Checklist voor het activeren van Rentman 4G

Dit artikel is bedoeld voor Rentman 3 gebruikers die zich voorbereiden op Rentman 4G. Wanneer je deze checklist hebt afgelopen, ben je klaar om Rentman 4G te activeren.

Rentman 4G is anders dan Rentman 3 in veel opzichten. Daarom is het belangrijk om je goed voor te bereiden voordat je Rentman 4G activeert. In het kort gaat het om het volgende:

  1. Weet hoe Rentman 4G werkt
    Weet waar je de functionaliteiten vindt die je dagelijks nodig hebt, en hoe je ze gebruikt.
  2. Wees op de hoogte van ontbrekende functionaliteiten
    Sommige functionaliteiten die in Rentman 3 zaten, zitten momenteel niet in Rentman 4G. Weet welke functionaliteiten belangrijk zijn voor jouw bedrijf, en of deze beschikbaar zijn in Rentman 4G. Zo niet, bereid dan een alternatieve werkwijze voor.
  3. Zorg dat je templates werken
    Rentman 4G biedt kant-en-klare systeem templates aan voor offertes, contracten, facturen, pakbonnen, en meer. Custom Rentman 3 templates werken niet meer in Rentman 4G. Daarom moet je je custom templates opnieuw maken in onze nieuwste software.
  4. Extra aandachtspunten
    Als je specifieke functionaliteiten gebruikt, moet je extra controles doen of dingen instellen.

1. Weet hoe Rentman 4G werkt

Beantwoord de volgende vragen voordat je Rentman 4G gaat testen:

  • Welke functionaliteiten gaan wij dagelijks gebruiken?
  • Waar vind ik ze in Rentman 4G?
  • Hoe gebruik ik ze?

We raden aan om een realistisch project te maken, inclusief realistische data en informatie voor een gemiddeld project. Op deze manier ervaar je de meeste nieuwe functionaliteiten die je zal gaan gebruiken.

Functionaliteiten leren

Uit ervaring weten wij dat het relatief makkelijk is om wegwijs te worden met de nieuwe functionaliteiten. Echter, functionaliteiten die zijn veranderd (of opnieuw ontworpen) vereisen wel meer tijd om te leren, zoals het plannen van medewerkers en transport, en de Magazijnmodule.

Veranderingen aan het plannen van medewerkers en transport:

  • Nieuwe manier om functies (en functiegroepen) te plannen
  • Een nieuw planningscherm
  • Veel toegevoegde functionaliteiten
  • Een visuele Personeelsplanner module (beschikbaar voor accounts met een Pro licentie).
    Gebruikte je het Planbord in Rentman 3? De Personeelsplanner module in Rentman 4G is erg verschillend. We raden aan om de Personeelsplanner goed te testen, wanneer je Rentman 4G aan het testen bent.

Veranderingen aan magazijn (materiaal boeken):

  • In- en uitboeken van materiaal gebeurt nu in de Magazijnmodule.
  • Nieuwe en herontworpen interface met slepen-en-loslaten mogelijkheid
  • Materiaal kan ook worden geboekt naar Voorbereid, naast Locatie en Magazijn
  • Directe acties voor materiaal, zoals meer materiaal toevoegen of alternatieven inboeken
  • De Magazijnmodule heeft veel nieuwe functionaliteiten. Bijvoorbeeld, een tijdlijn voor voertuigen en medewerkers, overzicht van verschillende materiaalstatussen, materiaalstatus veranderen door te slepen en loslaten, en materiaalstatus veranderen door materiaal te scannen.
    Boekte je materiaal in en uit in Rentman 3? We raden aan om de Magazijnmodule goed te testen, om alle nieuwe opties voor het in- en uitboeken goed te begrijpen.

Start met het volgende:

    1. Bekijk onze video tutorials. De snelste manier om Rentman 4G te leren kennen.
    2. Ontdek wat er nieuw is in Rentman 4G.
    3. Lees onze artikelen over specifieke functionaliteiten in Rentman gebruiken.
    4. Lees onze artikelen over het instellen van Rentman 4G in Rentman opzetten.
    5. Kopieer je Rentman 3 database naar Rentman 4G, en start met testen.

2. Wees op de hoogte van ontbrekende functionaliteiten

Sommige functionaliteiten die in Rentman 3 zaten, zitten momenteel niet in Rentman 4G. Dit komt doordat zij (nog) niet mogelijk zijn met ons nieuwe framework, of omdat zij op een andere manier zijn opgenomen. Door Rentman 4G zelf te testen, ontdek je of er functionaliteiten ontbreken die je in Rentman 3 gebruikte.

Ons artikel over Ontbrekende en geplande functionaliteiten biedt ook een handig overzicht.

Op dit moment zijn de grootste ontbrekende functionaliteiten:

  • Materiaal boeken met de Rentman App
  • Gecombineerde factuur voor meerdere projecten

Deze functionaliteiten zijn gepland om te worden toegevoegd aan Rentman 4G. Als één van deze belangrijk voor je is, bereid dan een alternatieve werkwijze voor.

3. Zorg dat je templates werken

Rentman 4G biedt kant-en-klare systeem templates aan voor offertes, contracten, facturen, pakbonnen, en meer. Je vindt ze in het template overzicht, en je kan nog meer templates zoeken in onze template bibliotheek.

Als je je eigen custom templates in Rentman 3 had, moet je deze opnieuw maken in Rentman 4G. Dit komt doordat de nieuwe template editor nieuwe functionaliteiten bevat, en sommige variabelen zijn veranderd. Het was helaas niet mogelijk om automatisch alle functionaliteiten en variabelen in custom templates te updaten.

Je Rentman 3 templates worden nog steeds gekopieerd naar Rentman 4G, maar zullen niet goed werken.

Om snel je custom template te maken, dupliceer je een systeem template en bewerk je deze zoals je zelf wil. Lees ons artikel over Document templates voor instructies en uitleg.

Waarschuwing: Als je je Rentman 4G templates wil maken voordat je overstapt naar Rentman 4G, let op. Je custom Rentman 4G templates zullen verloren gaan wanneer je de defnitieve (of een nieuwe) kopie van je Rentman 3 database maakt. Echter, ons Support team kan ze altijd voor je herstellen. Dit betekent dat je ze nog steeds van tevoren kan maken.

Verwijder herinnering templates en voeg opnieuw toe

Rentman 3's systeem templates worden automatisch vervangen door Rentman 4G's nieuwe systeemtemplates, behalve templates voor herinneringen. Templates voor herinnerigen moeten handmatig worden verwijderd uit het overzicht, en daarna opnieuw worden toegevoegd via de template bibliotheek in Rentman 4G. Als je dit niet doet, staan er oude templates voor herinneringen in je overzicht, die niet zullen werken.

Support voor templates

Als je ons artikel over Document templates hebt gelezen, maar hulp nodig hebt met het maken van document templates in Rentman 4G, kan je ons Support team e-mailen of bellen.

Tegen een uurtarief biedt Rentman ook aan om document templates voor jouw bedrijf te maken. Neem contact met ons op voor meer informatie.

Ons Support team kan ook je Rentman 4G templates herstellen, indien deze verloren zijn gegaan na de definitieve (of een nieuwe) kopie van je Rentman 3 database.

4. Extra aandachtspunten

Als je specifieke functionaliteiten gebruikt, moet je extra controles doen of dingen instellen.

Loop deze aandachtspunten na nadat je de definitieve kopie van je Rentman 3 database hebt gemaakt. Als je dit hiervoor doet, zullen je veranderingen verloren gaan.

Maak verzonden berichten zichtbaar

Alle verzonden e-mails zijn standaard verborgen voor alle gebruikers van Rentman 4G. Om gebruikers alle eerdere verzonden berichten te laten bekijken, moet je de Gebruikersrollen bewerken. Wanneer je een gebruikersrol bewerkt, scroll je naar beneden tot de Berichten sectie en vink je het vakje aan om toestemming te geven.

Om verzonden berichten te bekijken:

  1. Klik op je profielnaam, rechtsbovenin.

    Username.png

  2. Kies Berichten.

Uitnodigingen

Uitnodigingen die zijn verzonden vanuit Rentman 3 kunnen niet worden overgezet naar Rentman 4G. Dit komt omdat uitnodigingen opnieuw zijn ontworpen in Rentman 4G. Je moet alle projecten met openstaande uitnodigingen langslopen, en de uitnodigingen opnieuw versturen vanuit Rentman 4G.

Afspraken

In sommige gevallen zijn afspraken voor enkele medewerkers in Rentman 3 toegewezen aan iedereen in Rentman 4G. Dit komt door veranderingen aan afspraken in Rentman 4G. Als dit het geval is, moet je je afspraken goed zetten in de Mijn Agenda module in Rentman 4G.

Controleer je e-mail templates en persoonlijke tekst templates

Templates voor e-mails en templates voor persoonlijke teksten (op documenten) werken anders in Rentman 4G. Controleer het volgende:

Locatie
De locatie van je templates kan veranderd zijn. In Rentman 3 werde alle e-mail templates en alle persoonlijke tekst templates gezamenlijk opgeslagen. In Rentman 4G worden ze echter per type document opgeslagen. Dit betekent dat je in alle typen documenten moet zoeken om in Rentman 4G om ze te zien.

Lees ons artikel over e-mail templates en persoonlijke tekst templates maken voor aanwijzingen.

Variabelen
Als je variabelen gebruikt in je e-mail en persoonlijke tekst templates, moet je deze updaten in Rentman 4G. Dit komt doordat de variabelen zijn veranderd. Zorg ervoor dat je alle e-mail templates en persoonlijke tekst templates naloopt, en de oude variabelen vervangt met de nieuwe.

Lees ons artikel over e-mail templates en persoonlijke tekst templates maken voor aanwijzingen.

Je oude Rentman 3 variabelen zitten nog steeds in je Rentman 4G templates, maar zullen niet werken totdat je ze vervangt.

Webshop plugin of API koppeling

Met onze nieuwe webshop plugin is je webshop direct verbonden met je Rentman 4G account. Je oude webshop plugin voor Rentman 3 zal niet meer werken.

Op dit moment heeft Rentman 4G geen open API. Dit komt doordat Rentman actief en in hoog tempo wordt ontwikkeld, wat het moeilijk maakt een API te blijven updaten. Lees hier meer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het voorbereiden?
Dat hangt af van je bedrijfsbehoeftes. Als je een kleine onderneming bent met weinig power users, weinig planning of boeken van materiaal, en je Rentman's systeem templates gebruikt, duurt het voorbereiden vaak niet lang.

Echter, als je een groter bedrijf bent met specifieke behoeften, kan het voorbereiden langer duren. Dit komt omdat het voor iedereen belangrijk is om met Rentman 4G te leren werken, en om Rentman 4G van tevoren goed in te stellen.

Neem meer tijd ervoor als:

  • Je met meerdere power users werkt.
  • Je veel tijd besteed aan het plannen van medewerkers.
  • Je materiaal in- en uitboekt in Rentman.
  • Je custom templates gebruikt, en dit ook wil gebruiken in Rentman 4G.

Kan ik Rentman 4G gelijk gebruiken na het activeren?
Ja. Echter, sommige instellingen moet je zelf aanpassen in Rentman 4G. Lees ons artikel over Rentman 4G activeren voor meer informatie.

Ik wil mijn Rentman 4G templates maken vóórdat ik overstap.
Als je je Rentman 4G templates wil maken voordat je overstapt, let op. Je custom Rentman 4G templates zullen verloren gaan wanneer je de definitieve (of een nieuwe) kopie maakt van je Rentman 3 database. Echter, ons Support team kan deze altijd voor je herstellen. Dit betekent dat je ze nog steeds van tevoren kunt maken.

Klaar om te activeren?

Wanneer je alles in dit artikel hebt opgevolgd, ben je klaar om de definitieve kopie van je database te maken en Rentman 4G te activeren.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 1

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.