Plan je materiaal op een project

In Rentman kun je je materialen, sets, cases en accessoires plannen. In het Materiaal tabblad van je project bepaal je welke materialen je plant, en hoe deze weergeven worden op het factuur. In dit artikel leggen we je alles uit over ht plannen van materialen en de bijbehorende mogelijkheden.

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

How-to video

Bekijk onderstaande video om snel inzicht te krijgen in de belangrijkste aspecten voor het plannen van materialen.

Het materialen overzicht

In Rentman kun je altijd je materialen plannen vanuit het materialen tabblad in een project.

Links zie je de beschikbare materialen in je database. Aan de rechterkant vind je een overzicht van alle geplande materialen. Deze informatie vindt je ook terug op de financiële documenten van het project (afhankelijk van de gekozen template).

Je kunt dit overzicht naar wens aanpassen door de kolommen te sorteren, groeperen of te verbergen.

Rentman tip: Je kan materiaal ook in bulk bewerken. Selecteer de gewenste items, klik op de meer acties [...] knop en klik op bewerken.

Kolommen

Naam
Dit is de naam van het materiaal, zoals die op de projectdocumenten weergeven wordt. Hier kan je het materiaal per project hernoemen. Wanneer je de naam van het materiaal vanuit dit overzicht hernoemt, zal dit niet de standaard (database) naam van het materiaal wijzigen.

Standaard toont de pakbon de database naam van het geplande materiaal. Als je de naam van een materiaal in een project wijzigt, wordt deze niet standaard op je pakbon weergeven. Om de projectspecifieke naam van het materiaal op je pakbon weer te geven moet deze gewijzigd worden. Ga in de configuratiemodule naar het betreffende document template, en voeg het kolom Planningmateriaal >> Naam toe.

Aantal (Totaal in set)
Dit is het geplande aantal van het materiaal. Je kunt het aantal wijzigen door er op te klikken. Als je een set uit klapt  wordt hier het aantal per set weergeven, en wordt het totaal gepland aantal tussen haakjes weergeven.
Bijvoorbeeld: een DJ set bevat twee CDJ2000's en je plant het set tweemaal. In het kolom Aantal (Totaal in set) van de CDJ2000 staat dan 2(4). Als je het set dan vier keer plant, zal het Aantal (Totaal in set) 2(8) weergeven.
Korting
Vul hier het kortingspercentage in dat in mindering gebracht wordt op de daghuurprijs in je database..
Externe Opmerking
Externe opmerkingen kunnen weergeven worden op de financiële documenten. Bewerk je document template om deze opmerking anders weer te geven, te tonen of te verbergen. Dit veld wordt automatisch overgenomen van de gekozen externe opmerking in de Materiaal module.
Interne Opmerking
De interne opmerking wordt getoond in de magazijn module, in de Rentman App en kan weergeven worden op de pakbon. Bewerk je document template om deze opmerking anders weer te geven, te tonen of te verbergen. Dit veld wordt automatisch overgenomen van de gekozen interne opmerking in de Materiaal module.
Optie
Je kunt de geplande materialen, sets en cases als optioneel markeren. Dit is handig wanneer je klanten wilt laten kiezen tussen verschillende materialen, sets of cases.

Materiaalgroepen

Materiaalgroepen kunnen gebruikt worden om materialen te groeperen in de planning en documenten. Zo kan je kiezen op welke manier je materialen scheidt, bijvoorbeeld in verschillende categorieën (audio, lichten), locaties (stages, ruimten), or tijden.

Tijden voor materiaalgroepen instellen

Elke materiaalgroep heeft een eigen plan- (periode waarin het materiaal het magazijn verlaat) en gebruiksperiod (de periode die je bij de klant in rekening brengt).

Nieuwe materiaalgroepen nemen standaard de plannings- en gebruiksperiode van het project over, maar je kunt altijd een ander tijdsschema koppelen.

Rentman Tip: Als je altijd dezelfde materiaalgroepen structuur gebruikt, voeg deze dan toe aan je project template. Wanneer je een nieuw project maakt, en dit template selecteert, hoef je de materiaalgroepen niet elke keer handmatig toe te voegen.

Rentman Tip: Je kunt de materialen op documenten automatisch wilt ordenen aan de hand van de mappenstructuur of magazijn locatie door je document templates te configureren.

Een nieuwe materiaalgroep toevoegen

Om een nieuwe materiaalgroep toe te voegen:

  1. Vul de naam van de materiaalgroep in in het veld 'Voeg nieuwe groep toe'. 
  2. Klik op de + knop om de groep toe te voegen met de standaard plan- en gebruiksperiode, of klik op de gebruiksperiode om deze handmatig te selecteren.

Je kunt ook een tijdsduur invullen door op Voer een tijdsduur in te klikken. 

Dubbelklik op een materiaalgroep om deze te bewerken.

Voorbeelden van materiaalgroepen

Materiaaltypen:

  • Audio
  • Video
  • Rigging

Magazijnlocatie:

  • Area 1
  • Area 2 

Voeg een materiaalgroep opmerking toe 

Dubbelklik op een materiaalgroep om een opmerking toe te voegen . Je kunt deze opmerking op de offerte tonen en je klant er zo een uitleg over bieden. Je kunt deze bijvoorbeeld gebruiken om je idee of concept voor een gebied te beschrijven.

Materialen plannen

Hoe werkt het?

In het materialen tabblad vind je links een overzicht van alle beschikbare materialen, sets en cases. Je kunt ook gebruik maken van de zoekfunctie om snel de gewenste materialen te vinden.

Materialen uit de database plannen

Er zijn twee opties voor het plannen van je materialen:

  • Dubbel klik - op een materiaal. Hiermee voeg je het materiaal uit je database een enkele keer toe.
  • Vul een hoeveelheid in - door het gewenste aantal onder het kolom Aantal in het tekstveld op te geven.

Je materialen gemakkelijker plannen met sets, cases en accessoires.

je kunt het planningsproces versnellen door gebruik te maken van sets, cases en accessoires.

Sets plannen : In tegenstelling tot cases, kan de inhoud van sets wisselen. Klik op  om een set uit te klappen. Wanneer een set geopend is kun je zowel de inhoud, asl het aantal, wijzigen.

Als je de inhoud van het set aanpast, kun je de huidige setprijs houden, of op de nieuwe inhoud aanpassen. Selecteer mceclip0.png kit en klik op Meer Acties ... en kies voor "Setprijs aanpassen op inhoud".

Accessoires plannen: Accessoires worden automatisch of optioneel op het project gepland wanneer je dat materiaal plant. Bijvoorbeeld: Rentman vraagt tijdens het plannen van een moving head of de optionele regen hoes meegeleverd moet worden.

Een tijdelijk item of commentaarregel toevoegen

Tijdelijke items: Tijdelijke items komen van pas wanneer je eenmalige of aangepaste artikelen verhuurt.. Een tijdelijk item maakt geen onderdeel uit van de voorraad, en zal daarom direct als Tekort weergeven worden.

Om een tijdelijk item toe te voegen:

  1. Klik Add_highlight.png.
  2. Kies Tijdelijk.

Commentaar: Met commentaar kun je informatie over het materiaal toevoegen aan de pakbon of de offerte.

Om een commentaarregel toe te voegen:

  1. Klik Add_highlight.png.
  2. Kies Commentaar.

Materiaal beschikbaarheid tijdens het plannen van materialen

Wanneer je materialen plant houdt Rentman rekening met de beschikbaarheid van de materialen. Als je meer materialen plant dan je op voorraad hebt, zal Rentman deze materialen in het rood arceren om zo de tekorten aan te geven. Open de tijdlijn om meer informatie over de beschikbaarheid van het materiaal in te zien.

  • Materialen reserveren - Wanneer een project bevestigd is worden alle geplande materialen automatisch gereserveerd. Wanneer een project nog niet bevestigd is kun je de materialen handmatig reserveren om er zo zeker van te zijn dat deze beschikbaar zijn.

Je kunt materialen als optioneel markeren. Dit is handig wanneer je verschillende opties voor materialen, cases of kits aan je klant wilt aanbieden. Je kunt zo eventueel ook extra materialen aan je klant aanbieden.

Materialen verbergen op offertes (maar tonen op pakbonnen)

Je kunt ervoor kiezen om materialen op financiële documenten te verbergen, maar deze wel te tonen op pakbonnen. Op die manier voorkom je dat je documenten vol staat met items die niet relevant zijn voor je klanten (bijv. kabels). Je hebt hier drie opties voor:

  • Een materiaalgroep verbergen - Dubbelklik op de gewenste materiaalgroepsnaam, en de-selecteer Weergeven in prijsberekening.
  • Accessoires prijzen als 0 euro - Stel de document templates zodat deze items met een prijs van 0 verbergt (houdt er rekening mee dat materialen met 100% korting ook verborgen worden).
  • Don't show items into kits - Stel je materialen in als kit, zodat de inhoud niet meer op financiële documenten weergeven wordt.

Exemplaren scannen

Je kunt specifieke items scannen door gebruik te maken van exemplaren. To do this:

  1. Selecteer een materiaalitem in het project en klik op de Meer acties knopMore.PNG
  2. Kies Exemplaren toekennen. Er verschijnt nu een venster met een overzicht van je exemplaren en de beschikbaarheid.
  3. Selecteer het gewenste exemplaar en kies Bevestigen om deze aan het project toe te kennen.

Het toegekende exemplaar en haar serie nummer zal op de materiaalbonnen en het boekingsscherm van de magazijn module getoond worden.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.