Guida: Pianifica personale e trasporto

Adesso che hai completato il tuo primo progetto, è il momento di cominciare a pianificare. Questa guida spiega come assegnare persone e mezzi alle funzioni pianificate, controllarne la disponibilità, pianificare il trasporto, creare programmi di lavoro e inviarli al personale.

Disponibile in: Lite Classic Pro

-

Step 1: Apri il progetto in Pianificazione 

Ci sono due modi per accedere alla pianificazione del personale.

  • Vai al modulo Pianificazione del personale.
  • Dall'interno di un progetto, vai alla scheda Personale e trasporto, e fai clic sul pulsante Apri pianificazione.

Storico

La pianificazione del personale di Rentman è visiva. Lo storico è diviso in due parti:

  • Progetti (parte superiore)
  • Disponibilità (parte inferiore)

La parte superiore mostra le funzioni programmate in progetto, il personale pianificato e gli inviti in sospeso. Puoi utilizzare le icone in alto a destra per ingrandire e scorrere la linea temporale.

La parte inferiore mostra la disponibilità. Selezionando un membro del personale, la sua disponibilità, i suoi inviti in sospeso e le funzioni in cui è stato pianificato vengono mostrati in questa sezione.

Puoi aprire e chiudere le tue Resources.PNG risorse e i Filters.PNG filtri cliccando le icone in alto a destra del tuo schermo.

  • Le risorse riportano tutti i membri del personale e i mezzi inseriti nel sistema.
  • Usa la colonna dei filtri per selezionare il periodo desiderato.

Nota: Qualsiasi modifica apportata in sede di pianificazione non verrà applicata alle funzioni in progetto. Se la tua funzione dura 8 ore e la prolunghi di 1 ora in pianificazione, il progetto continuerà a riportare un lavoro di 8 ore in preventivo e fattura.

Step 2: Traccia la disponibilità

Puoi tenere traccia della disponibilità del personale. Ognuno dei tuoi dipendenti e freelancer può avere un account Rentman, dall'interno del quale può accedere al proprio calendario. Da qui, può indicare la propria disponibilità e vedere i progetti sul quale è stato programmato.

 

Per venire a sapere chi è disponibile a lavorare per un lavoro specifico, hai tre possibilità:

  1. Il tuo collaboratore o freelancer ha già indicato la propria disponibilità nel suo calendario.
  2. Inviando una richiesta di disponibilità per un periodo specifico.
  3. Inviando una richiesta di disponibilità per una funzione specifica.

Saltiamo la prima opzione, che è spiegata in questo articolo. Passiamo direttamente a come inviare richieste di disponibilità.

Prima di continuare, ecco alcuni tasti rapidi, utili nell'interazione con la sequenza temporale:

  • Alt + Z per ingrandire
  • Alt + Shift + Z per ridurre
  • Shift + mouse scroll per scorrere orizzontalmente
  • Shift + ? per visualizzare tutti i tasti rapidi

Per richiedere la disponibilità ad uno dei tuoi membri del personale in un periodo specifico, segui questi passaggi:

  1. Seleziona una persona dalla colonna sinistra.
  2. Seleziona un periodo dalla linea della disponibilità cliccando e trascinando il cursore.

    Select_period.gif
     
  3. Si aprirà una finestra pop-up. Seleziona l'azione 'Invita' e, se necessario, regola il periodo.
  4. Nella seguente schermata, seleziona l'azione Richiedi disponibilità e clicca 'Invita'.

Rentman invierà un'email (o una notifica nell'app) al personale selezionato. Il tecnico o collaboratore potrà decidere di accettare o rifiutare l'invito. A seconda della sua risposta, il software mostrerà una barra verde chiaro (disponibile) o rosso chiaro (non disponibile) nella linea temporale.

  • Scopri di più sugli inviti.

Step 3: Invita e pianifica personale e trasporto su una funzione

Plan_function.gif

Aprendo un progetto dalla sezione sinistra dello storico, tutte le funzioni pianificate in esso appariranno in pianificazione. Segui questi passaggi per invitare qualcuno a lavorare per una funzione:

  1. Estendi il tuo progetto cliccando sulla freccia accanto ad esso (se non è già aperto).
  2. Fai clic su una funzione, rappresentata nello storico da una barra, in questo caso rossa.

    Function_Bar.PNG

    La barra rappresenta uno dei lavori che hai pianificato per il progetto. Il numero tra parentesi mostra la quantità di personale programmata. Per esempio: (1/2) indica che la funzione necessita di due persone, di cui una è stata già inserita. Una volta inserito il numero di persone richiesto, la barra diventerà verde.

    Facendo clic su una barra, la pianificazione mostrerà i membri del personale disponibili a lavorare evidenziando i loro nome in verde (disponibile) o rosso (non disponibile).
  3. Seleziona la persona che desideri invitare a lavorare per questa funzione.
  4. Fai clic su 'Azioni'.
  5. Seleziona l'opzione 'Invita i membri del personale selezionati' dal menu a tendina.
  6. Con Rentman puoi inviare sia una richiesta di disponibilità (utile quando devi comunicare con un certo numero di membri del personale) che un invito a lavorare per una funzione.
  7. Seleziona l'azione che preferisci, e fai clic su 'Invita'. 

Cliccando Invita, Rentman invierà automaticamente un'email e/o una notifica (se la persona invitata usa l'app Rentman) con i dettagli relativi alla funzione selezionata. Gli inviti in sospeso appaiono sotto forma di una barra gialla, in corrispondenza della linea 'Inviti' del tuo progetto. Quando i tuoi inviti vengono accettati o rifiutati, la pianificazione cambia in tempo reale mostrando le modifiche nello storico.

Pianificare personale su una funzione

Se sai già che una persona è disponibile, puoi saltare la parte degli inviti. In questo caso, hai due opzioni per pianificare: invisibile visibile.

  • La pianificazione invisibile può essere utilizzata quando un progetto è ancora in opzione. 
  • La pianificazione visibile viene utilizzata quando il progetto e la pianificazione sono state già confermate. Il processo di pianificazione rimane lo stesso in entrambi i casi.

Plan_function.gif

Come pianificare un membro del personale:  

  1. Fai clic su una barra di funzioni rossa nello storico. Puoi modificare il periodo della funzione cliccandola e trascinandola dai bordi.
  2. Seleziona la persona che desideri pianificare su questa funzione.
  3. Scegli tra pianificazione invisibile o visibile e fai clic sul pulsante 'Pianifica'. In alternativa, puoi fare doppio clic sul nome del membro del personale desiderato.

Step 4: Invia il programma

Puoi comunicare il programma a tecnici e collaboratori direttamente dalla pianificazione del personale.

Sending_out.gif

  1. Inizia cliccando sul pulsante Email.PNG Email.
  2. Imposta un periodo.
  3. A destra, seleziona i progetti di cui desideri comunicare la pianificazione.
  4. Seleziona il personale a cui desideri inviare l'email. Se uno di loro è evidenziato in rosso, significa che il loro programma ha subìto dei cambiamenti dall'ultima email inviata.
  5. Fai clic su 'Invia'.
  6. Si aprirà una finestra pop-up. Da qui, potrai scegliere il modello della tua email (ovvero un testo predefinito che puoi comporre nel modulo di Configurazione) o aggiungere testo manualmente.
  7. Fai clic su 'Invia'.

I tuoi collaboratori e tecnici riceveranno un'email con i propri orari di lavoro relativi ai progetti che hai selezionato.

Questo articolo ti è stato utile?
Utenti che ritengono sia utile: 1 su 1

Commenti

0 commenti

Accedi per aggiungere un commento.