Rentman Academy - Création automatisée de documents avec des modèles de documents

Temps de lecture: 15 mins

Bonjour, comment les choses se passent jusqu'à présent ? Lors de la gestion de votre premier projet, vous avez dû créé votre premier devis. Sinon, je vous encourage vivement à revenir en arrière et à suivre ce guide.

Où en étions-nous... les devis ? Oui. Pour ce faire, vous avez probablement utilisé un modèle par défaut de Rentman. Nous les appelons des "modèles système". Vous souhaitez maintenant personnaliser ce modèle à l'image de votre entreprise.

Si vous êtes perdu ou bloqué à un moment donné du processus, n'hésitez pas à demander de l'aide à notre équipe d'assistance via le coin inférieur droit de votre écran. Ils seront heureux de vous aider.

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Modifier un modèle de document

Comment: Personnaliser les modèles de documents

1 - Allez dans le module settings Configuration > Communication Client et Modèles de Document. Vous devez avoir déjà vu cette liste de modèles. Trouvez celui que vous avez utilisé pour générer le devis la dernière fois. Comme vous ne pouvez pas modifier les modèles système, vous devez d'abord le file_copy Dupliquer.

2 - La première chose à faire lorsque vous dupliquez un modèle est de le renommer. Sinon, les choses pourraient devenir confuses.

Vous voyez qu'il y a déjà des données dans le modèle car Rentman utilise le devis que vous avez déjà généré comme exemple. Cependant, il n'y a pas d'en-tête, juste du texte pur. En y regardant de plus près, vous vous rendez compte que le modèle est composé de différents blocs.

3 - Prenez l'un des blocs et déplacez-le pour changer sa position sur le document.

Indication
equipment_1.png
Cliquez sur cette icône et faites glisser le bloc pour changer sa position

C'est assez intuitif. Vous voulez maintenant vous assurer que les informations et le planning du projet sont toujours sur la première page et le reste des informations sur les autres pages.

4 - Ajouter un saut de page sous le bloc Horaire.

Indication
page_break.png

Jusqu'ici tout va bien. Vous regardez de plus près les informations affichées et réalisez que dans le bloc, en plus de toutes les informations sur le projet, vous souhaitez ajouter le nom du responsable de compte du projet. Pour ce faire, vous devrez ajouter une variable qui est un morceau de code qui récupère des informations dans un champ différent du logiciel. Ne vous inquiétez pas, Rentman ajoutera le code pour vous. Il vous suffit de sélectionner les informations que vous souhaitez ajouter à votre document.

5 - Modifiez le bloc. Insérez une ligne dans le tableau et la variable "Gestionnaire de compte". Cela extraira le nom du responsable de compte du projet et l'affichera sur le document.

Indication 1
edit.png
Indication 2
Insert_row.png
Indication 3
insert_variable.png
Indication 4
account_manager.png

La variable extraira les données directement d'un projet, d'un équipement, d'un contact, etc. Ces données sont ensuite mises à jour chaque fois qu'un document est généré à l'aide de ce modèle de document. La variable «Date du devis» par exemple variera en fonction du document que vous créez.

Vous réalisez peut-être maintenant que le bouton de signature numérique (nous utilisons DocuSign) à la fin ne correspond pas aux couleurs de votre entreprise.

6 - Sélectionnez le bouton de signature numérique à la fin du modèle pour le modifier.

Vous êtes maintenant assez satisfait de ces premières modifications. Comme vous ne voulez pas perdre tout ce que vous avez fait jusqu'à présent, il est maintenant temps de sauvegarder votre travail.

Créer un modèle d'e-mail

Vous souhaitez maintenant générer un autre devis mais avec ce modèle. Vous vous souvenez surement comment vous avez fait dans Gestion de projet - Niveau 1 vous pouvez donc le refaire. Et viens le moment d'envoyer le devis à votre client par e-mail.

7 - Rédigez un message mais au lieu d'utiliser le nom du client, utilisez la variable Client> Nom. Enregistrez ce message comme modèle.

Indication
hint_7.png

8 - Annulez l'e-mail et revenez-y immédiatement après. Vous verrez le même écran mais cette fois, lorsque vous cliquez sur appliquer le modèle, le modèle que vous avez créé apparaît et peut être utilisé. Créez autant de modèles que vous le souhaitez.
N'oubliez pas que la variable s'adaptera toujours au projet.

Si vous êtes arrivé jusqu'ici, cela signifie que vous avez terminé le niveau 1 de Rentman Academy. Toutes nos félicitations! Si vous avez manqué l'un des modules du niveau 1 ou avez besoin d'un rappel, n'hésitez pas à revenir en arrière. Vous aurez besoin de ces connaissances pour survivre au niveau 2. À bientôt!

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