La scheda Contabilità

La scheda di Contabilità del tuo progetto offre un riepilogo dei dettagli finanziari di un progetto. Da questa scheda, puoi anche:

  • Calcolare margine e profitto.
  • Generare e inviare preventivi, contrattifatture

In questo articolo, forniremo maggiori informazioni sulle seguenti voci della scheda di Contabilità: Costi stimati, Costi previsti, Costi effettivi, Fatturato, Sconto, Totale.

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Disponibile in: Lite Classic Pro

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Costi stimati

La colonna dei costi stimati mostra i costi che ci si aspetta di dover affrontare in base alle informazioni e agli elementi inseriti all'interno del progetto, e dipendono dalle funzioni di personale e trasporto e dal prezzo di acquisto del materiale in vendita.

Prima di generare il tuo preventivo, potrebbe essere utile dare un'occhiata ai costi stimati fino a questo momento per tenere sotto controllo il margine e decidere la percentuale di sconto da offrire al cliente. Questa informazione è generalmente utile durante le fasi di Concetto e di Opzione.

Materiale a noleggio
I costi derivanti dal subaffitto di materiale sono temporaneamente nascosti dalla scheda di Contabilità. La ragione è che, tecnicamente, Rentman connette i singoli articoli inseriti in una richiesta di subaffitto al materiale nel progetto, invece che alla richiesta di subaffitto stessa.

In teoria, è possibile che alcune parti del materiale inserito in una richiesta di subaffitto non siano connesse ad un progetto specifico, ma che siano collegate invece a un certo numero di progetti diversi. Non è possibile, al momento, calcolare il prezzo in base ai costi legati al singolo articolo in progetto, dato che le richieste di subaffitto sono associate ad un solo prezzo totale. Stiamo lavorando sul rendere questa possibilità concreta in futuro.

Materiale in vendita
Quando aggiungi materiale in vendita al tuo progetto, i prezzi di acquisto di quel materiale saranno mostrati sia nella colonna dei costi stimati che in quella dei costi previsti

Nella scheda del Materiale in progetto, il prezzo di acquisto dell'articolo in vendita è riportato al di sotto della colonna denominata Prezzo unitario (vedi immagine sottostante). Questi costi saranno sommati, e il totale sarà mostrato nella colonna dei Costi previsti per il materiale in vendita della panoramica finanziaria.

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Suggerimento: Puoi definire il prezzo di acquisto del tuo materiale dal modulo Materiale: fai doppio clic sull'articolo, e scorri fino alla sezione chiamata 'Contabilità'. Per gli articoli temporanei, puoi definire il prezzo di acquisto aprendo la scheda del Materiale del progetto > facendo clic su Aggiungi > Temporaneo.

Personale
I costi stimati associati al personale si basano sui costi di noleggio che hai definito per le funzioni del personale pianificate. Puoi impostare sia tariffe orarie che tariffe fisse.

Nella scheda Personale e Trasporto del progetto, troverai i costi di noleggio delle funzioni del personale nella colonna denominata Costi totali (vedi immagine sottostante). I costi di questa colonna saranno sommati, e il totale sarà mostrato nella colonna dei Costi stimati della scheda Contabilità.

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Per maggiori informazioni, leggi il nostro articolo sull'come aggiungere funzioni di personale e trasporto in un progetto.

Trasporto
I costi stimati associati al trasporto si basano sui costi di noleggio che hai definito per le funzioni di trasporto pianificate. Puoi impostare sia un prezzo al km che una quantità fissa.

Nella scheda Personale e Trasporto del progetto, troverai i costi di noleggio delle funzioni di trasporto nella colonna denominata Costi totali (vedi immagine sottostante). 

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Costi aggiuntivi
Il totale dei costi aggiuntivi di un progetto viene riportato nella colonna  dei Costi stimati della scheda Contabilità.

Per maggiori informazioni, leggi il nostro articolo sui costi aggiuntivi.

Costi previsti

La colonna dei costi previsti fornisce un riepilogo dei costi del progetto prima che inizi. A mano a mano che la pianificazione prende forma, avrai maggiori informazioni (ad esempio) sul membro del personale assegnato alla funzione pianificata, sul materiale necessario e sui mezzi di trasporto che verranno effettivamente utilizzati. Queste informazioni sono incorporate in questa colonna di costi.

Materiale a noleggio
Al momento, i costi legati al materiale a noleggio non sono mostrati nella scheda Contabilità del progetto. Per maggiori informazioni, leggi il paragrafo Materiale a noleggio della sezione Costi stimati

Materiale in vendita
Il prezzo d'acquisto del materiale in vendita viene mostrato sia nella colonna dei costi stimati che in quella dei costi previsti. Per maggiori informazioni, leggi il paragrafo Materiale in vendita della sezione Costi stimati.

Personale
Quando pianifichi personale in un progetto, vengono automaticamente generate informazioni sui relativi costi. Nel modulo Crew puoi definire diverse tariffe per ogni membro del personale, nella scheda Tariffe. La tariffa standard viene automaticamente selezionata per ogni membro del personale. Nel caso in cui la tariffa differisse da quella standard, puoi modificarla manualmente. Le tariffe selezionate verranno riportate sotto forma di costi nella colonna costi previsti.

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Per maggiori informazioni, leggi il nostro articolo su come aggiungere e gestire il personale.

Trasporto
Quando painifichi trasporto in un progetto, vengono automaticamente generate informazioni sui relativi costi. Nel modulo Veicoli puoi definire una tariffa giornaliera e una tariffa variabile per ogni mezzo di trasporto. La tariffa standard viene automaticamente selezionata per ogni veicolo. Le tariffe selezionate verranno riportate sotto forma di costi nella colonna costi previsti.tariffa_standard_veicoli.png

Costi effettivi

Accade spesso che il personale lavori più ore di quante calcolate inizialmente. La colonna dei costi effettivi mostra questa differenza.

I costi riportata in questa colonna si basano sul numero effettivo di orari lavorativi del personale. Puoi registrare gli orari della tua crew nel modulo Registrazione orari. È importante connettere gli orari lavorativi a una funzione. In questo modo, Rentman può connettere la funzione (e i relativi costi) al progetto.

Fatturato

La colonna del fatturato mostra il ricavo dal tuo progetto, per categoria. Il fatturato viene calcolato sommando gli importi richiesti al tuo cliente per materiale, personale, trasporto pianificati e costi aggiuntivi.

Sconto

Nel riepilogo finanziario è possibile applicare sconti di vario tipo prima di generare un preventivo o una fattura. Puoi applicare sconti per categoria o sul prezzo totale del progetto.

Definisci gli sconti per categoria nella colonna sconto di quella categoria. Puoi impostare lo sconto come percentuale del prezzo totale di quella categoria.

Definisci uno sconto per l'intero progetto nel campo sconto in corrispondenza del totale del tuo progetto. Puoi scegliere di impostare una percentuale del prezzo totale, o un importo fisso.

Totale

Questa sezione mostra i costi totali per ogni colonna. Puoi modificare sia lo sconto totale che il prezzo totale del progetto manualmente.

Opzioni avanzate

Blocca il prezzo del tuo progetto
Se vuoi bloccare il prezzo del tuo progetto dopo aver già generato un preventivo o una fattura, puoi farlo nella scheda di Contabilità. Dopo aver bloccato il prezzo, qualsiasi cambiamento apportato su materiale pianificato, personale e trasporto non influenzerà i prezzi del progetto.

1. Vai alla scheda Contabilità del tuo progetto.

2. Fai clic sul pulsante blocca_prezzo.png. Usa lo stesso pulsante per sbloccare i prezzi.

Aliquota IVA
L'aliquota IVA riportata nel riepilogo finanziario assume automaticamente il valore Predefinito. Questo significa che a ogni elemento del tuo progetto (ogni articolo, ogni funzione) viene assegnata l'aliquota IVA predefinita per quell'elemento.

Puoi selezionare altre aliquote IVA dallo stesso menu a tendina. Selezionando una delle aliquote personalizzate, questa verrà sostituita alle aliquote IVA predefinite assegnate ad ogni singolo elemento del tuo progetto.

Leggi la sezione sull'IVA nel nostro articolo sul modulo di Configurazione per capire come impostare l'IVA.

Assicurazione
È possibile mostrare su preventivo e fatture l'importo per l'assicurazione sul materiale a noleggio. Per farlo, inserisci una percentuale nel campo di inserimento accanto alla voce Assicurazione. Questa è una percentuale del prezzo totale lordo (sconto escluso) del materiale a noleggio pianificato.

Deposito
Se vuoi richiedere un acconto per il tuo materiale, puoi impostare l'importo richiesto nel campo di inserimento accanto alla voce Deposito. Il deposito è un importo fisso. Questo importo non viene mostrato sui tuoi documenti da impostazione predefinita. Puoi configurarlo manualmente modificando i tuoi modelli di documento. Fatto questo, l'acconto verrà mostrato separatamente sul documento, al di sotto dell'importo totale.

Per maggiori informazioni sulla modifica delle informazioni sui tuoi modelli di documento, leggi il nostro articolo sulla modifica dei modelli di documento.

Se desideri tenere traccia dello stato del deposito, selezionalo dal menu a tendina accanto alla voce Deposito. Puoi scegliere tra 'Nessun deposito versato', 'Deposito versato' e 'Deposito restituito'.

Data di fatturazione
Prima di generare una fattura, puoi scegliere tra diverse date di fatturazione. Le opzioni predefinite nel database di Rentman sono: '100% in anticipo', 'Contestualmente alla consegna', 'Fattura in seguito', 'Dopo l'accordo'.

Per maggiori informazioni su come configurare date di fatturazione personalizzate, leggi la sezione Date di fatturazione nel nostro articolo sul modulo di Configurazione.

Termini e condizioni
Per poter aggiungere termini e condizioni ai tuoi documenti, devi prima inserirli nel modulo di Configurazione. Per farlo, carica un file .PDF con il testo desiderato in Configurazione > Generale.

Condizioni aggiuntive
Nel campo di inserimento libero posizionato sopra a termini e condizioni, puoi specificare le condizioni aggiuntive. Queste verranno riportate nella sezione Condizioni aggiuntive del documento. Se non hai ancora aggiunto questa sezione al tuo documento, puoi farlo modificando i tuoi modelli di documento.

Per maggiori informazioni su come configurare date di fatturazione personalizzate, leggi la sezione Date di fatturazione nel nostro articolo sul modulo di Configurazione.

Usi spesso lo stesso testo per le condizioni aggiuntive? Allora potrebbe essere più semplice per te inserire questo testo nella sezione 'Condizioni aggiuntive' del modulo di Configurazione. Fatto questo, potrai selezionare queste condizioni personalizzate dal menu a tendina al di sotto del campo di inserimento libero.

Sottoprogetti
La scheda Contabilità dei sottoprogetti riporta un riepilogo dei dettagli di ogni sottoprogetto associato al progetto principale. La scheda Contabilità del tuo progetto principale riporta invece i costi totali, fatturato totale e sconto totale di ogni sottoprogetto.

Escludi informazioni dalla scheda Contabilità o dai documenti (materiale, funzioni di personale e trasporto e sottoprogetti)
Puoi scegliere di nascondere alcuni elementi del tuo progetto dalla scheda Contabilità o dai tuoi documenti. Puoi perfino nascondere sottoprogetti interi. I costi e il fatturato generati da questi sottoprogetti, di conseguenza, non saranno inclusi nel totale del riepilogo finanziario.

  • Nascondi materiale
    Per nascondere materiale devi usare i gruppi di materiale. Tutto il materiale appartenente ad un gruppo può essere nascosto dai tuoi documenti. Anche i costi associati al materiale a noleggio in quel gruppo vengono nascosti. 
  • Nascondi personale e trasporto
    Puoi nascondere dai tuoi documenti costi e prezzi relativi a una certa funzione.
  • Nascondi sottoprogetti
    Puoi nascondere dai tuoi documenti costi e prezzi relativi a un intero sottoprogetto.

Domande frequenti

Come posso creare preventivi e contratti?
Stiamo attualmente lavorando su un articolo al riguardo. Puoi creare un preventivo o un contratto dalla scheda Contabilità del tuo progetto. In questa scheda, clicca Stampa documento e seleziona Crea preventivo o Crea contratto.

Nel frattempo, per un esempio con passaggi più dettagliati, leggi lo Step 4 del nostro articolo su come creare progetto e preventivo.

Come posso creare fatture?
Stiamo attualmente lavorando su un articolo al riguardo. Puoi creare un preventivo o un contratto dalla scheda Contabilità del tuo progetto. In questa scheda, clicca Stampa documento e seleziona Crea fattura.

Nel frattempo, per un esempio con passaggi più dettagliati, leggi lo Step 4 del nostro articolo su come creare progetto e preventivo.

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