Projecttemplates zijn nuttig wanneer je werkt met projecten die veel overeenkomsten hebben. Door een nieuw project aan te maken met een projecttemplate, wordt alle informatie in die template automatisch toegepast op je project. Dit kan je veel tijd en moeite besparen.

Maak een project template

Projecttemplates zijn altijd gebaseerd op een project in de Projecten module. Om een template voor te bereiden moet je een project kopiëren. Je kunt een nieuw project aanmaken of een bestaand project gebruiken. 

1. Ga naar de  'Configuratie' module > instellingen> Project templates.
2. Klik op Toevoegen, en vul een naam in voor je template.
3. Zoek naar het project dat je wil kopiëren (het nieuwe project dat je hebt aangemaakt of een bestaand project).
4. Sla het template op.
5. (optioneel) Je kunt nu het project dat je gebruikt hebt voor het template verwijderen.

Inhoud van een projecttemplate

Wanneer je een projecttemplate gebruikt, zullen de volgende elementen worden gekopieerd naar het nieuwe project: 

• Tijdschema
• Notities en taken
• Subprojecten
• Materiaalgroepen en gepland materiaal
• Personeel en transport
• Overige kosten
• Financiële details (kortingen, BTW, etc.)

De planning van je personeel en transport op de functies is niet gekopieerd omdat de beschikbaarheid wellicht afwijkt. 

Een projecttemplate bewerken

Projecttemplates kunnen niet direct worden bewerkt. Wanneer je iets wil veranderen kun je het volgende doen:

1. Voeg een nieuw project toe en maak gebruik van het template dat je wil bewerken.
2. Bewerk de informatie.
3. Sla het project op als nieuwe template (zoals je hebt kunnen lezen in de vorige sectie).
4. Verwijder je oude template.

Je projecttemplate gebruiken

Nadat je je templates hebt aangemaakt, kun je ze gebruiken om een nieuw project aan te maken. Wanneer je een begindatum selecteert, zullen alle tijdschema's worden overgenomen. Nadat je het project hebt aangemaakt, kun je de start- en eindtijden van elk tijdschema aanpassen, net zoals de details van je project.

Belangrijk: Templates nemen ook het 'Financiële' tabblad van een project over. Als je een bestaand project met kortingen kopieert, zullen deze onderdeel worden van het template. 

Tips voor het maken van templates

Om je te helpen beslissen welk soort template handig is voor jou, kan je deze stappen volgen:

1. Maak een lijst van projecten die vaak voorkomen in jouw bedrijf, of veel tijd kosten om op te zetten.
2. Bepaal de overeenkomsten tussen deze projecten. Bijvoorbeeld, gebruiken zij dezelfde tijden, materialen, functies, notities, taken, of iets anders?
3. Maak projecttemplates aan die deze zelfde eigenschappen hebben.

Idealiter eindig je met een compacte lijst van templates welke de projectplanners gemakkelijk kunnen overzien, en waarmee ze snel de juiste template kunnen kiezen.

Voorbeelden van projecttemplates

Voorbeeld 1: Een los verhuurscenario waarin de klant materiaal ophaalt en terugbrengt

Losse verhuurprojecten hebben altijd tijden voor het ophalen en wegbrengen nodig, naast de planperiode (tijd dat het materiaal niet aanwezig is in het warenhuis en niet kan worden verhuurd) en de gebruiksperiode.

Het projecttemplate voor dit scenario hanteert het volgende tijdschema:

Tip: In dit losse verhuurscenario, kan het handig zijn om een notitie toe te voegen waarin staat: "Klant komt materiaal ophalen!"

Tip: Je kan ook meerdere andere losse verhuurtemplates maken welke verschilfunclende aspecten bevatten. Bijvoorbeeld, één template zou informatie over aflevering en ophalen kunnen bevatten, en een ander zou ook informatie over materiaal kunnen bevatten. Pas dit aan naar je eigen voorkeur. 

Voorbeeld 2: Een productiescenario voor een tweedaags evenement bestaande uit 2 bouwdagen en 1 breekdag

Voor dit scenario heb je tijden nodig voor het evenement, de bouwdagen, de breekdag, en transport (heen en terug).

Het projecttemplate voor dit scenario hanteert het volgende tijdschema:

Tip: In dit productiescenario kan het handig zijn om functiegroepen voor elke dag in te stellen, of een aparte transportfunctiegroup welke gelinkt is aan het tijdschema van het project. Je kan ook templates voor verschillende evenementduur, bouw, en/of breekdagen maken. Pas dit aan naar je eigen voorkeur.