Wanneer je je eerste project hebt gemaakt, kan je beginnen met plannen. In dit artikel leggen we uit hoe je medewerkers op functies plant, hun beschikbaarheid controleert, ritten inplant, planningen maakt, en planningen deelt met je medewerkers.

Als je een Classis licentie hebt, heb je geen toegang tot de Personeelsplanner module. Je kan wel personeel en transport plannen vanuit een project.

-

Stap 1: Open je project in de planner

Er zijn twee plekken waar je kan de personeelsplanner kan openen:

• Ga naar de  module
• In een geopend project, ga naar het Personeel en transport tabblad en klik op 

Tijdlijn
De tijdlijn in de planner maakt je planning overzichtelijk. De tijdlijn is verdeeld in twee delen:

• Projecten
• Beschikbaarheid

Het onderste gedeelte is de beschikbaarheidstijdlijn. Wanneer je een medewerker selecteert, worden zijn/haar beschikbaarheid, openstaande uitnodigingen, en geplande functies hier weergegeven.

De projectentijdlijn laat de geplande project functies, gepland personeel en uitnodigingen in afwachtingen zien. Je kan de iconen rechtsbovenin gebruiken om in- en uit te zoomen, en door de tijdlijn te scrollen.

Je opent je resources met de  knop, en filters met de  knop.

• Je resources laten alle medewerkers en voertuigen in je database zien.
• In de filter zijblak kan je de weer te geven periode selecteren.

Let op: Als je functietijden aanpast in de planner, worden deze niet in je project veranderd. Als het een 8-urige klus is die je met 1 uur verlegt, wordt het in je project en de offerte/factuur weergegeven als 8 uur.

Stap 2 - Beschikbaarheid controleren

Je kan de beschikbaarheid van je medewerkers bijhouden. Je kan Rentman profielen aanmaken voor je eigen medewerkers en freelancers, zodat zij zelf kunnen inloggen en toegang hebben tot hun eigen agenda. In hun agenda kunnen ze hun beschikbaarheid aangeven, en zien op welke projecten zij zijn gepland.

Wanneer een functie is gepland, wil je graag weten wie er beschikbaar is voor die functie. Er zijn drie manieren om iemands beschikbaarheid te bekijken.

1. In de agenda van de medewerker
2. Door een beschikbaarheidsverzoek te sturen voor een bepaalde dag/tijd
3. Door een beschikbaarheidsverzoek te sturen voor een specifieke functie

We slaan de eerste optie over, welke in dit artikel behandeld wordt. In plaats daarvan gaan we direct naar het versturen van beschikbaarheidsverzoeken.

Voordat we verdergaan, kan je deze sneltoetsen gebruiken om door de tijdlijn te bladeren:

• Alt + Z om in te zoomen
• Alt + Shift + Z om uit te zoomen
• Shift + scrolwiel om horizontaal te scrollen
• Shift + ? om alle sneltoetsen weer te geven

Om de beschikbaarheid van één van je medewerkers te vragen, volg je deze stappen:

1. Selecteer een medewerker in de linkerkolom.
2. In de onderste tijdlijn selecteer je een periode door ergens te klikken, en vervolgens te slepen. 
3. Kies 'Uitnodingen', en verander de tijden wanneer nodig in het pop-up scherm dat verschijnt.
4. In het volgende scherm, selecteer Beschikbaarheid vragen en klik 'Uitnodigen'.

De medewerker ontvangt een email (of push notificatie in de app). Hij/zij kan de uitnodiging accepteren of afwijzen. De reactie van de medewerker is te zien op de tijdzijn: een groene balk betekent beschikbaar, en een rode balk betekent niet beschikbaar.

• Meer over Uitnodigingen.

Stap 3 - Medewekers uitnodigen en inplannen

Als je een project in de linkerkolom uitvouwt, zie je alle geplande functies in de tijdlijn. Volg deze stappen om iemand uit te nodigen voor een functie:

1. Vouw het project uit door op het pijltje naast het project te klikken.
2. Klik op een rode functiebalk in de tijdlijn.
   
   
   
   De functiebalk staat voor een geplande functie op dat project. Het nummer tussen de haakjes laat hoeveel medewerkers er gepland zijn op die functie, en hoeveel er in totaal nodig zijn voor die functie. (1/2) betekent dat er één medewerker is ingepland, maar dat er twee nodig zijn. De balk wordt groen wanneer er voldoende medewerkers zijn ingepland.
   
   Wanneer je op een functiebalk klikt, wordt in de planner weergegeven welke medewerkers beschikbaar (en onbeschikbaar) zijn door hun naam groen of rood te maken.
   
   
3. Selecteer de medewerker die je wil uitnodigen voor deze functie.
4. Klik op 'Acties'.
5. Selecteer 'Geselecteerde medewerkers uitnodigen' uit het uitvouwmenu.
6. In Rentman kan je een 'beschikbaarheidsverzoek' sturen (handig wanneer je meedere medewerkers uitnodigt), of een uitnodiging voor een specifieke functie versturen.
7. Selecteer je gewenste optie, en klik op 'Uitnodigen'.

Wanneer je op Uitnodigen klikt, verstuurt Rentman een email en/of push notificatie met de informatie van deze functie. Openstaande uitnodigingen worden weergegeven als een gele balk, bij 'Uitnodigingen' van je project. Wanneer je medewerkers de uitnodiging accepteren of weigeren, wordt dit gesynchroniseerd met de planner en wordt het in de tijdlijn weergegeven.

Medewerkers op een functie plannen

Je kan uitnodigingen overslaan, wanneer je al weet of iemand beschikbaar is. In dat geval kan je op twee manieren iemand inplannen. namelijk onzichtbaar en zichtbaar.

• Onzichtbaar plannen is handig wanneer het project nog niet definitief is.
• Zichtbaar plannen is handig wanneer het project en de planning bevestigd zijn.

 
Hoe plan ik een medewerker in?

1. Klik op een rode functiebalk in de tijdlijn. Je kan de functietijden veranderen door deze te verslepen.
2. Selecteer de medewerker die je op deze functie wil plannen.
3. Kies tussen Onzichtbaar en Zichtbaar plannen, en klik daarna op de Plan knop. Je kan ook dubbelklikken op de naam van een medewerker.
   
   

Stap 4 - De planning versturen

Vanuit de planner kan je de planning versturen naar je medewerkers en freelancers.

1. Klik op de Email knop .
2. Selecteer een periode.
3. Aan de rechterkant kies je de projecten waarvan je de planning wil sturen.
4. Selecteer welke medewerkers de planning moeten ontvangen. Als een medewerker rood is gemarkeerd, betekent dat dat hun agenda is geüpdate sinds de laatste email.
5. Klik op 'Versturen'.
6. In het pop-up scherm kan je een email template kiezen, of zelf tekst typen.
7. Klik nogmaals op 'Versturen'. 

Je medewerkers ontvangen nu een email met hun persoonlijke tijdschema's van de projecten die je hebt geselecteerd.