Automatisch facturen exporteren naar Exact Online

Door Exact Online te koppelen aan Rentman, kan je je facturen automatisch laten exporteren naar Exact Online. Dit bespaart moeite, en is sneller dan het exporteren naar een Excel-bestand vanuit de Facturenmodule (zie dit artikel).

Belangrijk: Facturen die horen bij privépersonen in Rentman kunnen niet automatisch worden geëxporteerd naar Quickbooks. Een workaround hiervoor is om het type van deze contacten te veranderen in bedrijf.

Voordat je Rentman koppelt aan Exact Online, moet je wel de contactnummers gelijk zetten.

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

-

Welke data wordt geëxporteerd?

  • Grootboeken
    Facturen zijn opgedeeld in meerdere grootboekrijen, welke de totaalbedragen van elke categorie laten zien. Grootboeken worden automatisch gekoppeld in Rentman.

Voorbeeld: Alle verhuuritems worden automatisch gekoppeld aan de verhuur-grootboek, en je verkoopitems worden gekoppeld aan de verkoop-grootboeken.

  • Factuurinformatie
    Facturen bevatten alle financiële informatie die je vanuit Rentman eraan toevoegt, en welke ook nodig is voor een volledig overzicht en juist functioneren in jouw boekhoudsoftware. Hieronder vallen onder andere btw-bedragen, betaalcondities, factuurmomenten en het factuurnummer.

  • Contactinformatie van contacten gerelateerd aan de facturen
    De contactinformatie van relevante contacten voor je factuur wordt ook geëxporteerd. Hieronder vallen bijvoorbeeld de bedrijfsnaam, contactpersonen en contactnummer.
    Eerst zal Exact Online proberen om het contact te kiezen op basis van het contactnummer. Wanneer het contactnummer niet aanwezig is in Exact Online wordt het contact met het contactnummer toegevoegd aan de contacten in Exact Online.

Let op: Projectinformatie kan niet automatisch worden geëxporteerd naar Exact Online. Dit betekent dat informatie zoals de projectnaam, het projectnummer, kosten van een project en andere projectinformatie niet automatisch naar Exact Online gestuurd kan worden. Dit kan wel wanneer je facturen handmatig exporteert vanuit de Facturen module.

Belangrijk: Klantcodes gelijk zetten

Voordat je Exact Online gaat koppelen, moeten de contactnummers in Rentman en de klantcodes in Exact Online gelijk zijn. Als deze niet hetzelfde zijn voor elke contact/klant, komen je facturen bij de verkeerde klanten te staan.

Optie 1
Je kan alle contacten van Rentman exporteren, en vervolgens importeren in Exact Online (of andersom).

Optie 2
Je kan er ook voor kiezen om alle contactnummers/klantcodes handmatig (stuk voor stuk) gelijk te zetten in Rentman en Exact Online.

Exact Online koppelen

Zorg er eerst voor dat je contactnummers gelijk zijn.

Om Exact Online te koppelen, moet je in Rentman je accountgegevens van Exact Online invullen. Daarna moet je in Rentman je instellingen voor automatisch exporteren opzetten.

Koppelen

  1. Ga naar de Configuratiemodule > Account > Extensies.
  2. Klik op de knop Verbinden met Exact Online.
    Zorg ervoor dat je browser pop-ups toestaat.
  3. Log in met jouw account.

    Exact_Online_login.png
  4. Na het inloggen kan je het automatisch exporteren gaan instellen.

Instellen 

  1. Ga naar de Configuratiemodule > Account > Extensies.
  2. Bij de optie Automatisch exporteren, kies één van de volgende:

    Automatisch_exporteren_opties.png

    Wanneer je kiest voor Handmatig, moet je zelf op de knop Export starten klikken om je nieuwe facturen naar Exact Online te sturen. Let op: wanneer er geen nieuwe facturen zijn, is deze knop niet beschikbaar.

    Wanneer je kiest voor Op de volgende dag(en), kan Rentman nieuwe facturen automatisch naar Exact Online sturen. Je selecteert daarvoor alle dagen waarop dit moet gebeuren. Nieuwe facturen worden altijd om 02:00 's nachts, op de dagen die je hier kiest, geëxporteerd.

  3. Kies het juiste Dagboek uit Exact Online.

    Dagboek_boekhoudsoftware.png
  4. Vervolgens moet je je betaalcondities, grootboeken en btw-tarieven van Rentman matchen met die van Exact Online. Dit is nodig, omdat hun namen van elkaar kunnen verschillen.
    De velden hieronder zijn bedoeld ter voorbeeld.
    Betaalcondities.png

    Grootboek.png

    Btw-tarieven.png
  5. Sla je veranderingen op wanneer je alle velden hebt gematcht.
    Als je niet op Opslaan kan klikken, zijn de velden waarschijnlijk niet correct gematcht. Probeer dit dan opnieuw.

De status van je facturen kan je bekijken in de Facturenmodule (lees de sectie hieronder).

Bekijk de status van je facturen

Wanneer je facturen geëxporteerd zijn naar Exact Online, kan je in Rentman controleren of dit correct is gebeurd. Dit doe je als volgt:

  1. Ga naar de Facturenmodule.
  2. Voeg de kolom Export status toe aan het overzicht.
    Lees hier hoe je een kolom toevoegt.
  3. In deze nieuwe toegevoegde kolom bekijk je de status van je facturen.

Problemen oplossen

Rentman is gekoppeld aan het verkeerde Exact Online account.
Als je meerdere Exact Online accounts hebt, zal Rentman gekoppeld worden aan het account waarmee je het meest recent bent ingelogd. Als dit niet het juiste account is, doe dan het volgende:

  1. Ga naar de Configuratiemodule > Account > Extensies.
  2. Klik op de knop Exact Online loskoppelen. De huidige koppeling wordt nu verbroken.
  3. Log in bij Exact Online en wissel naar het juiste account.
  4. Koppel Rentman opnieuw, zoals je dat eerst ook deed.

Mijn factuur is geëxporteerd, maar verschijnt niet in Exact Online.
Het kan voorkomen dat een factuur niet geëxporteerd kon worden naar je boekhoudsoftware. In sommige gevallen kunnen wij bepalen waarom dit gebeurt. Dit controleer je als volgt:

  1. Ga naar de Facturenmodule.
  2. Voeg de kolom Exportopmerking toe aan het overzicht.
    Lees hier hoe je een kolom toevoegt.
  3. In deze nieuwe toegevoegde kolom verschijnt meer informatie als dit beschikbaar is.

Helaas kan niet in elk geval een duidelijke oorzaak worden aangewezen van geëxporteerde facturen die niet in Exact Online verschijnen. Zie hieronder een lijst van bekende fouten bij het genereren van facturen:

Bekende fouten

  • Er is geen klant toegevoegd aan de factuur.

Veelgestelde vragen

Ik gebruik geen Exact Online. Kan ik mijn boekhoudsoftware koppelen?
Wij bieden alleen een koppeling met een beperkte selectie boekhoudsoftware, omdat het koppelen en blijven updaten van de koppeling veel tijd kost. Wij kunnen in de toekomst meer boekhoudsoftware ondersteunen. Dit hangt af van het aantal klanten die deze software gebruiken en hoe gemakkelijk het is deze te koppelen met Rentman. Neem contact met ons op over de stand van zaken van een koppeling met jouw gewenste software. Je kan ook een wens toevoegen aan onze Wishlist op onze Community forum, als je hiervoor wilt pleiten.
Kan ik informatie van mijn boekhoudsoftware synchroniseren met Rentman?
Nee, dit is niet mogelijk. Het exporteren is een éénrichtingsproces. Dit betekent dat je alleen informatie van Rentman kan exporteren naar Exact Online, en niet andersom.
Wanneer worden mijn facturen geëxporteerd?
Nieuwe facturen worden altijd om 02:00 's nachts, op de dagen die je zelf kiest, automatisch geëxporteerd. Je kan er echter ook voor kiezen om dit zelf handmatig te doen. Lees de sectie Exact Online koppelen voor meer informatie.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

2 opmerkingen
  • Vraagje: Wanneer een factuur in Rentman wordt gewijzigd nadat deze is geëxporteerd naar Exact Online, worden die wijzigingen dan ook gesynchroniseerd bij de volgende export?

  • Dag Addie,

    Een factuur die je hergenereert wordt opnieuw meegenomen bij een volgende export.

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.