Creare un progetto e un preventivo

I progetti sono alla base di Rentman. Creando un nuovo progetto, Rentman ti permette di impegnare il tuo materiale, pianificare la tua crew e inviare un preventivo. Questa guida ti chiarirà le idee sulle fasi fondamentali della creazione di un progetto, dalla prima richiesta, alla pianificazione del lavoro, fino all’invio del preventivo.

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Step 1 - Crea un progetto

Suggerimento: Invece di creare un progetto da da zero, puoi creare ed utilizzare modelli di progetto per velocizzare il processo di impostazione di un nuovo progetto.

Setting_first_project.gif

  1. Seleziona il modulo Progetti.
  2. Fai clic sul pulsante + Aggiungi.
  3. Seleziona un progetto vuoto, o scegli un modello di progetto; poi fai clic su Seleziona.
  4. Dai un nome al tuo progetto e inserisci le informazioni su cliente e luogo.
  5. Imposta il periodo di pianificazione.
    Il periodo di pianificazione corrisponde al periodo di tempo durante il quale il tuo materiale rimarrà impegnato nel progetto e non risulterà disponibile per altri lavori.
  6. Imposta il periodo di utilizzo.
    Il periodo di utilizzo corrisponde al periodo di tempo per il quale addebiterai il tuo cliente per l’uso o il noleggio del tuo materiale.
  7. Salva facendo clic su  e scegliendo l'opzione Salva senza chiudere. In alternativa, puoi usare la scorciatoia Alt + S.

Nota: L'impostazione del periodo di pianificazione e del periodo di utilizzo è un passo importante nella creazione del tuo progetto. Questi periodi saranno presi come riferimento nella pianificazione di materiale e crew. Oltre ai periodi di pianificazione e di utilizzo, puoi definire il tuo programma interno di lavoro aggiungendo periodi personalizzati, come AllestimentoPrimo giorno dell'evento.

Step 2 - Aggiungi materiale al tuo progetto

Suggerimento: Prima di pianificare il materiale necessario per il tuo progetto, puoi decidere di importarlo nel software. Altrimenti, puoi continuare a lavorare con il materiale del database di prova, rimandando l'operazione ad un momento successivo.

Aggiungere_materiale.gif

Materiale_tab.png

  1. Apri la scheda Materiale del tuo progetto 
    Si aprirà una lista del tuo database di materiale.
  2. Aggiungi un nuovo gruppo di materiale digitandone il nome nel campo di testo “Aggiungi nuovo gruppo” e facendo clic su +. Un altro modo per inserire un gruppo è facendo clic su  e scegliendo la voce Gruppo di materiale.
  3. Seleziona Select_2.png il tuo gruppo di materiale dalla lista.
  4. Dalla colonna di sinistra, fai doppio clic su un articolo per inserirlo nel tuo gruppo.
  5. Puoi modificare la quantità del materiale facendo clic sul numero in corrispondenza della colonna Quantità.

Nota: Rentman tiene automaticamente traccia della disponibilità del tuo materiale. Impegnando un numero superiore di articoli rispetto a quelli che possiedi tra le tue scorte di materiale, l'articolo in questione verrà evidenziato in rosso. L'immagine sottostante mostra cosa succede quando prenoti un articolo oltre la sua disponibilità.

Carenza di materiale
Articolo_Non_Disponibile.gif

Step 3 - Aggiungi le funzioni di personale e trasporto

Nota: Una funzione, in Rentman, fa riferimento a un determinato ruolo, o lavoro, necessario per l'esecuzione pratica di un progetto. Tieni a mente che in questa fase non stai pianificando i tuoi dipendenti/tecnici o i tuoi mezzi, ne stai solo pianificando il lavoro. Il prossimo articolo riguarderà l'attribuzione di funzioni, o mansioni, alla tua crew.

Aggiungi_Funzioni_del_Personale.gif

  1. Apri la scheda Personale e Trasporto del tuo progetto.
  2. Aggiungi un nuovo gruppo di funzioni facendo clic su  e scegliendo la voce Gruppo di funzioni
  3. Dai un nome al tuo gruppo, e fai clic sul pulsante Modifica.
  4. Seleziona Periodo conosciuto.
  5. Imposta la voce Seleziona dal programma sia per la colonna sinistra che per la colonna destra.
  6. Nella colonna Usa da, scegli un periodo di utilizzo tra quelli precedentemente creati e impostalo come Ora di inizio.
  7. Nella colonna Usa fino a, scegli un periodo di utilizzo tra quelli precedentemente creati e impostalo come Ora di fine.
  8. Salva le modifiche apportate. Il tuo gruppo di funzioni è stato aggiunto alla lista.
  9. Seleziona Select_2.png il tuo gruppo di funzioni
  10. Dalla colonna di sinistra, fai doppio clic sulle funzioni che desideri aggiungere al tuo gruppo.

Suggerimento: Invece di utilizzare funzioni pre-esistenti nel software, puoi creare funzioni di personale e trasporto personalizzate. Maggiori informazioni in questo articolo.

Step 4 - Crea e invia il preventivo

Nota: Rentman riporta una panoramica riassuntiva dei costi e ricavi del tuo progetto. Puoi pianificare costi aggiuntivi a questa panoramica (ad esempio, per vitto e alloggio dei tuoi tecnici) e regolare la scontistica.

Suggerimento: Rentman offre molteplici modelli predefiniti per i tuoi preventivi e altri documenti, in più di 20 lingue diverse. Per creare modelli personalizzati, consulta il nostro articolo dedicato.

Preventivo.gif

 

  1. Apri la scheda Contabilità del progetto.
    Si aprirà una panoramica finanziaria del tuo progetto.
  2. Fai clic su Stampa documento e scegli l'opzione Crea preventivo.
  3. Regola il layout del tuo preventivo a tuo piacimento. Dal pannello sulla tua destra, puoi selezionare un modello di documento e modificare altre impostazioni, come il logo della tua attività e la carta intestata.
  4. Fai clic su Aggiorna.
  5. Fai clic su Email per inviare il preventivo a un cliente.

Suggerimento: I tuoi clienti possono apporre una firma digitale al tuo preventivo. Una volta firmato il documento, lo stato del progetto cambierà automaticamente in Confermato. Scopri di più sui pagamenti online in questo articolo.

Prossima guida:
Pianificazione di personale e trasporto

 

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