Puoi importare una lista di materiale nel tuo database usando un file xlsx. In questo articolo spieghiamo passo dopo passo come fare.

Oltre a importare una lista del tuo materiale, puoi anche aggiungere un articolo per volta dal modulo Materiale.

Disponibile in: Lite Classic Pro

Prima di cominciare

Per importare una lista del tuo materiale in Rentman, comincia seguendo questi passaggi:

  • Prepara un file Excel o .csv con le informazioni sul tuo materiale. Se non possiedi un file già pronto, puoi iniziare con il modello di file Excel allegato a questo articolo (in fondo).
  • Crea una struttura logica delle cartelle nel modulo del Materiale. Questo ti servirà per organizzare il tuo materiale efficientemente e trovarlo più facilmente nella lista. Puoi anche lasciare che Rentman crei le cartelle automaticamente a seconda della struttura da te specificata nel file. Per specificare la struttura delle cartelle desiderata, aggiungi la colonna Cartella al tuo file (leggi la prossima sezione).

Prepara il tuo file di materiale

Il file da importare deve avere formato .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) o .csv.

  • Consigliamo di inserire chiare intestazioni (titoli) in corrispondenza della prima riga del tuo file.
  • Alcune colonne del tuo file sono necessarie in Rentman, altre sono facoltative.
  • La struttura delle cartelle dovrebbe essere sviluppata in corrispondenza di una colonna Cartella, in questo modo: audio/microfoni/wireless

Puoi scaricare il nostro modello di importazione in fondo a questo articolo. Puoi utilizzarlo come riferimento oppure inserire direttamente il tuo materiale al suo interno.

Il modello che forniamo per l'importazione ha 49 colonne, per darti più scelta nelle informazioni da importare. Purtroppo, importare più di 40 colonne potrebbe creare dei problemi. Consigliamo di rimuovere alcune delle colonne meno importanti, e aggiungerle con un aggiornamento.

Alcuni consigli su come preparare il tuo file:

  • Aggiungi delle intestazioni (o titoli) chiare per ogni colonna nella prima riga del tuo file.
  • Non importare più di 40 colonne.
  • Non c'è un numero minimo di colonne, ma consigliamo di includere almeno quelle più importanti  (e.g. Nome, Quantità, Prezzo, Cartella).
  • La struttura delle cartelle degli articoli deve essere mostrata in questo formato:
    audio/microfoni/wireless
  • Assicurati che il file abbia un solo foglio (un file .xslx con più di un foglio non può essere importato).
  • Se vuoi importare codici QR, assicurati che siano unici e più corti di 25 caratteri.
  • Non lasciare righe vuote nel file.
  • Non inserire immagini nel file. Le immagini possono essere aggiunte in un secondo momento.
  • Assicurati che tutte le informazioni siano inserite come testo semplice (no grassettocorsivo, colori di fondo, etc.).

Colonne dei numeri seriali

Se vuoi importare numeri seriali, puoi aggiungere al tuo file di materiale delle colonne contenenti informazioni su un numero seriale unico. Queste colonne sono utili perchè ogni numero seriale associato allo stesso articolo potrebbe avere una data di acquisto o codice differenti.

Nel tuo file, le tue colonne dei numeri seriali dovrebbero avere questo aspetto:

Materiale_con_seriali.png

Puoi notare che più numeri seriali sono associati allo stesso articolo.

Importa il tuo file di materiale

  1. Vai al modulo di Materiale.
  2. Fai clic sul pulsante delle Colonne Columns.png e scegli l'opzione Importa.

    Importa.png

  3. Carica il tuo file di materiale.

    trascina_il_file.png

    Nella seguente schermata, potrai visualizzare un'anteprima del tuo file. Nota: solo le prime 8 righe del tuo file vengono mostrate nell'anteprima.


    Schermata_di_anteprima.png

  4. Se il tuo file contiene titoli (intestazioni) nella prima riga, seleziona

    Check.png Contiene intestazione

    Questo comunicherà a Rentman che la prima colonna del tuo file non deve essere importata
    .

  5. Per ogni colonna, indica se si tratta di una colonna dei numeri seriali o di una normale colonna di Materiale.

    Se non vuoi importare numeri seriali, scegli sempre la colonna del Materiale.

    Colonna_dei_numeri_seriali.png

  6. Abbina le intestazioni delle tue colonne alle intestazioni di Rentman. Questa è un'operazione necessaria, perchè le tue colonne potrebbero avere un nome (leggermente) diverso.

    Intestazioni.png

    In questo esempio, la prima colonna del tuo file ha intestazione Nome. Ospita i nomi dei tuoi articoli. In Rentman, il nome di questa colonna è Nome (in database).
  7. Dopo aver abbinato tutte le colonne, fai clic su Passo successivo.
  8. Scegli cosa desideri fare con i duplicati. Una riga può apparire due volte quando un valore in una colonna esiste già nel database di Rentman. Hai tre possibilità:

    Importa_le_righe_come_nuovo_elemento.png

    Se scegli Importa tutte le righe come nuovo elemento verrà creato un articolo per ogni riga. Questa è l'opzione di default.

    Se scegli Salta i duplicati gli articoli che sono già presenti nel database non verranno importati. Quando scegli questa opzione, devi scegliere quali colonne del file verranno esaminate per trovare i duplicati. Queste sono le colonne uniche. Quando Rentman trova una riga nel file e un elemento in Rentman con gli stessi valori nelle colonne uniche, la riga viene saltata (non importata). Questa opzione è utile se nel file .xlsx che stai usando ci sono articoli che hai già importato, e vuoi evitare di creare dei "doppioni".

    Se vuoi Aggiornare il materiale ai nuovi valori, leggi come fare in questo articolo.

  9. Seleziona la cartella principale della tua struttura di colonne.

    La cartella principale è la cartella posizionata in cima, e conterrà la struttura di cartelle da te scelta.

    Struttura_cartelle.png

    Nella maggior parte dei casi, puoi selezionare semplicemente Cartella principale.
    Attenzione: Se il tuo file di materiale non contiene la colonna Cartella, tutti gli articoli verranno posizionati automaticamente nella stessa cartella principale. Questo vuol dire che il tuo materiale non verrà strutturato, e potrebbe risultare difficile trovarlo nella lista. Consigliamo di creare una struttura di cartelle, e di specificarlo per ognuno dei tuoi elementi nella colonna Cartella.
  10. Fai clic su Passo successivo.
  11. Controlla i dati, e fai clic su Importa.

Possibili problemi e soluzioni

A volte potrebbero esserci dei problemi nell'importazione. Se questo accade, controlla di non aver commesso questi errori:

  • Numeri seriali o codici QR doppi - Non è possibile usare lo stesso numero seriale o codice QR per più di un articolo. Se provi ad importare un articolo con un numero seriale o codice QR già presente in database, l'articolo non verrà importato.
    Ricordati che la lunghezza massima di un codice QR è di 25 caratteri (spazi inclusi). Se i codici QR che provi ad importare sono più lunghi di questo limite, verranno tagliati; questo potrebbe portare ad avere dei codici identici.
  • Troppi dati - I file più grandi potrebbero richiedere troppo tempo per essere processati, e alcune informazioni potrebbero andare perse nel processo. Se questo dovesse verificarsi, elimina il materiale importato, dividi il file in più file più piccoli e importali separatamente.
  • Formato incorretto - Tutte le informazioni nel file devono essere importate senza formattazione (niente grassetto, corsivo, sfondo della casella, etc).
  • Fogli multipli - Un file .xslx con più di un foglio non può essere importato in Rentman.

Elimina un'importazione

Quando un'importazione non va a buon fine, la scelta migliore è eliminare tutte le informazioni e importare tutto di nuovo (dopo aver corretto gli errori).

Ogni volta che importi del materiale, Rentman assegna a quegli articoli un tag con la data dell'importazione: "import-data-ora". Seleziona il tag dell'ultima importazione per cancellare tutto il materiale.

Aggiorna i dati del materiale

Se hai già importato il materiale ma devi fare dei cambiamenti in massa, puoi aggiornare i dati del database.

Importare campi aggiuntivi

  1. Imposta i campi aggiuntivi nel modulo Configurazione.
  2. Nel tuo file di importazione, crea una nuova colonna con i valori del campo aggiuntivo.
  3. Quando importi il file, abbina la colonna al campo aggiuntivo che hai creato (nella sezione Extra delle colonne).

Scarica il modello di importazione in Italiano (IT):

 

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Commenti

1 commento
  • Manca la spiegazione sul merge di dati esistenti e dati da importare.

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