Importeer je materiaal

Met de importfunctie in Rentman kan je jouw materiaal importeren vanuit een .xlsx (Excel) of .csv bestand. Dit artikel legt uit hoe je dat doet.

In dit artikel:
> Informatie over importeren
> Hoe importeer ik materiaal?
> Hoe importeer ik materiaal met serienummers?
> Voorbeeldtemplate voor importeren
-

Wat is importeren?
Het uploaden van jouw materiaaldatabase (.xlsx (Excel) of .csv) naar Rentman zorgt ervoor dat je dit overzicht van je materialen in Rentman kan gebruiken.

Mappen en submappen
Materiaal wordt in Rentman gesorteerd in verschillende mappen en submappen om het overzicht te bewaren. Om het sorteren te helpen, kan je ook een aparte 'map'kolom aanmaken in het bestand dat je uploadt, waarin je specificeert in welke map een item terecht moet komen. Wanneer deze kolom nog niet bestaat in het geüploade databestand, voegt Rentman deze automatisch toe.

Let op: In een 'map'kolom in het databestand zijn submappen van elkaar gescheiden met een / schuine streep. Geïmporteerde data genaamd audio/microfoons zal worden gesplitst in een submap genaamd Microfoons maakt in de hoofdmap Audio. Er zit geen limiet op het aantal submappen dat je kunt maken.

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

-

Materialen importeren

Let op: Wanneer jouw importbestand serienummers bevat, raadpleeg dan de sectie Hoe importeer ik materiaal met serienummers?

Onder de animatie vind je stap-voor-stap instructies.

Materiaal_importeren.gif

Instructies

1.

Ga naar de Materialen module in de linker navigatiebalk.


2.

Klik op de Columns.png Kolommen knop en kies Importeren

3.

Upload je materiaalbestand (.xlsx (Excel) of .csv bestand). Je materiaal wordt automatisch weergegeven in dit scherm. Let op dat enkel acht rijen van je data hier worden weergegeven, in plaats van alle data.

4.

Geef, bovenin het scherm, aan of er kolomtitels in jouw databestand aanwezig zijn. Wanneer dit zo is en je deze optie aanvinkt, wordt de eerste rij van het databestand niet geïmporteerd.

Bevat_kopregel.pngEerste rij wordt niet geïmporteerd.

5.

Kies, uit het bovenste uitvouwhokje, de juiste beschrijving voor elke kolom in het bestand. Onderaan het importeer-scherm kan je naar rechts scrollen met de grijze balk, om alle kolommen in het bestand te zien.

6.

In het tweede uitvouwhokje, direct daaronder, kies je een verdere beschrijving van elke kolom in het bestand. Bijvoorbeeld: voor een kolom met materiaaltitels, kies je 'Naam (in database)'.

7.

Klik op Volgende stap wanneer je alle kolomwaarden juist hebt ingevuld.

8.

In het volgende scherm kan je kiezen wat er moet gebeuren met dubbele rijen uit jouw bestand. Als dit jouw eerste import is, kies Importeer alle rijen als nieuw item.

9.

Kies de hoofdmap. Al het materiaal wordt in deze hoofdmap geïmporteerd. Wanneer jouw importbestand geen 'map'kolom bevat, zal al het materiaal in dezelfde map worden geplaatst. Klik daarna op Volgende stap om verder te gaan.

10.

Controleer jouw data. Wanneer alles klopt, klik op Importeren om het importeren te beginnen. Wanneer iets niet klopt aan de kolommen, klik dan op Vorige Stap om de kolomwaarden aan te passen.

Na het importeren verschijnt er een pop-up die laat zien 1) hoeveel items succesvol zijn geïmporteerd 2) of er fouten hebben plaatsgevonden.

11.

Herlaad de pagina (F5) om de import te voltooien. Je kan alle waarden van je materiaal in Rentman zelf alsnog aanpassen na het importeren, als je dit wenst.

Importeer materialen met serienummers

Wanneer jouw importbestand serienummers bevat moet je dit aangeven tijdens het importeren in Rentman. Je geeft dan aan welke rijen uit je databestand geïmporteerd moeten worden als items, en welke als serienummers van een item.

Verschil tussen items en serienummers: Wanneer je een item bezit (bijv. een Martin Atomic 3000 DMX stroboscoop), voer je dit in als item in Rentman. Heb je echter vijf exemplaren van deze stroboscoop, dan maak je hiervan één item met vijf unieke serienummers.

Voorbeeld van importbestand zonder serienummers 
NL_1.png

Voorbeeld van importbestand met serienummers 
NL_2.png

Let op: Wanneer je een bestand met serienummers wilt importeren, moet je tenminste één kolom hebben die toegewijd is aan serienummers. Voor deze kolom in je databestand moet je tijdens het importeren de juiste kolombeschrijving kiezen.

Instructies

1.

Ga naar de Materialen module in de linker navigatiebalk.

2.

Klik op de Columns.png Kolommen knop en kies Importeren

3.

Upload je materiaalbestand (.xlsx (Excel) of .csv bestand). Je materiaal wordt automatisch weergegeven in dit scherm. Let op dat enkel acht rijen van je data hier worden weergegeven, in plaats van alle data.

4.

Geef, bovenin het scherm, aan of er kolomtitels in jouw databestand aanwezig zijn. Wanneer dit zo is en je deze optie aanvinkt, wordt de eerste rij van het databestand niet geïmporteerd.

Bevat_kopregel.pngEerste rij wordt niet geïmporteerd.

5.

Kies, uit het bovenste uitvouwhokje, telkens tussen materiaal en serienummer voor elke kolom in het bestand.

Als jouw lijst meerdere exemplaren van hetzelfde item bevat (serienummers), moet je tenminste één kolom aanwijzen als serienummer. Deze kolom moet voor elk individueel exemplaar een uniek serienummer bevatten.

6.

In het tweede uitvouwhokje, direct daaronder, kies je een verdere beschrijving van elke kolom in het bestand. Bijvoorbeeld: voor een kolom met materiaaltitels, kies je 'Naam (in database)'.

7.

Klik op Volgende stap wanneer je alle kolomwaarden juist hebt ingevuld.

8.

In het volgende scherm kan je kiezen wat er moet gebeuren met dubbele rijen uit jouw bestand. Als dit jouw eerste import is, kies Importeer alle rijen als nieuw item.

9.

Kies de hoofdmap. Al het materiaal wordt in deze hoofdmap geïmporteerd. Wanneer jouw importbestand geen kolom met mapwaarden bevat, zal al het materiaal in dezelfde map worden geplaatst. Klik daarna op Volgende stap om verder te gaan.

10.

Controleer jouw data. Wanneer alles klopt, klik op Importeren om het importeren te beginnen. Wanneer iets niet klopt aan de kolommen, klik dan op Vorige Stap om de kolomwaarden aan te passen.

Na het importeren verschijnt er een pop-up die laat zien 1) hoeveel items succesvol zijn geïmporteerd 2) of er fouten hebben plaatsgevonden.

11.

Herlaad de pagina (F5) om de import te voltooien. Je kan alle waarden van je materiaal in Rentman zelf alsnog aanpassen na het importeren, als je dit wenst.


Instellen hoe Rentman de voorraad berekent

In Rentman kan je op twee manieren de grootte van de voorraad berekenen: handmatig, of automatisch gebaseerd op het aantal serienummers. Wanneer je een databestand met nieuwe items en serienummers hebt geïmporteerd, moet de voorraad standaard handmatig worden ingevoerd. De standaardwaarde hiervoor is 1.

Om te veranderen naar automatische voorraadbepaling:

  • Ga naar de materiaalmodule, en dubbelklik het item
  • Onder Gegevens -> Aantal,  kies 'Bereken aantal door exemplaren te tellen'.

Voorbeeldtemplate voor importeren

We hebben een Excel-template gemaakt ter voorbeeld, welke laat zien hoe je een juiste dataset importeert in Rentman. In deze template zijn de kolomwaarden al gespecificeerd; je kan deze gebruiken om jouw materiaal bij in te vullen op de juiste plaatsen en daarna te uploaden.

Download hieronder:

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.