Pianifica personale e trasporto

Adesso che hai completato il tuo primo progetto, è il momento di cominciare a pianificare personale e mezzi. In questa parte del manuale scoprirai come assegnare i membri delle tue squadre alle funzioni pianificate, controllare la disponibilità, pianificare il trasporto, creare programmi di lavoro e inviarli al personale.

Disponibile in: Lite Classic Pro

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Step 1: Apri il progetto in Pianificazione 

Ci sono due modi per accedere alla pianificazione del personale.

  • Dal modulo Pianificazione del personale.
  • Dall'interno di un progetto, vai alla scheda Personale e trasporto, e fai clic sul pulsante Apri pianificazione.

Sequenza temporale

La pianificazione del personale di Rentman è visiva. La parte inferiore della linea temporale è dedicata alla disponibilità. Selezionando un membro del personale, la sua disponibilità, i suoi inviti in sospeso e le funzioni in cui è stato pianificato sono riportati in questa sezione.

La parte superiore della sequenza temporale mostra le funzioni programmate nel tuo progetto, il personale pianificato e gli inviti in sospeso. Puoi utilizzare le icone in alto a destra per ingrandire e scorrere la linea temporale.

Puoi aprire e chiudere le tue Resources.PNG squadre e i Filters.PNGfiltri cliccando le icone posizionate in alto a destra del tuo schermo.

  • Le squadre contengono tutti i membri del personale e i mezzi che hai inserito nel sistema.
  • Usa la colonna dei filtri per selezionare il periodo desiderato.

Nota: apportando modifiche a un periodo dal modulo di pianificazione del personale, le modifiche non vengono riportate automaticamente nel progetto corrispondente. Ad esempio, modificando la durata di una funzione di lavoro da 8 ore a 9 ore dalla pianificazione, il periodo rimarrà invariato sul tuo progetto, sul preventivo e sulla fattura.

Step 2: Traccia la disponibilità della tua squadra

Rentman ti permette di tenere sotto controllo la disponibilità dei membri della tua crew.

Puoi creare un account per ogni singolo tecnico e collaboratore, attraverso il quale ognuno di essi potrà avere accesso al proprio calendario, e utilizzarlo per indicare la propria disponibilità e visualizzare i lavori in cui sono stati pianificati.

Per visualizzare chi è disponibile a lavorare per una mansione/funzione specifica, hai tre possibilità:

  1. Il tuo collaboratore o freelancer ha già inserito la propria disponibilità nel suo calendario.
  2. Inviando una richiesta di disponibilità per un periodo specifico.
  3. Inviando una richiesta di disponibilità per una mansione/funzione specifica.

Saltiamo la prima opzione, che è spiegata in questo articolo. Passiamo direttamente a come inviare richieste di disponibilità.

Prima di continuare, ecco alcuni tasti rapidi, utili nell'interazione con la sequenza temporale:

  • Alt + Z per ingrandire
  • Alt + Shift + Z per ridurre
  • Shift + mouse scroll per scorrere orizzontalmente
  • Shift + ? per visualizzare tutti i tasti rapidi

Per richiedere la disponibilità ad uno dei tuoi membri del personale in un periodo specifico, segui questi passaggi:

  1. Seleziona un membro del personale dalla colonna di sinistra.
  2. Seleziona un periodo dalla linea temporale inferiore cliccando e trascinando il cursore.

    Select_period.gif
     
  3. Si aprirà una finestra pop-up. Seleziona l'azione Invita e, se necessario, regola il periodo.
  4. Nella seguente schermata, seleziona l'azione Richiedi disponibilità e clicca Invita.

Rentman invierà un'email (o una notifica nell'app) al membro del personale selezionato. Nel momento della sua ricezione, il tecnico o collaboratore potrà decidere di accettare o rifiutare l'invito. A seconda della sua risposta, il software mostrerà una barra verde chiaro (disponibile) o rosso chiaro (non disponibile) sulla linea temporale.

  • Scopri di più sugli inviti.

Step 3: Invita e pianifica personale e trasporto su una funzione

Plan_function.gif

Aprendo un progetto dalla colonna di sinistra, tutte le funzioni pianificate in esso appariranno nella sequenza temporale. Segui questi passaggi per invitare qualcuno a lavorare in una funzione di progetto:

  1. Estendi il tuo progetto cliccando la freccia accanto ad esso (se non l'hai già fatto prima).
  2. Fai clic su una funzione, rappresentata nella sequenza temporale da una barra, in questo caso rossa.

    Function_Bar.PNG

    La barra rappresenta una delle mansioni che hai pianificato nel tuo progetto. Il numero tra parentesi mostra la quantità di personale programmata. Per esempio: (1/2) indicherebbe che la funzione necessita di due persone, di cui una è stata già inserita. Una volta inserito il numero di persone richiesto, la barra diventerà verde e la funzione sarà stata pianificata con successo.

    Facendo clic su una barra, la pianificazione mostrerà i membri del personale disponibili a lavorare evidenziando i loro nome in verde (disponibile) o rosso (non disponibile).
  3. Seleziona la persona che desideri invitare a lavorare per questa funzione.
  4. Fai clic su Azioni.
  5. Seleziona l'opzione Invita i membri del personale selezionati dal menu a tendina.
  6. Rentman ti permette di inviare una richiesta di disponibilità (utile quando devi comunicare con un certo numero di membri del personale) o un invito a lavorare in una funzione.
  7. Seleziona l'azione che preferisci, e fai clic su Invita

Cliccando Invita, Rentman invierà automaticamente un'email e/o una notifica (se la persona invitata usa l'app di Rentman) con i dettagli relativi alla mansione selezionata. Gli inviti in sospeso appaiono sotto forma di una barra gialla, sulla linea "Inviti" del tuo progetto. Quando i tuoi inviti vengono accettati o rifiutati, la pianificazione cambierà in tempo reale mostrando le modifiche sulla sequenza temporale.

Pianificare membri del personale su una funzione

Quando sai già che una persona è disponibile, puoi saltare il passaggio relativo agli inviti. In questo caso, hai due opzioni per pianificare: invisibile visibile.

  • La pianificazione invisibile può essere utilizzata quando un progetto è ancora in opzione. 
  • La pianificazione visibile viene utilizzata quando il progetto e la pianificazione sono state già confermate. Il processo di pianificazione rimane lo stesso in entrambi i casi.

Plan_function.gif

Come pianificare un membro del personale:  

  1. Fai clic su una barra di funzioni rossa nella sequenza temporale. Puoi modificare il periodo della funzione cliccandola e trascinandola dai bordi.
  2. Seleziona la persona che desideri pianificare in questa funzione.
  3. Scegli tra pianificazione invisibile o visibile e fai clic sul pulsante Pianifica. In alternativa, puoi fare doppio clic sul nome del membro del personale desiderato.

Step 4: Invia il programma

Puoi comunicare il programma a tecnici e collaboratori, direttamente dalla pianificazione del personale.

Sending_out.gif

  1. Inizia cliccando sul pulsante Email.PNG Email.
  2. Imposta un periodo.
  3. A destra, seleziona i progetti di cui desideri comunicare la pianificazione.
  4. Seleziona i membri del personale a cui desideri inviare l'email. Se uno di loro è evidenziato in rosso, questo sta ad indicare che il loro programma ha subito dei cambiamenti dall'ultima email inviata.
  5. Fai clic su Invia.
  6. Si aprirà una finestra pop-up. Da qui, potrai scegliere il modello della tua email (ovvero un testo predefinito che puoi comporre nel modulo di Configurazione) o aggiungere testo manualmente.
  7. Fai clic su Invia

I tuoi collaboratori e tecnici riceveranno un'email con i propri orari di lavoro relativi ai progetti che hai selezionato.

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