Plan personeel vanuit een project

In het Planning tabblad van je project plan je medewerkers en voertuigen op personeels- en transportfuncties. Je hebt hier een overzicht van welke functies ingepland moeten worden, wie er beschikbaar is en wie er al ingepland is. Vanuit de planningstab kun je medewerkers uitnodigen voor functies en de planning direct versturen. Je kan ook onze video hieronder bekijken (Nederlandse ondertiteling is beschikbaar):

Beschikbaar in: Lite Classic Pro

-

Overzicht

Geplande functies

In de personeelsplanner van je project heb je een overzicht van alle personeels- en transportfuncties die zijn gepland op het project. Functies plannen op je project doe je in het tabblad 'Personeel en transport'. Een functie wordt alleen getoond in de personeelsplanner als er tijden zijn verbonden aan de functie. Vervolgens worden alle geplande functies op chronologische volgorde weergegeven in de personeelsplanner.

De twee getallen functie_getallen.png die getoond worden aan het begin van elke functieregel geven je een indicatie van hoeveel medewerkers je gepland hebt op de functie en hoeveel medewerkers je nodig hebt voor de functie. In voorgaand voorbeeld is er een medewerker gepland op de functie, maar zijn er in totaal drie medewerkers nodig die deze functie uit gaan voeren. In dit geval dienen er dan ook nog twee medewerkers ingepland te worden.

Medewerkers en voertuigen

Aan de linkerzijde van de personeelsplanner heb je een overzicht van al je ingevoerde medewerkers en voertuigen. Deze medewerkers en voertuigen kun je vervolgens plannen op functies. Je kunt wisselen tussen je medewerkers en voertuigen door middel van de tabjes bovenaan de lijst met medewerkers en voertuigen.

Functiegroepen kiezen

Standaard zie je alle personeels- en transportfuncties die gepland zijn op je project. Je kunt functies in het tabblad 'Personeel en transport' onder functiegroepen plannen. Je hebt dan in de personeelsplanner de mogelijkheid om te filteren op deze functiegroepen, zodat je alleen de functies ziet die hieronder vallen. Functiegroepen selecteren doe je via het drop-down menu waarin 'Alle functiegroepen' geselecteerd is.

functiegroepen_selecteren.png 

Getoonde personeels- en transportfuncties

Personeels- en transportfuncties worden in het overzicht bij elkaar getoond en zijn uit elkaar te houden door de twee verschillende icoontjes. Voor het plannen van de medewerkers en voertuigen wissel je aan de linkerkant tussen de tabjes voor medewerkers en voertuigen. Heb je het tabje voor medewerkers geselecteerd dan zie je geen ingeplande voertuigen en andersom.

Functies zonder gekoppelde periode

Functies waar geen periode aan gekoppeld is in het tabblad 'Personeel en transport' zullen niet worden getoond in de personeelsplanner. Om een functie terug te zien in de personeelsplanner dien je dus eerst een periode te koppelen aan de functie. Functies zonder tijd kunnen wel gepland worden in de uitgebreidere 'Personeelsplanner' module.

Medewerkers en voertuigen plannen op functies

  1. Klik op de functie waarop je een medewerker of voertuig wil plannen
  2. Dubbelklik op de medewerker die je in wilt plannen op de functie.
  3. De medewerker is nu gepland op de functie en de functie wordt groen.

Volg onderstaande stappen om meerdere medewerkers of voertuigen te plannen op een functie.

  1. Klik op de functie waarop je de medewerkers of voertuigen in wilt plannen.
  2. Vink het aanvinkvakje aan voor elke medewerker of voertuig die je in wilt plannen op de functie.
  3. Klik op plan_button.png om de medewerkers of voertuigen te plannen op de functie.

Medewerkers plannen door uitnodigen

Je kunt medewerkers ook inplannen met behulp van een uitnodiging voor een functie. Je kunt medewerkers uitnodigen voor de onzichtbare planning of de zichtbare planning. Verderop in dit artikel leggen we je uit hoe je dit doet.

De twee getallen functie_getallen.png die getoond worden aan het begin van een functieregel tonen in hoeverre een functie gepland is. Wanneer de functie volledig gepland is worden de getallen groen. Wanneer een functie nog niet volledig gepland is kleuren de getallen rood. De getallen kleuren oranje als een functie volledig gepland is maar de medewerkers onzichtbaar zijn gepland.

Zichtbaar en onzichtbaar plannen

Je kan personeels- en transportfuncties zichtbaar of onzichtbaar maken voor een medewerker. Dit is handig wanneer je de planning nog aan het maken bent, en je niet wil dat de medewerker het al kan zien.

Wanneer een functie zichtbaar is, ontvangen medewerkers een notificatie van van de functies waarop zij gepland zijn, en de functie verschijnt in hun persoonlijke agenda.

Wanneer een functie onzichtbaar is, ontvangen medewerkers geen notificaties van functies, en worden deze ook niet in hun agenda weergegeven.

Lees ons artikel over zichtbaar en onzichtbaar plannen

Beschikbaarheid van medewerkers

Bij het inplannen van medewerkers is het belangrijk om inzicht te hebben in wie er beschikbaar is en wie niet. Zodra je een functie selecteert zie je door middel van kleuren welke medewerker er beschikbaar is voor de functie en welke medewerker niet. Voor uitgebreidere informatie over de beschikbaarheid en de planning van een medewerker kun je de medewerkerstijdlijn openen. 

Overzicht van beschikbaarheid

Selecteer een functie om te zien welke medewerkers beschikbaar zijn. De beschikbaarheid zie je terug in de linkerlijst met medewerkers en wordt aangegeven door middel van kleuren. Medewerkers kunnen de volgende kleuren hebben:

Geen kleur: geen beschikbaarheid van medewerker bekend.
Groen: beschikbaar, medewerker kan ingepland worden op de functie.
Rood: niet beschikbaar, medewerker kan niet ingepland worden op de functie.
Geel: uitgenodigd, medewerker is uitgenodigd voor een functie of beschikbaarheid maar heeft nog niet geantwoord.
Donkergroen: gereservereerd, medewerker is gereserveerd voor een bepaalde periode (let op; het reserveren van medewerkers is alleen mogelijk in de uitgebreide personeelsplanner).

Wel of niet beschikbaar

Of een medewerker wel of niet beschikbaar is baseert Rentman op een aantal dingen. Hieronder specificeren we de verschillende mogelijke situaties.

Niet beschikbaar
- Medewerker is al ingepland op een functie met dezelfde over overlappende periode.
- Medewerker heeft een afspraak waarbij is aangegeven dat hij niet beschikbaar is voor functies.
- Medewerker is opgegeven als niet beschikbaar in de agenda.
- Medewerker heeft een uitnodiging als 'niet beschikbaar' beantwoord.

Wel beschikbaar
- Medewerker is opgegeven als beschikbaar in de agenda.
- Medewerker heeft een uitnodiging als 'beschikbaar' beantwoord.
- Medewerker is gereserveerd voor een bepaalde periode (alleen mogelijk in uitgebreide personeelsplanner).

Welke invloed heeft een deels beschikbare/niet beschikbare medewerker op de beschikbaarheid?

  • Indien een medewerker deels niet beschikbaar is tijdens de periode van de functie dan is hij niet beschikbaar.
  • Indien een medewerker deels beschikbaar is tijdens de periode van de functie dan is hij beschikbaar.

Beschikbaarheidstijdlijn

De beschikbaarheidstijdlijn geeft je een completer overzicht van de beschikbaarheid, planning, afspraken en reserveringen van een of meerdere medewerkers. De tijdlijn open en sluit je door op het tijdlijn_icoontje.png icoontje te klikken. In de linkerlijst met medewerkers kun je een of meerdere medewerkers selecteren om hun beschikbaarheid en planning te tonen in de tijdlijn. Ook kun je een functie of medewerkers gepland op een functie selecteren om te tonen in de tijdlijn. Met rood en groen is aangegeven welke periode de medewerker beschikbaar of niet beschikbaar is. Met blauw (zichtbaar) en lichtblauw (onzichtbaar) is de functie weergegeven waarop de medewerker is gepland. Wanneer je met je muis over een planning heen gaat zie je de details van de planning. De verticale rode lijn geeft het huidige moment in tijd weer. 

Voorbeeld: een medewerker is voor 5 minuten niet beschikbaar aangegeven waardoor deze rood kleurt in de linkerlijst. Door de tijdlijn te openen zie je dat de medewerker maar 5 minuten niet beschikbaar is, maar dat dit eigenlijk niet uitmaakt voor de functie die hij gaat vervullen. Je kunt hem nu dus alsnog inplannen op de functie.

Selectie vastzetten
Het sloticoontje Lock_unlocked.png rechts naast resources, bovenaan de linkerlijst met medewerkers en voertuigen in de beschikbaarheidstijdlijn, staat standaard uit (open). Wanneer je dit slotje aan (dicht) zet, dan zet je je huidige selectie van medewerkers of voertuigen vast. Op deze manier heeft het selecteren van andere medewerkers en/of functies geen invloed op je overzicht in de beschikbaarheidstijdlijn. 

Periode aanpassen
Je kunt de geselecteerde periode van de tijdlijn aanpassen door op de Periode knop te klikken. Je vult dan de nieuwe periode in die je wilt tonen in de tijdlijn. Je kunt ook snel in- en uitzoomen om de periode van de tijdlijn aan te passen. Je doet dit met de Zoom_in_and_out.png knoppen.

Uitnodigen van medewerkers

Vanuit de personeelsplanner heb je de mogelijkheid om medewerkers uit te nodigen. Je kunt je medewerkers op drie manieren uitnodigen. Je kunt hen uitnodigen om hun beschikbaarheid voor een functie op te geven, uitnodigen voor de onzichtbare planning of uitnodigen voor de zichtbare planning. 

Communiceren van planning

Vanuit de personeelsplanner heb je de mogelijkheid om de planning te communiceren naar medewerkers. De medewerkers die gepland zijn op een functie ontvangen dan een persoonlijke e-mail met de specificaties van de functie waarop ze gepland zijn.

Salaris / tarieven instellen

Nieuw tarief aanmaken

  1. Ga naar de Medewerkers module.
  2. Bewerk een medewerker, en ga naar het tabblad Tarieven.
  3. Kies Toevoegen.
  4. Vul de naam, het uurtarief en het dagtarief in.
  5. Vul het maximale aantal uren in. Wanneer een medewerker dit aantal uren overschrijdt, wordt het uurtarief toegepast.

In tabblad Gegevens kan je bij Standaardtarief kiezen welke van de tarieven als standaard moet dienen.

Ander tarief toepassen

Ja kan een ander tarief dan het standaardtarief toewijzen wanneer je een medewerker op een functie plant.

Planning vanuit een project

  1. In het tabblad Planning in je project, dubbelklik je op een medewerker.
  2. Bij Medewerkertarief kies je het tarief dat je wil gebruiken.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 1

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.