Importeer je materiaal

In Rentman kan je je eigen materiaal toevoegen door een materiaalbestand te importeren. In dit artikel nemen we de stappen met je door die nodig zijn om je eigen materiaal in Rentman te importeren.

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

Als je één (of een kleine hoeveelheid) items wil toevoegen, kan je dat doen in de Materiaal module

Voordat je begint

Dit heb je nodig voordat je je materiaalbestanden kan importeren:

  • Een Excel of .csv bestand met je materiaalinformatie. Als je er nog geen hebt, hebben we een template aangemaakt zodat je er gemakkelijk eentje kan maken.
  • Een logische structuur van de mapjes in de Materiaal module, zodat je georganiseerd blijft en je je materialen sneller kan vinden. Je kan de link volgen om je folders alvast te creeeren, of je kunt Rentman automatisch de paden van de mapjes laten aanmaken. Je kiest het goede map-pad in de Mappen kolom van je bestand (zie volgende sectie) 

Bereid je materiaalbestand voor

De lijst die je gaat importeren in Rentman moet een .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) of .csv bestand zijn.

Je kunt onze template onderaan dit artikel downloaden. Je kunt deze gebruiken als vergelijkingsmateriaal, of om een materiaalbestand aan te maken. 

Hier vind je wat tips voor het importeren van je bestanden:

  • Het is een goed plan om duidelijke headers (titels) in de eerste rij van je bestand te hebben.
  • Importeer niet meer dan 64 kolommen tegelijk.
  • Er is geen minimum aantal kolommen. We adviseren je wel op zijn minst de belangrijkste aspecten te importeren, zoals naam, hoeveelheid en verkoopprijs. 
  • Het pad van het mapje van je item moet worden gespecificeerd in de Mappen kolom, zoals hier: audio/microfoon/draadloos. 
  • Zorg er voor dat je bestand geen meerdere sheets heeft (een .xslx met meerdere sheets kan niet geïmporteerd worden in Rentman).
  • Als je QR codes gebruikt, zorg er dan voor dat ze uniek zijn en korter dan 25 cijfers.
  • Laat geen lege rijen in je .xlsx bestand.
  • Voeg geen afbeeldingen toe aan je .xlsx bestand. Je kunt deze later toevoegen in de software.
  • Zorg er voor dat alle informatie is ingevuld als tekst, en zonder opmaak (bold, italics, achtergrondkleuren etc).

Als het goed is, ziet je .xslx bestand er ongeveer zo uit:

ideally3.png

Serienummerkolommen

Als je serienummers gebruikt, kan je kolommen aanmaken in je materiaalbestand die informatie bevatten over een uniek item, geïdentificeerd door een serienummer. Deze kolommen zijn nuttig, omdat elk onderdeel van hetzelfde item een andere aankoopdatum of interne verwijzing kan hebben. 

In je bestand, zou je serienummerkolom er ongeveer zo uit kunnen zien:

Onthoud dat meerdere serienummers altijd verbonden zijn met hetzelfde item.

Importeer je materiaalbestand

  1. Ga naar de Materiaal module.
  2. Klik op het Kolommen knopje Columns.png  en kies Importeer.
  3. Upload je materiaalbestand.

    Upload_file.png

    Een voorvertoning van je bestand wordt getoond in het volgende scherm. Belangrijk: alleen de eerste 8 rijen van je bestand worden voorvertoond.
  4. Als je bestand kolomtitels (headers) in de eerste rij heeft staan, selecteer dan 

    Check.png Bevat headers.

    Dit betekent dat de eerste rij van je bestand niet geïmporteerd zal worden.
  5. Geef voor elke kolom aan of het een serienummerkolom is of een normale Materiaal kolom.

    Als je geen serienummers gebruikt, kies dan altijd voor de Materiaal kolom.

  6. Zorg dat de titels van je kolommen overeenkomen met de titels in Rentman. Dit is belangrijk omdat je eigen kolommen wellicht een andere naam hebben.

    In dit voorbeeld heet de eerste kolom in je bestand Item. Het bevat de namen van je materiaal. Echter, in Rentman is de titel van deze kolom Name (in database).
  7. Klik Volgende stap wanneer je dit gedaan hebt voor alle kolommen.
  8. Kies wat je wil doen met dubbele rijen. Een dubbele rij komt voor wanneer een waarde in een kolom a bestaat in de Rentman database. Er zijn drie opties:
    Duplicate_rows.png
    (Importeer alle rijen als nieuw item) - (Dubbele rijen overslaan) - (Items bijwerken naar waarden in in importbestand)
    Als je er voor kiest om alle rijen als nieuw item te importeren, creëert Rentman een nieuw item voor elke rij. Dit is de standaard optie, en deze zal elke rij van het Excel bestand als item importeren. 

    Als je er voor kiest om de dubbele rijen over te slaan, zal Rentman geen items importeren die al in je database staan. Wanneer je voor deze optie kiest, moet je de kolommen in je bestand selecteren die zullen worden gescand voor dubbelen. We noemen dit unieke kolommen. Wanneer Rentman een item in je database vindt en een rij in je .xlsx bestand met dezelfde waarde in de geselecteerde unieke kolommen (zoals Naam of Code), zal de rij worden overgeslagen (en zal dus niet worden geïmporteerd). Dit is een handige optie als in het .xlsx bestand materialen staan die je in het verleden al hebt geïmporteerd, en je dubbele items in je database wil vermijden.

    Als je een item in je database wil updaten (bijvoorbeeld: nieuwe prijs), kan je hier vinden hoe je dat doet. 
  9. Selecteer de hoofdmap van je eigen mappenstructuur.

    De hoofdmap is het mapje bovenaan, en bevat je mappenstructuur.

    Folder_structure.png

    Normaal gesproken kies je simpelweg de hoofdmap.
    Waarschuwing: als je materiaalbestand geen Mappen kolom bevat, worden alle items in dezelfde hoofdmap geplaatst. Dit betekent dat je items niet georganiseerd zijn en het dus misschien lastig is deze te vinden. We raden je aan je eigen mappenstructuur te creëren, en het juiste pad voor je items in de Mappen kolom te specificeren. 
  10. Kies voor Volgende stap.
  11. Controleer je data en kies Importeren.

Mogelijke problemen en oplossingen

Soms gaat er iets mis met het importeren. Als jou dit overkomt, controleer dan of je één van de volgende fouten maakt: 

  • Dubbele serienummers of QR codes - In Rentman kan je niet hetzelfde serienummer of dezelfde QR-code gebruiken voor meer dan één item. Als je een item importeert met het serienummer of de QR-code X, en X zit al in je database, dan wordt het item niet geïmporteerd. Onthoud dat QR-codes in Rentman een maximum aantal tekens hebben van 25 (inclusief spaties). Als je QR-code de 25 tekens overschrijdt, zal deze worden afgekapt. Dit kan resulteren in identieke QR-codes.
  • Te veel data - Grote bestanden verwerken kan lang duren, en sommige informatie loopt dan het risico niet geïmporteerd te worden. Als dit gebeurt, verwijder dan de laatste import, verdeel je lisjt in kleinere bestanden en importeer ze apart. 
  • Verkeerde opmaak - Alles wat in je bestand staat moet ingevuld zijn als tekst, en zonder opmaak (dikgedrukt, schuingedrukt, achtergrondkleuren etc.). 
  • Meerdere sheets - Als je .xslx bestand meerdere sheets heeft, kan deze niet worden geïmporteerd in Rentman. 

Verwijder een import

Wanneer een import (deels) misgaat, is het het beste om de informatie te verwijderen en opnieuw te beginnen. Elke keer als je materiaal importeert, creëert Rentman een label met het format import-datum-uur. Selecteer simpelweg het label van je laatste update en verwijder deze items. 

Update materiaal in je database

Als je je materiaal al geïmporteerd hebt maar wat veranderingen aan wil brengen, kan je de items in je database updaten.

Importeer extra input velden

  1. Stel het extra input veld in in de Configuratie module.
  2. Creeer een kolom met de extra input veld waarde in je .xlsx bestand.
  3. Wanneer je het bestand importeert, zorg dan dat de nieuwe kolom en het extra input veld overeenkomen (je kunt dit vinden in de Extra sectie van de kolommen.

Download ons import template

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 1 van 2

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.