Document templates

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

Document templates bepalen welke informatie op je documenten moet staan, en hoe ze eruit zullen zien. Document templates besparen tijd, en zijn nuttig om meerdere documenten van hetzelfde type dezelfde uitstraling te geven. In dit artikel leggen we uit hoe je een document template maakt in Rentman.-

Document types

Rentman heeft de volgende document types:

  • Offerte, contract, factuur
  • Pakbon, inhuurbon, reparatiebon, voertuigbon, materiaalbon
  • Herinnering, medewerkerbon

Het documenttype dat je kiest, bepaalt welke informatie je kan toevoegen aan een template. Als je een Contract kiest, bijvoorbeeld, kan je een knop voor digitaal ondertekenen toevoegen. Als je Pakbon kiest, kan je een materiaallijst toevoegen met kolommen die de locatie in het magazijn weergeven.

Template overzicht

  1. Ga naar de Configuratie module > Klantcommunicatie > Document templates.


Overzicht.png

In dit overzicht vind je:

  • Systeem templates
  • Templates die je zelf hebt gemaakt

Kolom toevoegen aan het overzicht

Het overzicht bevat standaard de kolommen NaamLandTaalVerborgen, en Systeemtemplate met informatie over elke template. In de sectie Template instellingen lees je wat deze kolommen inhouden.

Je kan ook extra kolommen toevoegen aan het overzicht. You can also add other columns to the overview. Lees ons artikel over Kolommen voor instructies.

Systeem templates

Rentman biedt handige, kant-en-klare templates voor elk type document. Deze templates zijn ontworpen zodat iedereen ze kan gebruiken, en zijn te vinden in het overzicht.

Systeem templates worden geüpdate en onderhouden door Rentman. Daarom is het niet mogelijk om hun inhoud direct te bewerken. Je kan een systeem template echter altijd dupliceren, om die kopie daarna zelf te bewerken. In de sectie Maak een template lees je instructies.

In de column Systeem template zie je of een template een systeem template is.

Voeg template toe vanuit de bibliotheek

In de template bibliotheek vind je nog meer templates die je kan gebruiken. Deze zijn beschikbaar in verschillende talen, en kan je toevoegen aan je overzicht.

  1. In het overzicht klik je op de Template bibliotheek knop Template_library.png.
  2. Selecteer de template(s) die je wil toevoegen.
  3. Klik Voeg toe.

Als je een systeem template uit je overzicht verwijdert, kan je deze altijd opnieuw toevoegen door in de template bibliotheek te zoeken.

Maak een template

Als je je eigen template wil maken, raden wij aan om een systeem template te dupliceren, en die vervolgens te bewerken. Dit kan veel tijd besparen, omdat je dan je template niet vanaf het begin hoeft op te bouwen.

Je kan echter ook met een nieuwe (lege) template beginnen.

Dupliceer een bestaande template

  1. Ga naar de Configuratie module > Klantcommunicatie > Document templates.
  2. Selecteer de template Select.png, en klik op de Dupliceren knop Duplicate_item.PNG.
  3. Vul een nieuwe naam in voor deze template.

    Naam.png

  4. Pas je Template instellingen aan, en voeg Blokken, modules en variabelen toe aan je template.
  5. Sla je template op.

Maak een nieuwe (lege) template

  1. Ga naar de Configuratie module > Klantcommunicatie > Document templates.
  2. Klik Voeg toe.
  3. Kies het juiste documenttype voor deze template.

    Type.png
  4. Pas je Template instellingen aan, en voeg Blokken, modules en variabelen toe aan je template.
  5. Sla je template op.

Bewerk een template

  1. Ga naar de Configuratie module > Klantcommunicatie > Document templates.
  2. Dubbelklik op een template om deze te bewerken.

Je kan een systeem template niet bewerken, omdat deze worden geüpdate door Rentman. Om een systeem template te bewerken moet je deze eerst dupliceren.

Template instellingen

Wanneer je een template bewerkt kan je de instellingen aanpassen in de Widget zijbalk, aan de rechterkant.

Instellingen.png

Voor elke template kan je het volgende instellen:

Naam
De naam van deze template.

Type
Het type document. Dit bepaalt welke informatie je kan toevoegen aan je template. Lees de sectie Document types voor alle beschikbare typen.

Verborgen
"Ja" betekent dat deze template niet gekozen kan worden voor een document.
"Nee" betekent dat deze template beschikbaar is wanneer je een nieuw document genereert.

Dunne lijnen
Bepaalt of alle lijnen 1 pixel, of 0,5 pixels moeten zijn. Dunne lijnen zien er mooier uit, maar sommige PDF-viewers (zoals de standaard PDF-viewer in Safari) kunnen deze niet weergeven. Dikkere lijnen (1 pixel) worden weergegeven in alle PDF-viewers.

Taal
De taal van deze template.

Land
De landinstellingen van deze template. Dit bepaalt, bijvoorbeeld, hoe datums worden weergegeven. In Nederland worden datums weergegeven als 23-06-2018, en in Duitsland als 23.06.2018. 

Voorbeeld bon

Bovenin het scherm kan je een bestaand document gebruiken ter voorbeeld van je template. Dit is handig om je template te zien met realistische data.

Bon.png

Briefpapier

Bovenin het scherm kan je het standaard briefpapier voor deze template instellen.

Briefpapier.png

Het briefpapier is de achtergrond van je documenten, en kan je logo, bedrijfsinformatie, en andere visuele elementen bevatten die jouw bedrijf gebruikt in haar communicatie.

Lees ons artikel over Briefpapier voor meer informatie.

Je kan altijd een ander briefpapier kiezen dan het standaard briefpapier, wanneer je een documenten genereert.

Blokken, modules en variabelen toevoegen

Elke template bestaat uit verschillende blokken, modules en variabelen. Je kan deze onderdelen toevoegen aan een template, en ze daarna afzonderlijk aanpassen.

Het document type bepaalt welke blokken, modules en variabelen je kan toevoegen.

  1. Bewerk een template.
  2. Sleep een onderdeel vanuit de zijbalk (aan de rechterkant) naar je template.

    Add_module.gif

Je ziet een voorbeeld van je template wanneer je een voorbeeldbon kiest, bovenin je scherm.

Blokken

  • Sectie met 2, 3, 4 of 6 kolommen
  • Tekstblok
  • Pagina-einde

Modules

De beschikbare modules in een template zijn verschillend voor elk type document. Voor een offerte kan je bijvoorbeeld de volgende modules toevoegen:

  • Materiaal
  • Personeelsfuncties
  • Sommatie
  • Voorwaarden
  • Afbeeldingen

Voor een materiaalbon kan je een exemplaren module toevoegen, en voor een medewerkerbon een medewerkerplanning en voertuigplanning module.

Wanneer je een module hebt toegevoegd, kan je deze ook nog aanpassen. Lees de sectie Modules aanpassen voor meer informatie.

Variabelen

Je kan snel custom informatie toevoegen aan je template met variabelen. Je kan een hoofdvariabele kiezen, en daarna een subvariabele.

Bijvoorbeeld:

  • Bedrijfsgegevens
    • Bankrekeningnummer
    • Land
    • E-mailadres contactpersoon
  • Offerte
    • Prijs excl. BTW
    • Prijs incl. BTW
    • Totaal gewicht
  1. Sleep een nieuw Tekstblok naar je template.
  2. Beweeg je muis over het tekstblok, totdat je de volgende iconen ziet: Module_options.png.
  3. Klik de Bewerken knop Edit_module.png.
  4. In de zijbalk aan de rechterkant, scroll naar beneden naar Variabele.
  5. Kies een hoofdvariabele (en subvariabele).

    Variabele.png
  6. Klik Variable_add.png om de variabele toe te voegen aan het tekstblok.

Modules aanpassen

Nadat je een module hebt toegevoegd aan je template, kan je zowel de standaardinstellingen als de kolommen in de module aanpassen.

Standaardinstellingen aanpassen

  1. Beweeg je muis over een module, totdat je de volgende iconen ziet: Module_options.png.
  2. Klik de Bewerken knop Edit_module.png.
  3. In het tabblad Data in het pop-up scherm, vind je een lijst met weergaveopties.
    Bijvoorbeeld, je kan de naam (titel) van een module aanpassen, kiezen welke materiaalgroepen worden getoond, kiezen hoe sets moeten worden getoond, hoe informatie moet worden gegroepeerd, en kiezen om het totaalbedrag van al het materiaal te tonen.
  4. Sla je veranderingen op nadat je de instellingen hebt gewijzigd.

Kolommen toevoegen, bewerken, verwijderen en verplaatsen

  1. Beweeg je muis over een module, totdat je de volgende iconen ziet: Module_options.png.
  2. Klik de Bewerken knop Edit_module.png.
  3. In het tabblad Kolommen in het pop-up scherm, kan je kolommen toevoegen of verwijderen.

    Voeg een kolom toe door een variabele te kiezen en daarna op _.png te klikken.

    Kolom_toevoegen.png

    Bewerk een kolom door erop te klikken in het overzicht.

    Kolom_opties.png

    Verwijder een kolom door te klikken op Delete.png.
    Verplaats een kolom door te klikken op Sort_column.png.

    Kolom_naam.png

Digitaal ondertekenen module

De digitaal ondertekenen module voegt een knop toe aan je template, waarmee klanten een offerte digitaal kunnen ondertekenen. Wanneer de klant op deze knop klikt, komen zij op een pagina waar ze hun handtekening kunnen zetten.

Extra instellingen voor digitaal ondertekenen moeten aangepast worden in de Configuratiemodule > Klantcommunicatie > Communicatie.

  1. Sleep de digitaal ondertekenen module naar je offerte template.
  2. Klik op de digitaal ondertekenen knop om hem te selecteren.

    Digitaal_ondertekenen.png

  3. In de zijbalk aan rechterkant, scroll naar beneden naar Knop digitaal ondertekenen / online betalen.

    Je kan de tekstkleur, achtergrondkleur en de grootte van de knop hier aanpassen.

    Digital_payments_colour.png
  4. Om de tekst in de knop te wijzigen, beweeg je muis over de knop totdat je de volgende iconen ziet: Module_options.png.
  5. Klik de Bewerken knop Edit_module.png, en wijzig de tekst.

Optioneel materiaal apart weergeven op offerte

Wanneer je je materiaal plant, kan je materiaal markeren als optioneel voor een project.

In je offerte templates kan je aangeven hoe optioneel materiaal moet worden getoond. Optioneel materiaal wordt standaard tussen al het andere materiaal gezet, maar je kan het ook als een aparte kop weergeven.

  1. Ga naar de Configuratiemodule > Klantcommunicatie > Document templates.
  2. Voeg een template voor een offerte toe, of bewerk een bestaande template.
  3. In je offerte template moet je in totaal twee Materiaal modules hebben.
    Als er al een Materiaal module in je template zit, voeg er dan nog één toe.
  4. Selecteer één van de Materiaal modules in je template, en klik op de Bewerk knop Edit__template_editor_.png
  5. Bij Materialen in optie, kies Nee.

    Nee.png

    Vergeet je veranderingen niet op te slaan.
  6. Selecteer de andere Materiaal module en klik op de Bewerk knop Edit__template_editor_.png
  7. Bij Materialen in optie, kies Enkel optionele artikelen.

    Enkel_optionele_artikelen.png

    Je offerte heeft nu een aparte kop met optioneel materiaal.
    We raden aan om de naam van deze kop te veranderen naar Optioneel. Dit kan je doen door de module te bewerken, en dan het veld Koptekst te veranderen.

Kies je standaard template

Een projecttype bevat kant-en-klare instellingen voor hetzelfde soort projecten, zoals de standaard document templates voor offertes, contracten en facturen. Je kan je standaard template voor deze documenten kiezen door een projecttype te maken of bewerken. Daarna moet je het projecttype nog toepassen op je project.

Wanneer je een document genereert, kan je altijd een andere template kiezen dan de standaard template.

Lees ons artikel over Projecttypen voor meer informatie.

Support

Als je meer hulp nodig hebt, neem dan contact op met ons Support team.

Rentman kan ook document templates voor jouw bedrijf maken, tegen een uurtarief. Neem contact op met ons Support team voor meer informatie.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.