons préparé pour vous faciliter la tâche. N'hésitez pas à en profiter.

3 - Cliquez sur les 3 points à côté de add_circle   Ajouter un équipement et téléchargez ou faites glisser votre feuille d'importation .xlsx. Remplissez le tout et importez votre inventaire en suivant les instructions à l'écran. 

Comment filtrer ma liste d'articles?

Vous avez maintenant une base de données assez remplie. Cependant, cette liste vous montre beaucoup d'informations et vous pourriez vous perdre.

Étiqueter vos équipements

Comment : Utiliser des étiquettes

4 - Sélectionnez au moins un élément et ajoutez une étiquette.
Indication: Il peut s'agir, par exemple, de certaines propriétés spécifiques telles que «résistant à la pluie» ou «à l'intérieur uniquement». Il peut même s'agir de la couleur de l'élément ou du type d'événements sur lesquels il peut être programmé, tels que «mariages», «concerts», etc.

5 - Cliquez sur label étiquettes (ou l'une d'elles) que vous venez de créer à partir de la liste déroulante des étiquettes, situées dans le coin supérieur droit de votre fenêtre. Et voyez ce qui se produit.

Comment louer plusieurs articles ensemble?

Regrouper vos articles

Comment: Créer des ensembles d'équipement: kits, cases et accessoires

Il y a quelques articles que vous louez toujours, ou la plupart du temps, ensemble. Ce serait une perte de temps de rechercher chaque élément de votre liste d'équipements et de les planifier un par un à chaque fois. Pour cette raison, Rentman vous permet de regrouper des articles.

6 - Créez un kit ou une case. Il doit s'agir d'un tout nouvel élément que vous créez. Ensuite, changez le type en kit ou en case et remplissez toutes les informations pertinentes.

Indication
Un kit est flexible, un case ne l'est pas. Si vos articles peuvent parfois être programmés séparément, choisissez un kit. Cela peut être le cas avec un set de DJ. Vous auriez besoin de DJ mixers, de lumières, de haut-parleurs, de câbles et d'un microphone, mais ces éléments peuvent également être utilisés séparément. Si vos articles doivent toujours être programmés ensemble, choisissez un case comme pour un rack d'amplificateur ou un rack qui a plusieurs récepteurs sans fil. C'est un case physique et les articles sortent toujours ensemble.

7 - Accédez à l'onglet Contenu de cet élément que vous venez de créer. Maintenant, ajoutez tous les éléments qui feront partie de cette case ou de ce kit. Vous devez rechercher les éléments dans la liste de gauche.

C'est pourquoi vous devez d'abord créer votre base de données. Une fois que tous les éléments y sont, vous pouvez les assembler comme vous le souhaitez afin que ce soit plus efficace et plus pratique à l'avenir.

8 - Maintenant, allez dans l'onglet Accessoires du même article ou vers tout autre article de votre base de données, quel que soit leur type. Ajoutez les accessoires de la même manière que vous avez ajouté le contenu à votre kit/case.

Indication
Les accessoires sont différents du contenu d'un kit ou d'un case. Les accessoires sont de petits objets que vous ne devez pas oublier. Les câbles ou les vis sont de bons exemples. La plupart du temps, vous ne les facturez pas.

Comment vendre un article?

Certains articles sont destinés à être loués et programmés sur des projets. Les autres articles sont destinés à être vendus ou consommés. Les articles de vente sont un peu différents car le stock varie en fonction des ventes que vous effectuez. Les bandes Gaffa, en tant que consommables, en sont un excellent exemple.

Traiter les articles de vente

Comment: Travailler avec des articles de vente

9 - Accédez à un élément existant ou créez-en un nouveau comme vous l'avez déjà fait au point 2 -. Changez le type en Ventes. Vous devriez déjà voir quelques différences.

10 - Accédez à l'onglet Stock de votre article de vente et ajoutez une nouvelle livraison.

Comment modifier l'inventaire?

Tout votre inventaire est maintenant dans Rentman et il a fière allure jusqu'à présent! Si quelque chose change, vous pouvez toujours revenir et modifier.

Modification rapide et efficace

11 - Sélectionnez tous les équipements dont vous aurez besoin par la suite pour créer vos premiers projets. Vous ne savez pas encore comment faire? Pas de problème, il vous suffit de sélectionner tout les équipements dont vous avez besoin pour vos projets en général. Ensuite, cliquez sur edit Éditer. Cela vous permet de modifier en bloc vos articles. Sélectionnez «Afficher dans le planificateur».

Bien joué, vous êtes quasiment un expert! Votre inventaire est superbe et fonctionnel. Vous pouvez maintenant commencer à implémenter une autre partie de votre logiciel telle que votre planificateur d'équipes, votre entrepôt ou vos informations financières si ce n'est toujours pas fait.

Sinon, vous pouvez commencer à mettre en œuvre vos documents et communication avant d'accéder au niveau 1!

Si vous avez d'autres questions ou des commentaires, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance.

 

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