I modelli di progetto ti permettono di creare nuovi progetti più rapidamente, preimpostando informazioni che userai spesso nei tuoi progetti. Con questi modelli puoi, per esempio, preimpostare gli orari di un evento, il materiale, il personale e trasporto, note e incarichi. In questo articolo spieghiamo come creare e utilizzare i modelli di progetto.-

Perchè utilizzare i modelli di progetto?

I modelli di progetto ti aiutano a risparmiare tempo e a ridurre gli sforzi.

Solitamente, quando si crea un nuovo progetto, si passa attraverso le stesse fasi. Se per ogni progetto, o per la maggior parte dei tuoi progetti, ti rendi conto di inserire sempre gli stessi orari, note, incarichi, funzioni di personale o trasporto, potrebbe esserti utile creare modelli di progetto con queste informazioni. In seguito potrai aggiungere nuovi progetti con il nuovo modello creato; in questo modo, potrai risparmiare molto tempo, perchè eliminerai i passaggi superflui per ogni nuovo progetto.

Inoltre, preimpostando le informazioni desiderate in un modello di progetto, puoi assicurarti che ogni nuovo progetto presenti automaticamente alcuni dati specifici. Questo ti aiuta a evitare di commettere errori in futuro.

Nota: I modelli di progetto differiscono dai progetti. I modelli vengono creati da un progetto nel tuo database. Puoi creare un modello di progetto salvando un nuovo progetto o un progetto esistente come modello. Fatto questo, Rentman salva una copia del progetto come modello di progetto.

Esempio: vuoi creare un modello di progetto dal progetto "X". Quando salvi questo progetto come modello chiamato "Modello X", viene salvata una copia del tuo progetto. Questo "Modello X" sarà un file autonomo, e non potrà essere modificato modificando il progetto di origine.

Come creare un modello di progetto

Ci sono due modi per creare un modello di progetto da un progetto nel tuo database.

Creando prima un progetto vuoto:

1. Nel modulo dei progetti, fai clic su + Aggiungi per creare un nuovo progetto.
2. Fai clic su Progetto vuoto .
3. Configura le impostazioni del progetto e inserisci le informazioni necessarie.
4. Salva  il tuo progetto.
5. Vai al modulo di Configurazione > Impostazioni > Modelli di progetto.
6. Fai clic su + Aggiungi e rinomina il tuo modello.
7. Cerca il progetto che hai salvato nel punto 4.
8. Salva  il modello.
9. Da adesso in poi, quando aggiungi un progetto, avrai l'opzione di scegliere il modello di progetto che hai appegna creato invece di creare un progetto vuoto.

Duplicando un progetto già esistente:

1. Seleziona  un progetto già esistente che vuoi utilizzare come modello di progetto dal modulo dei Progetti.
2. Fai clic sull'icona Più azioni e seleziona Duplica.
3. Inserisci una data di inizio per il tuo progetto, e fai clic su Seleziona .
4. Configura le impostazioni del progetto e inserisci le informazioni necessarie.
5. Salva  il progetto.
6. Vai al modulo di Configurazione > Impostazioni > Modelli di progetto.
7. Fai clic su + Aggiungi e rinomina il tuo modello.
8. Cerca il progetto che hai salvato nel punto 5.
9. Salva  il modello.
10. Da adesso in poi, quando aggiungi un progetto, avrai l'opzione di scegliere il modello di progetto che hai appena creato invece di creare un progetto vuoto.

Aggiornare un modello di progetto già esistente

I modelli di progetto non possono essere direttamente modificati. Quello che puoi fare è creare prima un nuovo progetto, o duplicarne uno già esistente, e apportare le modifiche necessarie. Poi, puoi creare un nuovo modello di progetto dal progetto modificato, ed eliminare il vecchio modello. Consulta la sezione precedente Come creare un modello di progetto per sapere come fare.

Ora puoi eliminare il vecchio modello. In questo modo rimarrà solamente la nuova versione aggiornata.

Esempi di modelli di progetto

I seguenti esempi mostrano come utilizzare i modelli di progetto.

Esempio 1: Caso del noleggio puro (dryhire), in cui il tuo cliente ritira e riconsegna il materiale

I progetti Dryhire richiedono sempre di impostare gli orari di ritiro e riconsegna, oltre al periodo di pianificazione (ovvero il periodo in cui il materiale è fuori dal magazzino, e quindi non disponibile per altri progetti) e al periodo di utilizzo (ovvero il periodo in cui il tuo cliente utilizza effettivamente il materiale, preso in considerazione per il calcolo del prezzo).

Il modello di progetto in questo caso presenterà il seguente programma:

Suggerimento: In questo caso, potrebbe essere utile aggiungere anche una nota per il magazziniere con su scritto "Il cliente ritirerà il materiale!".

Suggerimento: Potresti anche creare diversi modelli dryhire che includano aspetti e informazioni diverse. Per esempio, un modello potrebbe includere ritiro e riconsegna, mentre un altro modello potrebbe includere il materiale. Personalizza queste informazioni e i tuoi modelli a seconda delle tue necessità.

Esempio 2: Caso della produzione per un evento di due giorni consistente in 2 giorni di allestimento e 1 giorno di smantellamento

In questo caso, devi impostare orari per la durata di eventi, allestimento, smantellamento e trasporto (andata e ritorno).

Il modello di progetto in questo caso presenterà il seguente programma:

Suggerimento: In questo caso, potrebbe essere utile aggiungere un gruppo di funzioni per ogni giorno, o un gruppo di funzioni di trasporto separato, collegato agli orari del progetto. In aggiunta, potresti creare modelli di progetto diversi per diverse durate di evento, allestimento o smantellamento. Personalizza queste informazioni e i tuoi modelli a seconda delle tue necessità.

Come decidere quali modelli di progetto creare?

Per aiutarti a scegliere i modelli più utili da impostare, potresti seguire questi passaggi.

1. Crea una lista di tipologie di lavori che ti ritrovi spesso a gestire e/o che richiedono solitamente più tempo per essere progettati.
2. Definisci gli aspetti che accomunano questi lavori. Per esempio, presentano sempre gli stessi orari, necessitano della stessa lista di materiale e funzioni di lavoro, includono sempre le stesse note e incarichi o qualcos'altro?
3. Includi questi aspetti comuni nei tuoi modelli di progetto, in modo che, creando un nuovo progetto, le informazioni necessarie saranno già state inserite.

Idealmente, seguendo questi passaggi riuscirai a impostare una lista di modelli utili che possano essere selezionati rapidamente al momento di creare un nuovo progetto e preventivo.