Genereer een offerte en contract

Wanneer je een offerte of contract genereert neemt Rentman automatisch de prijsinformatie over van de projectplanning. Om deze informatie in je documenten weer te geven, zul je materialen en personeels- en transportfuncties moeten plannen.

Binnen Rentman is er geen verschil in hoe offertes of contracten werken. Afhankelijk van de voorkeuren van het bedrijf kun je ervoor kiezen om de één, de ander, of beide te gebruiken.

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

 

Een offerte of contract maken

  1. Ga naar het tab ‘Financieel’ van je project.
  2. Klik op ‘Print bon’ en kies voor Maak offerte of Maak contract.
  3. Klik op de Open widget knop Widget.png om de widget kolom te openen.
  4. Configureer je documentinstellingen in het rechter kolom.
  5. Klik op Genereer wanneer je het document correct geconfigureerd hebt.
    Wanneer je verdere wijzigingen aan je project, of documentinstellingen doorvoert moeten de documenten opnieuw gegenereerd worden.

Het gegenereerde document is beschikbaar in het rechter kolom van het tabblad ‘Financieel’. Je kunt hier alle versies van je financiële documenten terugvinden.

 

Documentinstellingen

Lay-out

Template
Kies hier het document template voor het document. Het project type definieert welke template standaard geselecteerd is. Uiteraard kan je altijd voor een ander template kiezen.
Briefpapier
Het briefpapier is de achtergrond van je document en kan afbeeldingen, een header en een footer bevatten. Het project type definieert welke briefpapier standaard geselecteerd is. Uiteraard kan je altijd voor een ander briefpapier kiezen.
Persoonlijk bericht

Je kunt aan elk document een persoonlijk bericht voor de ontvanger toevoegen.

  1. Klik op Wijzig persoonlijke tekst.
  2. Typ het gewenste bericht, of bespaar tijd door gebruik te maken van een template.
  3. Sla je tekst op.
  4. Klik op hergenereer om de persoonlijke tekst weer te geven.

 

Versie

Nummerreeks
Nummer

Dit is het documentnummer. Je dit nummer gebruiken als referentie voor intern gebruik, of voor de ontvanger.

In de configuratiemodule kan je de nummerreeksen configureren en zo bepalen waar deze begint.

Klik boven het document op Nieuw nummer om een extra offerte of contract te creëren. Dit kan handig zijn om de klant meerdere opties te bieden. Alle offertes en contracten zijn zichtbaar in het rechterkolom van het tabblad ‘Financieel’.

Versie
Dit is de huidige documentversie. Klik op boven het document op Nieuwe versie om een nieuwe versie toe te voegen en de klant hiervan te informeren. Oudere versies van het document zijn altijd beschikbaar in het tabblad ‘Algemeen’.
Datum

Dit is de aanmaakdatum van het document.

 

Gelinkte items

Standaard worden alle subprojecten op de offerte of het contract weergeven. Uiteraard kan je kiezen welke subprojecten weergeven moeten worden.

Uitvoer

Subject

Dit veld zal gebruikt worden als onderwerp wanneer je het document naar de klant mailt.

Sets en cases uitklappen
Kies er hiervoor of de inhoud van sets en cases weergeven moeten worden op het document. In de materialen module kun je dit ook per set of case configureren.
Bestandsnaam

Dit is de naam van het .PDF document. Standaard wordt de bestandsnaam gegenereerd op basis van het documenttype en -nummer.

 

Financieel

Btw weergeven

Kies hier of de btw op het document weergeven moet worden

Vervaldatum
Kies hier de vervaldatum van het document.

Hergenereer, Nieuw nummer, Nieuwe versie

Wanneer je een wijziging in het project, of de documentinstellingen aanbrengt moet je het document hergenereren, een nieuw nummer geven of een nieuwe versie maken.

Deze verschillende opties zijn als volgt:

  • Kies Hergenereer om de offerte of het contract te updaten zonder het versie of documentnummer te veranderen. Gebruik deze optie tot je een bruikbaar document hebt.
  • Kies Nieuw nummer als je een nieuwe offerte of contract wilt bieden, en de oude ter referentie wilt bewaren.
  • Kies Nieuwe versie als je een geupdate versie van de offerte of contract stuurt zonder de oude te bewaren.

Als je geen van deze opties kies worden de doorgevoerde veranderingen in het project of de documentinstellingen niet weergegeven in het document.

Vervaldatum

Elk in Rentman gecreëerd financieel document heeft een vervaldatum. Na deze vervaldatum is de offerte of het contract niet meer geldig. Rentman hanteert standaard een vervaldatum van 14 dagen. Uiteraard kan je altijd voor een andere vervaldatum kiezen.

Je kunt altijd handmatig de vervaldatum van een document wijzigen. Dit overschrijft de standaardvervaldatum.

  1. Ga naar de configuratiemodule > Financieel > Financieel.
  2. Zoek de optie Standaard vervaltermijn offerte/contract en kies de gewenste vervalperiode.

De vervaldatum wordt ook op het document weergegeven.

In de configuratiemodule kan je ervoor kiezen om je klanten verlopen documenten te laten ondertekenen.

In de Projectmodule kan je filteren op projecten met verlopen offertes.

Je document downloaden

Je kunt je offertes of contracten als .PDF of als Word (.docx) downloaden. Klik hiervoor op Download als Word of Download als PDF wanneer je een document genereert.

Vergeet niet je document te (her)genereren om de wijzigingen in het document door te voeren.

Je offertes of contracten mailen

Je kunt de offertes of contracten direct vanuit Rentman naar de klant mailen. Je klanten kunnen deze ook digitaal ondertekenen.

Algemene voorwaarden instellen

Je kunt je algemene voorwaarde configureren en kiezen hoe deze verzonden worden in de configuratiemodule.

Frequently asked questions

Hoe voeg ik mijn logo en bedrijfsinformatie toe aan een document?
Je kunt deze toevoegen door je briefpapier naar Rentman te uploaden.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.