Importa i tuoi contatti

Quando inizi ad implementare Rentman, puoi importare rapidamente tutti i tuoi contatti. In questo articolo spieghiamo passo per passo come.

Puoi anche aggiungere un contatto alla volta nel modulo Contatti, invece di importare un file per intero. 

Available for: Lite Classic Pro

Prima di iniziare

Ecco di cosa hai bisogno per importare la tua lista dei contatti:

  • Un file .xlsx .csv con le informazioni dei tuoi contatti. Se non ne hai uno, puoi usare uno dei nostri modelli che trovi in fondo all'articolo.
  • Una struttura delle cartelle nel modulo Contatti che sia chiara e logica per te. Questo ti permette di essere organizzato/a, e trovare più facilmente i tuoi contatti. Se non crei una struttura delle cartelle, Rentman ne creerà una automaticamente.

Prepara la tua lista dei contatti

Molti utenti Rentman hanno già una lista dei contatti. Per l'importazione, il file con la lista deve essere in formato .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) o .csv. Ecco come preparare il tuo file in maniera ottimale:

  • È consigliato avere delle intestazioni (o titoli) chiari per le varie colonne nella prima riga del tuo file.
  • Indica la giusta cartella per ogni contatto nella colonna Cartella usando questo formato:
    es: Clienti/Lazio/Matrimoni
  • Usa il modello che trovi in fondo all'articolo come riferimento, o per creare il tuo file.

Colonne dei Contatti di riferimento

Quando riporti i dati di un individuo (un privato o i contatti di riferimento di un'azienda), consigliamo di usare le colonne (Privato).

Nel tuo file, queste colonne appariranno così:


Tutti i contatti di riferimento di un'azienda verranno associati allo stesso contatto.

Importa il file

  1. Vai al modulo Contatti.
  2. Fai clic sul pulsante Colonne  Columns.png e scegli Importa.
  3. Carica il file con i tuoi contatti.

    Ti viene mostrata un'anteprima (le prime 8 file) del file da importare:


  4. Se nel tuo file ci sono intestazioni seleziona la casella 'Contiene intestazione' per evitare di importare anche la riga con le intestazioni.

    Check.png Contiene intestazione 

  5. Per ogni colonna, indica se si tratti di un Contatto (azienda) o un Contatto di riferimento (persona).
  6. Abbina le intestazioni delle tue colonne con quelle presenti in Rentman. Questo passaggio è necessario perchè le tue colonne potrebbero avere intestazioni diverse da quelle presenti in Rentman.

     

    In questo esempio, la terza colonna da sinistra si chiama "Nome", mentre in Rentman la stessa colonna si chiama "Nome contatto".
  7. Fai clic su Passo successivo
  8. Scegli cosa fare con gli elementi duplicati. Si parla di elementi duplicati quando un valore di una colonna è già presente nel database di Rentman. In questi casi hai 3 opzioni:

    Se scegli Importa tutte le righe come nuovo elemento Rentman crea un nuovo contatto per ogni riga. Questa è l'opzione di default.

    Se scegli Salta duplicati Rentman non importa le righe con i duplicati.

    Se scegli Aggiorna materiale ai nuovi valori Rentman aggiorna i dati nel tuo database.

  9. Seleziona la cartella principale della tua struttura di cartelle. La cartella principale è quella che contiene tutte le sottocartelle.
    Ateenzione: Se nel tuo file non c'è una colonna Cartella tutti i contatti finiranno nella stessa cartella. Quindi non saranno organizzati, e sarà più difficle trovare un contatto.
  10. Fai clic su Passo successivo controlla i dati e poi fai clic su Importa 

Scarica il modello

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