Contacten toevoegen

Je kan je contacten toevoegen of bewerken in de Contactenmodule. Er zijn twee typen contacten die je kan toevoegen: een particulier of een bedrijf. Je kan ook een contactpersoon toevoegen aan een contact. Dit zijn mensen die verbonden zijn aan je contact. Bijvoorbeeld, een specifiek iemand die de factuur moet ontvangen, of andere mensen binnen hetzelfde bedrijf met wie je ook moet communiceren. Je kan hen toevoegen in het tabblad Contactpersoon van je contact.

In dit artikel leggen we uit hoe je contacten en contactpersonen toevoegt of bewerkt. Ook leggen we alle tabbladen in de Contactenmodule uit.-

Als je al je contacten in één keer wil toevoegen, is contacten importeren een snellere optie.

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

In het tabblad Gegevens van je contact voeg je algemene informatie over je contact toe. In het tabblad Betaling kan je financiële informatie toevoegen welke voor deze contact moet gelden, zoals kortingen, Btw-schema's en betalingscondities.

Voeg een contact toe

  1. Ga naar de Contactenmodule en kies Voeg toe.
  2. Bij Type, kies tussen een particulier of bedrijf.
  3. Vul de informatie in de tabbladen GegevensContactpersonen en Betaling in. Alle opties worden verderop in dit artikel behandeld.

Bewerk een a contact

  1. In de Contactenmodule, dubbelklik op een contact om deze te bewerken.

Voeg een contactpersoon toe

Contactpersonen zijn mensen die verbonden zijn aan een contact, welke hun eigen unieke informatie hebben.

Bijvoorbeeld: Een specifiek persoon (anders dan je hoofdcontact) wie de factuur moet ontvangen, of andere mensen binnen hetzelfde bedrijf met wie je ook moet communiceren.

  1. Wanneer je een contact toevoegt of bewerkt, ga naar het tabblad Contactpersoon.
  2. Kies Toevoegen.
  3. Vul de informatie van je contactpersoon in, en Bevestig je veranderingen.

Tabblad Data

  • Type - Kies tussen particulier of bedrijf.
  • Map - Kies de map waar je contact in moet worden geplaatst. Aje een nieuwe map wil maken, lees ons artikel over het maken van je mappenstructuur.
  • Contactnummer - Het unieke contactnummer van je contact is voor je eigen referentie en boekhouding. Dit nummer is verbonden aan je facturen (in de Facturenmodule). Als je dit veld leeg laat, genereert Rentman automatisch een contactnummer.
  • Standaard contactpersoon - Kies je standaard contactpersoon voor dit contact.

Bezoekadres, postadres en factuuradres

Als het contact een groot bedrijf is, kan het verschillende addressen hebben voor hun locaties, kantoren en boekhouding afdeling. Je kan drie soorten adressen invullen bij een contact. Het bezoekadres, postadres en factuuradres hebben hun eigen informatie die ingevuld kan worden.

  • Het bezoekadres wordt gebruikt door Rentman om afstand en reistijd van jouw locatie te berekenen. In deze sectie heb je de Afstand / Reistijd veld. 
    Klik op het vergootglas icoon  om afstand en reistijd te berekenen. Als je dit niet doet, zullen de afstand en reistijd niet meegenomen worden als je een contact toevoegt in een project.
  • Het postadres wordt standaard getoond op offertes en contracten. Je kan dit altijd veranderen door je document templates aan te passen.
  • Het factuuradres wordt standaard getoond op facturen. Je kan dit altijd veranderen door je document templates aan te passen.

Als het contact slechts één adres heeft, kan je na het bezoekadres invullen klikken op de volgende knop: Kopieer naar post- en factuuradres.

Details

  • Waarschuwing - Dit bericht wordt getoond wanneer deze contact wordt gekozen als klant voor een project.
  • Onderwerp automatische projectnotitie - Het onderwerp van de automatische projectnotitie (zie hieronder).
  • Automatische projectnotitie - Dit bericht wordt automatisch toegevoegd aan projecten wanneer deze contact wordt gekozen als klant of locatie.

Tabblad Betaling

Betalingsgegevens

  • Factuurmoment - Kies het factuurmoment voor dit contact. Je kan je eigen factuurmomenten instellen in de Configuratiemodule > Financieel > Factuurmomenten.
    Let op: Als je een factuurmoment instelt bij een contact, overschrijft deze het standaard factuurmoment van een project wanneer je het contact als klant selecteert op dat project.
  • Betalingsconditie - Kies een betalingsconditie voor dit contact. Je kan je eigen betalingscondities instellen in de Configuratiemodule > Financieel > Betalingscondities.
    Let op: Als je een betalingsconditie instelt bij een contact, overschrijft deze de standaard betalingsconditie van een project wanneer je het contact als klant selecteert op dat project.
  • Btw-schema - Kies het Btw-schema voor dit contact. Lees ons artikel over belastingen (Btw) voor meer informatie.
    Let op: Als je een Btw-schema instelt bij een contact, overschrijft deze het standaard Btw-schema van een project wanneer je het contact als klant selecteert op dat project.
  • Contactspecifiek verzekeringspercentage - Als je "Ja" kiest, kan je het verzekeringspercentage voor dit contact instellen.

Kortingsgroepen

Kies het kortingspercentage voor je kortingsgroepen.

Je kan je eigen kortingsgroepen maken in de Configuratiemodule. Lees ons artikel over kortingsgroepen voor meer informatie. 

Groepeer je contacten

Klanten kunnen soms ook je leveranciers zijn. In zulke situaties wil je soms je contacten groeperen.

Je kan een label verbinden aan een contact. Om contacten te groeperen, verbind je simpelweg hetzelfde label aan hen.

Wanneer een contact zowel klant als leverancier is, geef hen dan de labels klant en leverancier.

Het is niet mogelijk om contacten te groeperen in je mappenstructuur, omdat deze enkel is ontworpen om je contacten in op te slaan.

Lees ons artikel over labels voor meer informatie.

Veelgestelde vragen

Kan ik een contactpersoon verplaatsen naar een ander contact? (bijvoorbeeld iemand die voor twee bedrijven werkt)
Nee, dit is niet mogelijk. In plaats daarvan kan je dezelfde contactpersoon toevoegen aan beide contacten.
Hoe voeg ik een contact (locatie) met meerdere podia of zalen toe met hun eigen contactpersonen?
Op dit moment is het niet mogelijk om een contact aan te maken met subcategorieën voor aparte podia of zalen. In plaats daarvan kan je voor elke zaal een nieuw contact aanmaken, en je contactpersonen daaraan toevoegen. Bijvoorbeeld, een contact genaamd Tivoli Utrecht (Zaal A) en een contact genaamd Tivoli Utrecht (Zaal B).
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.