Genereer een offerte en contract

Offertes en contracten genereer je in het tabblad Financieel van een project. Deze financiële bonnen worden gegenereerd op basis van de gegevens die je invult tijdens het maken van een project. Voordat je een offerte kunt genereren, dien je dan ook eerst materiaal en/of personeels- en transportfuncties te plannen op je project. De prijzen die je hiervoor rekent aan je klant en kortingen die je geeft kun je vervolgens tonen op de offerte. Hieronder leggen we je uit hoe je offertes en contracten aanmaakt.

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

-

Offertes en contracten genereren

Nadat je een projectaanvraag hebt ontvangen van een klant en je het gewenste materiaal en/of personeels- en transportfuncties hebt ingepland, kun je vanuit Rentman een offerte genereren. Dit doe je vanuit het tabblad financieel van een project. Volg onderstaande stappen om een offerte of contract aan te maken.

  1. Ga naar Projectenmodule > Project > Financieel.
  2. Klik op de knop bon_afdrukken_button.png en kies voor de optie 'Maak offerte' of 'Maak contract'. 
  3. In het hierop volgende scherm wordt de offerte of het contract weergegeven op basis van je geselecteerde template en briefpapier.

De offerte wordt opgemaakt op basis van je geselecteerde template en briefpapier. Nadat je een offerte of contract hebt gegenereerd, heb je nog de mogelijkheid om een andere template of ander briefpapier te selecteren. Dit doe je in het widgetspaneel van de genereerde offerte onder het kopje template en het kopje briefpapier. In onderstaande afbeelding zie je deze kopjes oranje omlijnd. 

Het widgetspaneel van het scherm met de gegenereerde offerte geeft je de mogelijkheid verschillende instellingen van de bon aan te passen.

Template wijzigen

De structuur en opmaak van je offerte is gebaseerd op je geselecteerde template. Op de template geef je aan welke je informatie je wilt tonen op de bon en hoe dit gestructureerd is. 

In het widgetspaneel heb je de mogelijkheid om een andere offertemplate te selecteren. Doe dit via het drop-down menu onder Template.

Logo en bedrijfsinformatie toevoegen

Wil je je logo en bedrijfsinformatie tonen op de offerte? Dan kun je dit als briefpapier uploaden in Rentman. 

Toevoegen van persoonlijke tekst

Wil je een persoonlijke boodschap voor je klant plaatsen op de offerte?

Lees ons artikel over persoonlijke tekst toevoegen

Bestandsnaam aanpassen

Zodra je een offerte aanmaakt wordt er automatisch een bestandsnaam gegenereert op basis van de soort bon en het nummer van de bon. Deze bestandsnaam heeft een .PDF extensie. Wil je deze bestandsnaam aanpassen? Dan heb je de mogelijkheid de bestandsnaam te wijzigen in het widgetspaneel onder Bestandsnaam. 

Vervaldatum offerte en contract

Elke offerte of contract die je genereert heeft een vervaldatum. Deze datum staat standaard op 14 dagen na de offertedatum. Je kunt de vervaldatum wijzigen per offerte of contract, maar je kunt ook de standaardvervaldatum aanpassen. Hieronder leggen we je beide werkwijzes uit.

Vervaldatum wijzigen per offerte of contract
Wil je voor een specifieke offerte de vervaldatum wijzigen? Pas dan de datum aan onder Vervaldatum in het widgetspaneel. Klik na het aanpassen op hergenereren om de wijziging actief te maken.

Standaardvervaldatum wijzigen 
Wil je de standaardvervaldatum van 14 dagen wijzigen? Doe dit dan bij Algemeen onder Financiele configuratie in het configuratiemenu. Hier kun je bij Standaard geldigheid offerte/contract het aantal dagen invullen waarna de offerte dient te vervallen. 

Offertes en contracten downloaden

Je kunt op twee manieren offertes en contracten downloaden, namelijk als PDF-bestand of als Word-bestand. Gebruik hiervoor de knop download_pdf_button.png of de knop download_word_button.png in het scherm met de gegenereerde offerte.

Sets en cases in/uitklappen

Standaard van set

De instellingen van de set zoals deze in de materialenmodule ingesteld zijn worden overgenomen.


Alle inhoud weergeven

Alle inhoud van sets wordt getoond op de bon.

Offertes en contracten e-mailen

Na het genereren van de offerte of het contract heb je de mogelijkheid om deze bon rechtstreeks vanuit Rentman naar de klant te e-mailen. Deze e-mails worden vanuit een centrale Rentman server verstuurd met het mailadres: uwaccount@rentmanclient.com. Volg onderstaande stappen om de gegenereerde bon te versturen.

  1. Klik op de email_button.png knop in het scherm met de gegenereerde offerte.
  2. In het hierop volgende scherm vul je de e-mailadressen van de ontvangers in en kun je eventueel een persoonlijke tekst bijvoegen. Ook heb je hier de mogelijkheid om het onderwerp van de e-mail aan te passen.
  3. Klik op Verstuur e-mail.

Digitaal Ondertekenen van offerte

Je hebt de mogelijkheid om je klant de offerte of het contract digitaal te laten ondertekenen. De module Digitaal ondertekenen is standaard onderdeel van de offerte en contract systeemtemplate. Wil je de module 'Digitaal ondertekenen' toevoegen aan een zelg aangemaakte template, dan kun je deze toevoegen aan je template in het configuratiemenu.

Offerte ondertekend door klant
Zodra je klant de offerte of het contract ondertekend, dan ontvangt de accountmanager van het project hiervan een bevestigingsmail (TESTEN). 

De getekende bon vind je hierna ook terug als bestand van je project. Projectbestanden vind je in het widgetspaneel onder Bestanden. (TESTEN)

Projectstatus na ondertekenen
Zodra je klant de offerte of het contract ondertekend, dan veranderd de status van het project automatisch naar 'Bevestigd'.

Hergeneren van offerte

Klik op dehergeneren_wijzigingen_button.png knop na het wijzigen van de instellingen om de wijzigingen actief te maken. Het oranje bolletje voor 'Hergenereren' geeft aan dat je wijzigingen hebt aangebracht die nog niet actief zijn. Na het klikken op deze knop zal het oranje bolletje verdwijnen

Genereren van nieuw offertenummer

Wil je verschillende offertes opmaken, dan kun je kiezen voor het genereren van een nieuw offertenummer. Deze nieuwe offerte vind je terug aan de rechterkant bij tabje financieel.

Genereren van nieuwe versie

Wanneer je bestaande offerte verouderd is en je deze wilt vervangen door een nieuwe versie dan kun je een bon genereren met nieuwe versie. Alleen de nieuwe versie zal bij het tabje financieel komen te staan, oudere versies zijn nog wel in de bestanden van een project te vinden. Dit vind je in de widgets als je naar het tabje 'algemeen' gaat.

 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.