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Bonjour, comment est-ce que la configuration de Rentman se passe jusqu'ici? Il est temps pour vous de créer des devis et de facturer vos clients. Mais tout d’abord, préparons le terrain et mettons tout en place.
Si vous êtes perdu ou bloqué à un moment donné du processus, n'hésitez pas à demander de l'aide à notre équipe d'assistance dans le coin inférieur droit de votre écran. Ils seront heureux de vous aider.
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La devise
La première étape consiste à vous assurer que vous êtes sur la même longueur d'onde avec votre client en ce qui concerne des prix que vous communiquez entre vous. Vous devez indiquer la devise, surtout si vous traitez avec des clients internationaux.
1 - Allez dans settings Configuration > Finance > Finance et ajoutez le signe de la devise que vous utiliserez pour la plupart, ou toutes, vos transactions.
Les termes et conditions
Comment: Configurer vos termes et conditions
Il existe deux types de conditions:
- Les termes et conditions que vous envoyez en pièce jointe avec l'ensemble de vos devis.
- Les conditions supplémentaires, texte brut que vous pouvez choisir d'ajouter à vos documents.
2 - En suivant les instructions de l'article mentionné ci-dessus, créez l'une des deux conditions.
Les coefficients sur plusieurs jours
Comment: Configurer des coefficients de prix des équipements (remise sur plusieurs jours)
Vous louez souvent votre matériel pour des périodes plus longues et souhaitez ajuster le prix en fonction de cette période afin de proposer à vos clients un prix plus attractif. C’est ainsi que fonctionnent les coefficients.
3 - Allez dans settings Configuration > Finance > Coefficients et créez une liste de coefficients que vous utiliserez probablement dans un futur projet.
La gestion des registres
Comment: Gérer les comptes du grand livre dans Rentman
Les grands livres sont utilisés dans la comptabilité pour diviser le prix de la facture en différentes catégories. C'est important au moment d'exporter vos factures. Nous vous conseillons de vérifier auprès de votre comptable pour vous assurer de créer les bons registres.
4 - Allez dans settings Configuration > Finance > Grands Livres et vérifiez les registres existants par défaut dans Rentman. Modifiez-les ou ajoutez-en des nouveaux si nécessaire.
Indication: si vous avez le module Équipements dans votre compte Rentman, vous pouvez configurer un grand livre par défaut pour chaque article si vous le souhaitez. La plupart du temps, vous avez un grand livre pour les articles de location et un pour les articles de vente.
Comme cela peut être un sujet délicat, n’hésitez pas à revenir plus tard pour celui-ci.
La configuration du système fiscal
Comment: Configurer la fiscalité (TVA et TPS)
Les impôts sont un sujet assez complexe et il est préférable de s'y attaquer dès maintenant afin que tout soit préparé pour l'avenir.
5 - Allez dans settings Configuration > Finance > Régimes de TVA / classe de TVA. Vérifiez les systèmes et assurez-vous que les tarifs que vous utilisez pour appliquer les taxes à vos clients sont là. Sinon, créez un nouveau régime fiscal et appliquez les taux appropriés.
Selon la catégorie d'un article ou d'un service, le taux de taxe sera différent. C’est ce que nous appelons les classes. Ils peuvent avoir des taux différents selon le régime auquel ils font partie. Attention, certains régimes n'ont qu'un taux fixe. S'il est appliqué à un projet, cela écrasera la classe de taxe de l'équipement par exemple.
Les classes peuvent être paramétrées par défaut pour des équipements ou des fonctions par exemple. Cela rend les choses plus rapides et plus efficaces lorsqu'il s'agit de calculer le prix d'un événement. Nous y reviendrons plus en détail plus tard.
S'assurer que les clients paient à temps
Comment: Configurer votre processus de facturation
Nous n'avons toujours pas créé de projet mais nous voulons déjà savoir quand le client paiera. Cela semble déroutant, mais c'est pourtant nécessaire.
Lorsque vous créez un projet, Rentman peut automatiquement vous dire quand vous devrez créer la facture et si elle doit être complète ou partielle. S'il s'agit d'une facture partielle, ne vous inquiétez pas, Rentman vous indiquera également quand vous devez créer le reste de la facture. Tout cela est dû aux moments de facturation. Selon la manière dont vous les configurez, il vous sera indiqué quelle partie du projet doit être facturée immédiatement après la confirmation du client, et quelle partie doit être facturée avant l'événement (ou après).
6 - Allez dans settings Configuration > Finance > Moments de facturation. Vérifiez les moments qui existent déjà ; modifiez-les, supprimez-les et créez-en de nouveaux qui correspondent à votre processus de travail. De nombreux utilisateurs demandent au client de payer un certain pourcentage à titre de paiement anticipé lorsque le devis est confirmé. Le reste sera ensuite payé après l'événement. Créez au moins un moment de facturation qui fait payer le client 30% avant l'événement et 70% à la fin de l'événement.
Vous pouvez créer différents moments de facturation et les appliquer en fonction de la situation avec le client ou le projet. Vous pouvez également vous assurer que les clients ont des moments de facturation configurés par défaut pour les projets que vous gérez pour eux.
Une fois la facture créée, vous devez leur donner une date d'expiration. C’est également quelque chose que vous pouvez configurer à l’avance et appliquer en cas de besoin.
7 - Allez dans settings Configuration > Finance > Modalités de paiement. Vérifiez les moments qui existent déjà ; modifiez-les, supprimez-les et créez-en de nouveaux qui correspondent à votre processus de travail.
Félicitations, vous l'avez fait! Plus besoin de vous soucier de la configuration de votre processus financier. Bien sûr, vous pouvez revenir plus tard et les modifier si nécessaire. Vous pouvez maintenant commencer à configurer une autre partie du logiciel telle que votre inventaire, votre entrepôt, ou votre base de données équipes si vous ne l'avez pas déjà fait.
Sinon, vous pouvez commencer à mettre en œuvre vos documents et votre communication avant d'accéder au niveau 1!
Si vous avez d'autres questions ou des commentaires, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance.