Importa materiale

Inizialmente, ogni account di prova Rentman è dotato di un database di materiale predefinito. Puoi sostituire il materiale nella demo con il tuo materiale importando un file Excel all'interno del software. In questo articolo spieghiamo, passo dopo passo, come aggiungere una lista del proprio materiale in Rentman.

Oltre ad importare una lista del tuo materiale, puoi anche aggiungere un singolo articolo (o un numero ridotto di articoli) dal modulo del Materiale.

Disponibile in: Lite Classic Pro

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Prima di cominciare

Per importare una lista del tuo materiale in Rentman, comincia seguendo questi passaggi:

  • Prepara un file Excel o .csv con le informazioni sul tuo materiale. Se non possiedi un file già pronto, puoi iniziare con il modello di file Excel allegato a questo articolo (in fondo).
  • Crea una struttura logica delle cartelle nel modulo del Materiale. Questo ti servirà per organizzare il tuo materiale efficientemente e trovarlo più facilmente nella lista. Puoi cliccare sul link riportato per iniziare a creare le tue cartelle prima dell'importazione, o lasciare che Rentman le crei automaticamente a seconda della struttura da te specificata nel tuo file. Per specificare la struttura delle cartelle desiderata, aggiungi la colonna Cartella al tuo file (leggi la prossima sezione).

Prepara il tuo file di materiale

La maggior parte degli utenti che cominciano ad utilizzare Rentman possiede già una lista del proprio materiale. Il file da importare deve avere formato .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) o .csv.

  • Consigliamo di inserire chiare intestazioni (titoli) in corrispondenza della prima riga del tuo file.
  • Alcune colonne del tuo file sono necessarie in Rentman, altre sono facoltative.
  • La struttura delle cartelle dovrebbe essere sviluppata in corrispondenza di una colonna Cartella, in questo modo: audio/microfoni/wireless

Puoi scaricare il nostro modello di importazione in fondo a questo articolo. Puoi utilizzarlo come riferimento oppure inserire direttamente il tuo materiale al suo interno.

Se vuoi importare numeri seriali, consigliamo di includere delle colonne dei numeri seriali nel tuo file di materiale. Per maggiori informazioni, consulta la sezione sottostante.

Colonne dei numeri seriali

Se vuoi importare numeri seriali, puoi aggiungere al tuo file di materiale delle colonne contenenti informazioni su un numero seriale unico. Queste colonne sono utili perchè ogni numero seriale associato allo stesso articolo potrebbe avere una data di acquisto o codice differenti.

Nel tuo file, le tue colonne dei numeri seriali potrebbero avere questo aspetto:

Materiale_con_seriali.png

Puoi notare che più numeri seriali sono associati allo stesso articolo.

Importa il tuo file di materiale

  1. Vai al modulo di Materiale.
  2. Fai clic sul pulsante delle Colonne Columns.png e scegli l'opzione Importa.

    Importa.png

  3. Carica il tuo file di materiale.

    trascina_il_file.png

    Nella seguente schermata, potrai visualizzare un'anteprima del tuo file. Nota: solo le prime 8 righe del tuo file vengono mostrate nell'anteprima.


    Schermata_di_anteprima.png

  4. Se il tuo file contiene titoli (intestazioni) nella prima riga, seleziona

    Check.png Contiene intestazione

    Questo comunicherà a Rentman che la prima colonna del tuo file non deve essere importata
    .
  5. Per ogni colonna, indica se si tratta di una colonna dei numeri seriali o di una normale colonna di Materiale.

    Se non vuoi importare numeri seriali, scegli sempre la colonna del Materiale.

    Colonna_dei_numeri_seriali.png

  6. Abbina le intestazioni delle tue colonne alle intestazioni di Rentman. Questa è un'operazione necessaria, perchè le tue colonne potrebbero avere un nome (leggermente) diverso.

    Intestazioni.png

    In questo esempio, la prima colonna del tuo file ha intestazione Nome. Ospita i nomi dei tuoi articoli. In Rentman, il nome di questa colonna è Nome (in database).
  7. Dopo aver abbinato tutte le colonne, fai clic su Passo successivo.
  8. Scegli cosa desideri fare con i duplicati. Una riga può apparire due volte quando un valore in una colonna esiste già nel database di Rentman. Hai tre possibilità:

    Importa_le_righe_come_nuovo_elemento.png

    Scegliendo Salta duplicatiAggiorna materiale con i nuovi valori, dovrai indicare le colonne del tuo file in cui vuoi che venga fatto un controllo per i duplicati. In Rentman, queste colonne vengono chiamate colonne uniche.

    Se dovesse essere trovato un duplicato, l'intera riga sarà saltata, o aggiornata, a seconda dell'opzione da te selezionata.

    Selezionando più di una colonna unica, l'intera riga sarà saltata, o aggiornata, solamente se ci dovesse essere un duplicato in entrambe le colonne.
  9. Seleziona la cartella principale della tua struttura di colonne.

    La cartella principale è la cartella posizionata in cima, e conterrà la struttura di cartelle da te scelta.

    Struttura_cartelle.png

    Nella maggior parte dei casi, puoi selezionare semplicemente Cartella principale.
    Attenzione: Se il tuo file di materiale non contiene la colonna Cartella, tutti gli articoli verranno posizionati automaticamente nella stessa cartella principale. Questo vuol dire che il tuo materiale non verrà strutturato, e potrebbe risultare difficile trovarlo nella lista. Consigliamo di creare una struttura di cartelle, e di specificarlo per ognuno dei tuoi elementi nella colonna Cartella.
  10. Fai clic su Passo successivo.
  11. Controlla i dati, e fai clic su Importa.png.
  12. Aggiorna la pagina per completare l'importazione.

Domande frequenti

Come posso importare i miei campi aggiuntivi?
Nel tuo file di importazione, crea una nuova colonna e rinominala con il nome del campo aggiuntivo che desideri importare. Controlla le tue impostazioni in Rentman per i valori da utilizzare in quella colonna.

Scarica il modello di importazione in Italiano (IT):

 

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Commenti

1 commento
  • Manca la spiegazione sul merge di dati esistenti e dati da importare.

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