Digitaal inhuurverzoek

De functionaliteit in Rentman om digitaal inhuurverzoeken te versturen maakt het mogelijk om een inhuurverzoek te versturen vanuit het ene Rentman account naar het andere. In plaats van het bedrijf waar je materiaal wilt inhuren te bellen of te e-mailen, kun je ze nu direct een digitale aanvraag sturen die direct in hun Rentman account terecht komt als projectaanvraag.-

Algemeen

Inhuurverzoeken in het algemeen

Wanneer je meer materiaal hebt gepland dan je op voorraad hebt, zal er een tekort worden getoond voor dit materiaal (materiaal kleurt rood). Voor dit tekort kun je een inhuurverzoek maken om het benodigde tekort in te huren. Dit kan je doen in de inhuurmodule, of direct vanuit het project. Deze inhuurverzoeken in Rentman kunnen op twee manieren worden ingericht:

  1. Handmatig inhuurverzoeken aanmaken (leverancier heeft geen Rentman account nodig)
  2. Digitaal inhuurverzoeken versturen (leverancier heeft wel een Rentman account nodig).

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je inhuurverzoeken digitaal kan versturen en ontvangen in Rentman. Om inhuurverzoeken handmatig te verwerken, raadpleeg je dit artikel

Waarom een digitaal inhuurverzoek versturen?

Een inhuurverzoek digitaal versturen bespaart veel tijd ten opzichte van zelf contact zoeken met de leverancier. Je kan alle informatie naar Rentman sturen en de leverancier kan een project maken in een paar stappen; dit verbetert jouw productiviteit.

Let op: Digitale inhuurverzoeken werken alleen wanneer zowel aanvrager als leverancier met Rentman 4G werken. Gebruikers van Rentman 3 kunnen deze functie niet gebruiken. 

Hoe werkt het?

Het digitaal communiceren van inhuurverzoeken is snel en gemakkelijk voor zowel de aanvrager als de leverancier. Wanneer een inhuurverzoek wordt verstuurd, dan zal de ontvanger deze ontvangen als een projectaanvraag. Zie hieronder meer informatie over het versturen van een inhuurverzoek en het ontvangen van een projectaanvraag.

Digitaal versturen van een inhuurverzoek

Volg deze stappen om een digitaal inhuurverzoek te versturen:

  1. Maak een inhuurverzoek aan met materialen, tijden en de leverancier (zie dit artikel).
  2. Klik op de 'Digitaal versturen’ tab.

    inhuuropdracht_tabs.png
  3. Voer het Rentmanaccount van je leverancier in en klik op Enter.
    Voorbeeld: De leverancier heet "p-events" en het Rentmanaccount heet "pevents.rentmanapp.com". Je kan of "p-events" of "p-events.rentmanapp.com" invoeren.
  4. Druk op verzenden om de aanvraag te versturen.

Het ‘Successcherm' wordt getoond wanneer de aanvraag succesvol is verstuurd.

Een projectaanvraag ontvangen

Wanneer een inhuurverzoek is verstuurd, zal op drie manieren een notificatie worden verstuurd naar de ontvanger:

  1. E-mail bericht, verstuurd naar alle accountmanagers van het Rentmanaccount van de leverancier.

    email_inhuuropdracht.png
  2. In het dashboard wordt een nieuwe "projectaanvraag" getoond.

    project_aanvragen_dashboard.png
  3. In het projectoverzicht worden nieuwe aanvraag getoond als getal bij het e-mailicoontje.

    project_aanvragen_projetoverzicht.png

Klik op één van deze meldingen om direct naar de lijst van projectaanvragen te gaan. Elk project in deze lijst wacht op uw goedkeuring of afwijzing. In geval van goedkeuring, wordt de aanvraag omgezet in een normaal project met de volgende stappen.

Een projectaanvraag veranderen in een project

Open de projectaanvraag door op één van de meldingen zoals hierboven vermeld te klikken. Ontvangen projecten kunnen worden doorontwikkeld en veranderd in een project, of worden afgewezen. Om een aanvraag in een project te veranderen, volgt u deze stappen. 

tabs_project_aanvraag.png

Stap 1 - Controleer de details

Maak een overzicht van het ontvangen project en de voorgestelde prijs. Klik op  verder.png om de aanvraag in een project te veranderen. 

Let op: Wanneer u een projectaanvraag afwijst, zal de aanvrager (accountmanager van de inhuuropdracht) hier per e-mail een melding van krijgen.

tabs_project_aanvraag2.png

Stap 2 - Verbind de locatie en aanvrager:

Dit is nodig om de gescheiden databasen van de aanvrager en van de leverancier te koppelen, en omdat contacten anders genoemd kunnen zijn.

  1. Kies de voorgestelde contact, zoek handmatig naar een contact, of voeg er zelf één toe in je database.

    zoek_opdrachtgever_inhuur.gif

  2. Klik op verder.png wanneer de klant correct is gekoppeld.

    tabs_project_aanvraag3.png

Stap 3 - Koppel materiaal: 

Na het koppelen van de voorgestelde contact aan jouw database, moet hetzelfde gebeuren met het materiaal. Rentman stelt materiaal voor uit jouw database om te koppelen aan het aangevraagde materiaal. Verder moet je beslissen of je akkoord gaat met de voorgestelde prijs, of Rentman een prijs laat berekenen op basis van jouw database.

  1. Kies of je akkoord gaat met de prijs van de aanvrager, of dat je zelf een prijs wilt bepalen.

    Bereken prijzen gebaseerd op je eigen prijzen: gebruik de huurprijzen van de materialen uit jouw database.

    Kopieer de prijs van de aanvrager: Gebruik huurprijzen zoals voorgesteld door de aanvrager voor elk item. Let op: deze prijs wordt berekend met de prijzen van materiaal uit de database van de aanvrager.
  2. Evenaar al het aangevraagde materiaal met jouw database. Als de suggestie niet overeenkomt met jouw database, kan je het item veranderen of bewerken tot het item van jouw keus.

    materiaal_zoeken.gif

    koppel_materialen.png

    Optioneel
    Verander de hoeveelheid: Dit is handig wanneer je werkt met kits of cases die het aangevraagde item meerdere keren bevatten.

    Sla de match op: Om het specifieke item blijvend te koppelen aan één van de aanvrager. De volgende keer dat de aanvrager dit item zal aanvragen, zal Rentman dit item voorstellen.
  3. Klik op maak_project_button.png om een project te maken in je Rentman account.

Na het omzetten van een aanvraag in een project, verschilt de flow niet van de normale flow. De leverancier maakt een offerte en verstuurt deze offerte per e-mail naar de aanvrager. 

Een projectaanvraag afwijzen

Projectaanvragen kunnen worden afgewezen voordat het project daadwerkelijk wordt aangemaakt. Klik op Afwijzen.png Afwijzen linksboven in de projectaanvraag om deze af te wijzen. Wanneer je een projectaanvraag afwijst, dan ontvangt de aanvrager (accountmanager van de inhuuraanvraag) hiervan een melding per e-mail.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.

Artikelen in deze sectie