Rentman Academy - Utiliser les numéros de série pour un suivi précis des équipements

Temps de lecture: 30 à 45mins

Bonjour ! À ce stade, vous savez normalement déjà planifier vos équipements sur un projet. Ce que vous êtes sur le point de découvrir va certainement changer la donne !

Si vous vous perdez ou êtes bloqué à un moment donné du processus, n'hésitez pas à demander de l'aide à notre équipe d'assistance via le coin inférieur droit de votre écran. Ils seront heureux de vous aider.

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Un pas de plus dans la configuration des équipements

Vous avez normalement déjà configuré votre base de données grace au guide d'implémentation. Maintenant, il est temps de creuser un peu plus...

Numéro de série

Comment: Numéros de série

Lorsque vous disposez de pièces d'équipement de valeur, il est peut-être préférable de savoir exactement où elles se trouvent et comment elles ont été utilisées. C'est pourquoi Rentman vous permet d'utiliser des numéros de série si vous le souhaitez. De cette façon, vous n'avez pas seulement une vague idée du nombre de microphones dont vous disposez, mais vous savez exactement lequel est encore dans l'entrepôt et lequel est utilisé sur un projet en ce moment.

Les numéros de série ne peuvent être utilisés que sur des articles spécifiques. Par exemple, vous ne souhaitez probablement pas suivre chaque câble que vous possédez.

Si cela n’a pas encore été fait, nous ajouterons quelques numéros de série à votre base de données d’équipements. Vous pouvez ne pas encore les utiliser au sein de votre entreprise, mais ils peuvent être utiles pour la croissance.

1 - Allez dans le module category Équipements et edit éditer un article de location. Allez dans l'onglet Numéro de série et + Ajouter au moins deux numéros de série .

Les numéros de série sont extrêmement utiles avec les objets de valeur. Ils vous permettent de garder un œil attentif sur leur historique d'utilisation, leur emplacement et leur statut.

Alternatives

Comment: Utiliser des alternatives

Tôt ou tard, vous devrez planifier un article sur un projet et vous rendre compte que vous ne l'avez pas en stock. Il existe deux manières de gérer une telle situation. Vous pouvez soit sous-louer cet élément (nous en reparlerons plus tard), soit planifier une alternative.

2 - Allez dans le module category Équipements et edit éditer un équipement de location. Allez dans l'onglet Alternatives et ajoutez un ou plusieurs éléments qui pourraient être utilisés en remplacement.

Un pas de plus dans la planification des équipements

Planification des numéros de série

Revenons maintenant au projet que vous avez créé dans Gestion de projet - Nv1. Vous avez vu précédemment qu’il est possible de planifier vos équipements sur un projet. Soyons maintenant plus précis. Si un équipement possède des numéros de série, il est possible d’attribuer un numéro de série au projet. De cette façon, votre équipe saura qu'il doit utiliser ce numéro de série spécifique et non un autre. Il est extrêmement important de garder une trace des numéros de série mais aussi de s'assurer qu'ils tournent bien. Enfin, si vous venez d'acquérir un nouveau numéro de série, vous souhaitez peut-être l'utiliser avant les autres éléments qui ont été utilisés et usés.

3 - Planifiez un article avec un numéros de série sur le projet. Clique sur le bouton Plus d'options more_vert et "Attribuer un numéro de série". Sélectionnez-en un dans la liste. Vérifiez-le, vous pouvez même voir s'il est déjà affecté à un autre projet ou non.

Indication
Utilisez la méthode que nous avons apprise dans Gestion de projet - Nv1
Indication 2

assign_serial_numbers.png

Gérer les disponibilités des équipements

Comment: Disponibilité des équipements

4 - Planifiez l'équipement qui a une alternative. Augmentez la quantité de cet article et d'un autre au point que vous savez que vous n'en aurez pas assez en stock.

Maintenant, Rentman devrait vous montrer une grande ligne rouge, indiquant très clairement que vous n'avez pas assez de cet article. Comme nous l'avons mentionné précédemment, il existe des moyens de remédier à cette situation. Mais d'abord, essayons de comprendre pourquoi ces articles ne sont plus disponibles.

5 - Sélectionnez les articles en rouge, ceux qui manquent, et watch_later Ouvrez la chronologie. Cliquez sur le nom de l'élément pour déplier la liste déroulante.

Vous verrez qu'il y a une pénurie car il y a plus d'articles planifiés que d'articles disponibles dans le stock de votre entrepôt. La chronologie vous montre également sur quel autre projet ces équipements sont planifiés. Cette chronologie est également disponible à partir du module Équipements.

Maintenant que c'est clair, vous savez que vous avez une alternative pour l'un de ces éléments.

6 - Passez votre souris dessus et cliquez sur "Détails". Le widget s'ouvrira avec pas mal d'informations, y compris l'équipement alternatif. Ajoutez-le (+) et supprimez celui qui manque.

Pour l'autre article en rupture de stock, vous savez que vous n'avez pas d'alternative et que vous n'avez pas d'autre choix que de le sous-louer.

7 - Sélectionnez l'équipement qui manque. Clique sur le le bouton Plus d'options more_vert et puis "Pénuries de sous-location". Vous n'avez probablement aucune demande de sous-location en cours pour le moment, vous devez donc en créer une nouvelle.

8 - Vérifiez que votre article est dans la liste. Si cela vous convient, sélectionnez l'un de vos contacts en tant que fournisseur.

9 - Saisissez des dates pour vous assurer que l'équipement que vous sous-louez sera disponible pendant toute la durée du projet.

10 - Sauvegardez et retournez à votre projet. La pénurie doit avoir disparu.

Une demande de sous-location peut durer plus longtemps qu'un projet pour couvrir plusieurs projets par exemple. Si vous rouvrez la chronologie, vous devriez voir qu'il y a maintenant une ligne bleue. Cela montre l'article que vous sous-louez pour couvrir la pénurie.

Équipements réservés

Pour être sûr à 100% que les articles seront disponibles pour votre projet le jour J, ils doivent être réservés. Cela évite de les réserver malencontreusement sur d'autres projets moins importants. La réservation est automatique une fois le projet confirmé. Ce projet n'est pas confirmé, c'est une option. Cependant, il s'agit d'un projet important et vous êtes sûr qu'il ne sera pas annulé. Par conséquent, vous devez vous assurer que ces équipements soient réservés.

11 - Cliquez sur «Réserver l'équipement» au-dessus de votre liste d'équipements prévus. Voyez-vous le changement d'état de l'équipement?

Le cas particulier des articles de vente

12 - Planifiez un article de vente sur votre projet et watch_later ouvrez la chronologie.

La différence que vous voyez est due à la nature des articles de vente. Une fois qu'ils quittent l'entrepôt, ils ne sont pas censés revenir. La chronologie reflète donc cela.

Vos équipements sont maintenant au complet et vous êtes satisfait. La date de l'événement approche et vous souhaitez communiquer le bon de livraison à votre équipe.

13 - Accédez à l'onglet Général de votre projet. Cliquez sur print "Créer Document". Dans la section mise en page, vous pourrez sélectionner le modèle de document et l'en-tête. Choisissez de générer un bon de livraison.

On dirait que vous vous préparez pour l'événement. Il est maintenant temps d'approfondir d'autres fonctionnalités de Rentman. Vous pouvez en savoir plus sur la planification de votre équipe, la réservation des équipements ou la facturation si cela n'a pas encore été fait. Si vous avez terminé le niveau 1 de tous vos modules, il est maintenant temps de jeter un œil à Documents et Communication - Niveau 1 avant de s'attaquer au niveau 2!

 

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