Aggiorna i dati del tuo database

Aggiornare il database è utile per:

  • cambiare molti dati, velocemente (es: cambiare il prezzo di tutti gli articoli o aggiornare i numeri di telefono di tutti i contatti)
  • completare le informazioni in archivio (es: aggiungere le misure o i numeri seriali dei vari articoli)

Se vuoi importare informazioni per la prima volta, o se il tuo database è vuoto, leggi i nostri articoli su come importare materiale, contatti, personale e veicoli.

Una volta importato il nuovo file .xlsx, Rentman aggiornerà le voci nel tuo database ai nuovi valori. Per riconoscere le voci già presenti in database, Rentman utilizza le colonne uniche (di cui parleremo più avanti).

Available for: Lite Classic Pro

1: Esporta il tuo database attuale

Esportare i dati che vuoi modificare in formato .xlsx rende più semplice aggiornarli, soprattutto perchè in tal modo ci si assicura che le colonne uniche combacino.

  • Assicurati di sapere anticipatamente i dati che aggiornerai nel software. Se, ad esempio, vuoi aggiornare il prezzo, assicurati di esportare la colonna Prezzo.
  • Pensa alle colonne uniche che userai più tardi, e assicurati di inserirle nel file da esportare.

2: Aggiorna le informazioni

  1. Apri il file .xlsx un editor di fogli di calcolo (come Excel o Google Sheets).
  2. Modifica le informazioni.
  3. Salva il file .xlsx.

N.B: Non è possibile aggiornare i numeri seriali di un articolo. Una volta esportato il materiale puoi cancellare i numeri seriali nel database, modificare i dati nel file .xlsx e reimportarli come nuovi.

3: Importa il file aggiornato 

  1. Nel modulo rilevante fai clic sull'icona Colonne e scegli Importa.



  2. Carica il file aggiornato.
  3. Connetti i nomi delle colonne del tuo file con quelle di Rentman. Questo passaggio è necessario perchè le tue colonne potrebbero avere dei nomi diversi da quelle del software.
  4. Fai clic su Passo successivo .
  5. Alla voce 'Duplicati' scegli "Aggiorna materiale ai nuovi valori".
  6. Scegli le colonne uniche (vedi prossimo paragrafo).
  7. Fai clic su Passo successivo .
  8. Ricontrolla i dati e fai clic su Importa .

La scelta delle colonne uniche

Rentman usa le colonne uniche per capire quali elementi sono già presenti nel tuo database (i duplicati). Quando Rentman trova una riga del file .xlsx e un elemento del tuo database che hanno gli stessi valori nelle colonne uniche (ad esempio Nome Codice) li riconosce come duplicati, e aggiorna l'elemento nel database.

Problemi comuni e soluzioni

Se stai avendo delle difficoltà ad aggiornare il database, potrebbero esserci degli errori in come hai impostato il tuo file. L'errore più comune è avere elementi doppi nelle colonne uniche: ovvero una delle colonne che hai selezionato come unica ha degli elementi doppi (ad esempio, due articoli con lo stesso codice).

Per controllare se hai doppi elementi nel database, puoi raggruppare gli elementi in base alle colonne che usi come uniche. Fatto questo, cerca gli elementi col numero (2) e correggi l'errore - se l'elemento è unico, il numero sarà sempre (1).

Se questa non dovesse essere la causa dell'errore, controlla questa lista di possibili errori.

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