Rentman Academy - Déterminer l'apparence des documents et des e-mails

Temps de lecture: 15 à 30mins

Bienvenue à nouveau pour cette dernière étape de votre processus de configuration! Votre compte est maintenant rempli avec toutes les données dont vous aurez besoin pour travailler efficacement au quotidien. La touche finale sera de vous assurer que vos paramètres de signature et de communication sont prêts.

Si vous êtes bloqué à un moment donné du processus, n'hésitez pas à demander de l'aide à notre équipe d'assistance via le coin inférieur droit de votre écran. Ils seront heureux de vous aider.

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À quoi les e-mails peuvent-ils ressembler?

Paramètres des e-mails

Comment: Créer une signature électronique

Une fois que vous commencerez à créer des projets avec Rentman, vous devrez communiquer avec vos clients par e-mail. Cela peut être lorsque vous leur envoyez un devis par exemple. Vous devez donc configurer les paramètres de messagerie.

1 - Allez dans settings Configuration > Communication client > Communication. Assez simple, non? Créez une signature par défaut qui apparaîtra à la fin de tous les e-mails que vous enverrez à vos clients via Rentman.
1b optionnel - Ajoutez votre propre adresse e-mail en Cci pour vous assurer de recevoir une copie de tous les e-mails dans votre boîte e-mail personnelle ou professionnelle.

2 - Allez dans settings Configuration > Communication client > Formule d'appel et assurez-vous que toutes les manières dont vous pourriez vous adresser à un client y sont inscrites. Sinon, ajoutez-les.

À quoi les documents peuvent-ils ressembler?

Rentman utilise différents éléments pour créer des documents clairs et d'aspect professionnel grâce auxquels vous pourrez communiquer toutes les informations que vous souhaitez. Ces différents éléments doivent être configurés au préalable pour vous assurer qu'à l'avenir, il vous suffira de cliquer sur un bouton pour que vos documents soient remplis de données et préparés pour l'envoi.

La numérotation de vos documents

Comment: Numéros de série

Il est essentiel pour votre entreprise de garder une trace des documents, en particulier ceux que vous créez pour vos clients. L'administration et la comptabilité seront tellement plus faciles avec un système fluide. C'est la raison pour laquelle chaque document que vous créez dans Rentman aura un numéro. Ces numéros peuvent être définis par vous afin qu'ils suivent la logique de votre série et la façon dont vous gardez une trace de vos documents.

3 - Allez dans settings Configuration > Paramètres > Numéros de série. Configurez la série de numéros en suivant le modèle de votre choix.

Indication
Si pour les devis, vous entrez le numéro 2020-001, le prochain devis généré portera le numéro 2020-002.

Le squelette des documents

Les modèles de document indiquent à Rentman quelles données doivent être extraites pour un document donné. Cela peut vous sembler complexe pour le moment, mais nous y travaillerons plus tard dans Documents & Communication - Niveau 1. Pour l'instant, je veux juste vous montrer où se trouvent ces modèles.

4 - Allez dans settings Configuration > Communication client > Modèles de document. Jetez un œil à la liste des modèles. Cela vous donnera une idée de la variété de documents que vous pouvez créer à partir de Rentman. Cliquez sur "Bibliothèque des modèles" pour voir tous les modèles que nous avons déjà dans le système, dans toutes les langues possibles.

L'en-tête

Comment: En-tête: ajouter le logo et les informations de l'entreprise aux documents

Le modèle est le squelette du document, mais le l'en-tête (ou papier à lettre) aura la taille et l'arrière-plan de vos documents.

3 - Allez dans settings Configuration > Communication client > En-tête. Téléchargez votre propre design.

Indication
Votre conception doit être réalisée en dehors de Rentman et téléchargée au format PDF. Si le PDF est trop lourd, n'hésitez pas à le compresser et cela fonctionnera à merveille.

4 - Configurer les marges.

Indication
C'est l'espace qui sera vide autour du document. Par exemple, si votre logo mesure 2 cm de large dans le coin supérieur gauche de votre en-tête, vous pouvez définir la marge supérieure à 2,5 cm pour vous assurer qu'aucun texte ne le chevauche.

Félicitations pour être arrivé si loin! Cela signifie que votre compte est maintenant configuré et que vous pouvez commencer à travailler avec Rentman. Gestion de projet - Niveau 1 vous attend maintenant. Allez-vous relever le défi?

 

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