Je documenten opzetten in Rentman

Met Rentman kan je offertescontractenfacturenpakbonneninhuurbonnencallsheets en meer soorten documenten maken, en direct versturen. In je document templates leg je vast welke informatie in je documenten moet staan, en hoe het eruit moet komen te zien. Je briefpapier bepaalt de uitstraling van je pagina's, bijvoorbeeld met je bedrijfslogo, bedrijfsinformatie en visuele bedrijfsidentiteit.

In dit artikel bieden we een overzicht van de stappen om de juiste informatie op je documenten te krijgen, en ervoor te zorgen dat zij eruit zien zoals je wilt.-

Gebruik een voorbeeldproject

Voordat je je documenten opzet, raden we aan om een realistisch voorbeeldproject te gebruiken (of te maken). Dit project kan je gebruiken om te zien hoe je documenten eruit zullen zien wanneer zij gevuld zijn met realistische inhoud en informatie.

Lees dit artikel voor hulp bij het maken van een project.

Upload en kies je briefpapier

Het briefpapier bevat je bedrijfslogovisuele bedrijfsidentiteit, en bedrijfsinformatie. Je kan het zien als de achtergrondafbeelding van je documentpagina's, en je kan het ontwerpen zoals jij dat wil. Wanneer je je briefpapier hebt ontworpen, upload je het naar Rentman als .PDF bestand.

Het project type dat je kiest voor je project bepaalt welk briefpapier standaard wordt toegepast. Je kan er echter altijd voor kiezen om een ander briefpapier te gebruiken dan het standaard briefpapier.

Lees ons artikel over briefpapier.

Document templates

Document templates bepalen welke informatie op je documenten moet komen te staan, en hoe hoe dit eruit moet zien.

Templates gebruiken

Rentman biedt kant-en-klare systeemtemplates voor alle documenten. Deze templates zijn ontworpen zodat iedereen ze kan gebruiken. Onze ervaring leert dat deze templates genoeg informatie en opties bevatten voor de meeste gebruikers.

Lees ons artikel over document templates.

Templates aanpassen

Sommige gebruikers willen kleine veranderingen aanbrengen in een template, of er één helemaal zelf maken. Door een systeemtemplate te dupliceren kan je een template altijd aanpassen zoals jij dat wil.

Lees ons artikel over document templates aanpassen

Kies je standaard templates

In Rentman kan je een project type voor je projecten kiezen. In een project type kan je de standaard template voor offertes, contracten en facturen instellen.

Je kan ook alle bestaande templates verbergen (behalve één), zodat je alleen die template kan kiezen voor een document. 

Standaardteksten op documenten aanpassen

Factuurmomenten, betalingscondities en aanvullende voorwaarden gebruiken standaardteksten. Deze kan je vinden en bewerken op de volgende plekken:

  • Configuratiemodule > Financieel > Factuurmomenten
  • Configuratiemodule > Financieel > Betalingscondities
  • Configuratiemodule > Financieel > Aanvullende voorwaarden

Je standaard Algemene voorwaarden moet je uploaden naar Rentman als een .PDF bestand. Dit doe je in de Configuratiemodule > Financieel > Financieel.

Maak templates voor e-mails en persoonlijke teksten

Je kan je offerte of contract direct mailen naar je klant, en er een persoonlijke tekst aan een document toevoegen. Je kan tijd besparen door templates te maken voor je e-mails en persoonlijke teksten. Hiermee kan je snel een template selecteren, en kleine aanpassingen doen aan je e-mail of tekst als dat nodig is.

Lees ons artikel over templates voor e-mails en persoonlijke teksten

Maak een e-mail handtekening

Een e-mail handtekening is handig om je uitgaande emails te personaliseren met je persoonlijke informatie en bedrijfsinformatie. Je kan tekst, afbeeldingen en variabelen toevoegen aan je handtekening.

Lees ons artikel over je e-mail handtekening

Afbeeldingen toevoegen aan documenten, emails, teksten en handtekening

Je kan ook afbeeldingen toevoegen aan document templates, emails, persoonlijke teksten en je e-mail handtekening. Hiermee maak je professioneel-uitziende documenten en berichten, en kan je klanten ook visuele informatie aanbieden.

Lees ons artikel over afbeeldingen toevoegen

Verifieer je domein: e-mail verzendadres aanpassen

Je kan aanpassen welk e-mailadres klanten zien wanneer ze e-mails vanuit Rentman ontvangen. Je kan het aanpassen naar info@jouwbedrijf.com of medewerker@jouwbedrijf.com. Met dit adres herkennen klanten je beter, in plaats van het standaard @rentmanclient.com domein te zien.

Lees ons artikel over het aanpassen van het verzendadres van e-mails

Support

Als je extra hulp nodig hebt met het opzetten van documenten, neem dan contact op met ons Support team.

Rentman biedt ook aan om document templates voor jouw bedrijf te maken, tegen een uurtarief. Neem contact op met onze Support voor meer informatie.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.