Rentman Academy - Ajouter les membres d'équipe et les véhicules à Rentman

Temps de lecture: 45mins

Bonjour, ravi de vous revoir. Vous avez besoin de Rentman pour vous aider à gérer vos équipes et vos transports ; c'est exactement ce que nous allons faire aujourd'hui. Mais tout d'abord, vous devez ajouter vos membres d'équipe et vos différents véhicules à votre compte Rentman avant de commencer à les planifier.

Si vous êtes perdu ou bloqué à un moment donné du processus, n'hésitez pas à demander de l'aide à notre équipe d'assistance via le coin inférieur droit de votre écran. Ils seront heureux de vous aider.

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Comment inviter les membres d'équipe dans Rentman?

Vous avez une équipe qui travaille avec vous, qu'il s'agisse d'employés ou d'intermittents. Ils devront eux aussi également utiliser Rentman. Ils auront leur propre profil et leur propre accès au logiciel mais, en tant que power user, vous décidez de ce qu'ils peuvent voir et faire.

Organiser ses équipes

Comment : Créer et modifier la structure des dossiers

1 - Créez une folder structure de dossier montrant les différentes catégories de coéquipiers que vous avez dans le group module membres d'équipe. Il en va de même pour vos véhicules dans le local_shipping module véhicules.

Indication
Voici un exemple de structure que vous pourriez créer:

1.png

Ajouter vos membres d'équipe

Maintenant que l'organisation est entièrement configurée, vous avez deux options. Choisissez l'une des options suivantes:

Inviter manuellement les membres d'équipe

Comment : Ajouter des membres d'équipe

Vous souhaitez commencer à renseigner les données de votre équipe mais vous ne savez pas encore comment procéder. Et c’est normal, nous ne sommes qu’au début. Cela signifie que vous commencerez par ajouter manuellement les membres de votre équipe et vos véhicules, juste pour avoir d'abord une maîtrise du processus.

2 - Sélectionnez le premier dossier que vous souhaitez remplir avec une nouvelle personne en cliquant sur le menu déroulant des dossiers. Ensuite, cliquez sur add_circle   Ajouter membres d'équipe

3 - Remplissez toutes les informations nécessaires

Indication
Vous devez créer un nom d'utilisateur pour vos membres d'équipe. Ce sera le nom d'utilisateur qu'ils utiliseront pour accéder à leur espace de travail. Il peut être modifié plus tard si vous le souhaitez. Le mot de passe peut également être modifié autant que vous le souhaitez jusqu'à ce qu'ils créent leur profil. Ensuite, leur propre mot de passe écrasera celui que vous avez créé pour eux.

C'est expliqué ici: Gérez votre profil Rentman et vos espaces de travail (comptes d'entreprise)

4 - Allez dans le local_shipping module véhicules et créez au moins un véhicule en utilisant exactement la même méthode.

Comment : Ajouter des véhicules

Importer les membres d'équipe

Comment : Importer les membres d'équipe

Vous avez une équipe assez nombreuse à inviter dans Rentman et vous souhaitez aller vite. Vous préférez voir tout le monde commencer à travailler sur Rentman dès que possible au lieu de passer trop de temps à tout configurer. Parfait, Rentman est conçu pour vous aider à gagner du temps!

2 - Accédez à votre fichier Excel et préparez-le autant que vous le pouvez :

  • Tous les membres de votre équipe  et les différentes informations les concernant sont divisées en différentes colonnes et lignes.
  • Vous avez une colonne appelée «Dossier» ou «Structure de dossier» avec le dossier dans lequel l'élément doit se trouver.
  • Vous avez moins de 68 colonnes
  • Le document ne contient qu'une feuilles et aucune formule.

3 - Cliquez sur les trois points more_vert à coté de add_circle   Ajouter membres d'équipe et téléchargez ou faites glisser votre feuille d'importation .xlsx. Remplissez tout et importez votre équipe dans Rentman en suivant les instructions à l'écran.
4 - Allez dans le module local_shipping Véhicules et importez les données de vos transports en utilisant exactement la même méthode.

Comment : Importer les véhicules

Organiser les membres d'équipe

Comment : Utiliser les étiquettes

Votre équipe est désormais entièrement créée dans Rentman. Cependant, même s'ils sont organisés dans des dossiers différents, vous souhaiterez peut-être les filtrer facilement ou ajouter des informations supplémentaires.

5 - Sélectionnez au moins un membre d'équipe et ajoutez une label Étiquette.

Indication
Les étiquettes sont très utiles pour indiquer les compétences de votre équipe. Par exemple, vous pouvez créer une étiquette pour les techniciens audio, pour les techniciens lumière, pour les machinistes, etc. ou même pour la langue parlée par vos membres d'équipe.

6 - Cliquez sur label Étiquette (ou l'une des étiquettes) que vous venez de créer à partir de la liste déroulante. L'icône doit être située dans le coin supérieur droit de votre fenêtre. 

Les droits et autorisations des membres d'équipe

En fonction de leur travail, de leurs tâches ou de leurs responsabilités, les membres de votre équipe ne sont pas autorisés à avoir accès à certaines informations de votre compte Rentman. Par exemple, vos intermittents n'auront pas accès aux factures, mais votre responsable du compte le fera, cela fait partie de leurs responsabilités. C'est vous qui leur accordez ces accès grâce aux rôles utilisateurs.

Comment : Configurer des rôles utilisateur

7 - Allez dans settings Configuration > Compte > Rôles d'utilisateur et vérifiez les rôles d'utilisateur qui existent déjà. Modifiez-en un, par exemple, le rôle d'utilisateur Freelancer, et jetez un œil aux autorisations qu'il accorde. Maintenant, allez vérifier un autre rôle d'utilisateur. Parvenez-vous à repérer les différences?

8 - Revenez au rôle d'utilisateur Freelancer. Si vos intermittents doivent avoir plus de droits, sélectionnez-les. S'ils doivent en avoir moins, désélectionnez ceux que vous souhaitez supprimer de leur rôle.

9 - Retournez dans le module group Membres d'équipe, sélectionnez l'un de vos intermittents et, dans la partie informations de connexion, sélectionnez le rôle d'utilisateur Freelancer.

Indication
Cela peut sembler assez peu clair, vous pouvez donc créer un membre d'équipe «test» et lui attribuer l'un des rôles d'utilisateur; freelancer, par exemple. Connectez-vous avec ce rôle d'utilisateur de test, comme si vous étiez ce membre d'équipe, et regardez leur accès. Cela vous permet de savoir avec certitude ce à quoi les membres de votre équipe peuvent et ne peuvent pas accéder.

Comment l'équipe peut-elle gérer son temps?

Maintenant que les membres de votre équipe sont tous dans Rentman, vous pouvez partager leur nom d'utilisateur et leur mot de passe avec eux, afin qu'ils puissent se connecter. Vous avez maintenant besoin d'un outil pour la gestion du temps pour vous et vos équipiers. Vous souhaitez probablement aussi savoir quand ils sont (non)-disponibles.

Tout le monde a accès à son emploi du temps

Comment : Le module Mon Agenda

10 - Allez dans le module event Mon Agenda. Comme vous n'avez pas encore commencé à planifier des projets, vous ne devriez pas voir grand-chose sur cette page. Nous reviendrons à ceci plus tard. Pour l'instant, cliquez sur Planification et saisissez le nom d'un autre membre d'équipe. Vous avez maintenant accès à leur horaire.

11 - Vous savez que ce membre d'équipe est définitivement disponible pendant un mois entier, dans 2 semaines à partir de maintenant. Cliquez sur cette date et sélectionnez Disponible. Sélectionnez une heure et enregistrez. Le jour est maintenant vert. Cela signifie que ce membre d'équipe est disponible si vous devez le programmer sur une fonction.

Indication
En savoir plus sur les disponibilités ici: Entrer et afficher la disponibilité des équipes

12 - Revenez à votre propre horaire et sélectionnez un jour pour lequel vous avez un rendez-vous. Ou peut-être des vacances. Quelle que soit la raison, vous savez que vous n'êtes pas disponible et vous voulez vous assurer que personne ne puisse vous programmer pour ce jour-là. Cliquez sur rendez-vous et remplissez les informations. Sauvegarder. Cela apparaît maintenant dans votre emploi du temps.

Bien joué, vous êtes quasiment prêt! Votre équipe a fière allure et prête à se mettre au travail. Vous pouvez maintenant commencer à implémenter une autre partie de votre logiciel telle que votre Inventaire, votre Entrepôt ou les information Financières si ce n'est pas encore fait.

Sinon, vous pouvez commencer à configurer vos documents et communication avant d'accéder au niveau 1!

Si vous avez d'autres questions ou des commentaires, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance.

 

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