Beschikbaarheid van je medewerkers invullen en bekijken

Om je medewerkers voor projecten in te plannen, moet je van tevoren hun beschikbaarheid weten. In dit artikel leggen we uit hoe je de beschikbaarheid van medewerkers kan invullen en inzien.

Bekijk onze video over de Personeelsplanner voor visuele uitleg.

-

Overzicht beschikbaarheid

Selecteer een functie om te zien welke medewerkers beschikbaar zijn. De beschikbaarheid wordt getoond links in de medewerker kolom en kleuren geven een indicatie of iemand kan werken. Medewerkers kunnen getoond worden in de volgende kleuren:

Geen kleur: Beschikbaarheid onbekend.

Groen: Beschikbaar: Medewerker kan gepland worden op de functie.
Rood: Niet beschikbaar: Medewerker kan niet gepland worden op de functie.
Yellow:
 Uitgenodigd: Medewerker is uitgenodigd op de functie of de beschikbaarheid is opgevraagd en nog niet beantwoord.
Donker groen:
 Gereserveerd: Medewerker is geïnformeerd dat hij of zij zal werken in de geselecteerde periode, maar hij of zij heeft geen informatie over het project (let op: medewerkers reserveren is alleen mogelijk in de Personeelsplanner module).

Invullen beschikbaarheid medewerker

Er zijn drie manieren om de beschikbaarheid van medewerkers (en freelancers) in te vullen:

Laat iedere medewerker zijn eigen beschikbaarheid invullen

Met de juiste rechten voor medewerkers, kunnen zij hun eigen beschikbaarheid invullen via de Mijn agenda module.

Vul zelf de beschikbaarheid van een medewerker in

Als je de beschikbaarheid van medewerkers zelf weet, kan je dit zelf invullen in de Mijn agenda module of de Personeelsplanner module. Om dit in de Personeelsplanner module te doen:

  1. Selecteer een medewerker in de linker kolom.
  2. Open de tijdlijn tijdlijn_icoontje.png.
  3. Klik en sleep in de tijdlijn om een periode te selecteren.
  4. Kies een van de verschillende Acties.
  5. Klik op 'Selecteren'.

Vraag beschikbaarheid op voor de tijd van een functie

Als je wilt weten of iemand beschikbaar is voor een functie - zonder informatie vrij te geven over de functie - kan je de beschikbaarheid opvragen voor de tijden van een functie.

Tijdlijn beschikbaarheid

De tijdlijn die de beschikbaarheid laat zien geeft je een compleet overzicht van de beschikbaarheid, planning, afspraken en reserveringen van één of meerdere medewerkers. Je kan de tijdlijn openen en sluiten door op dit icoon te drukken: tijdlijn_icoontje.png.

In de medewerkerskolom (links), kan je één of meerdere medewerkers selecteren om hun beschikbaarheid en planning weer te geven in de tijdlijn. Je kan ook een functie of medewerkers gepland op een functie selecteren om weer te geven in de tijdlijn.

  • In rood en groen wordt aangegeven of een medewerker beschikbaar is of niet.
  • Een medewerkers geplande functie wordt getoond in blauw (zichtbaar) of lichtblauw (onzichtbaar).

 

In bovenstaand voorbeeld is de medewerker beschikbaar op de 3e en 4e. De beschikbaarheid is onbekend voor de 1e en 2e en de medewerker is onbeschikbaar op de 5e, 6e en 7e.

Beschikbaar of niet?

Een medewerker wordt getoond als (on)beschikbaar gebaseerd op verschillende factoren. Hieronder staan de verschillende situaties uitgelegd.

Niet beschikbaar

- Medewerker is al gepland op een functie met dezelfde of overlappende tijden.
- Medewerker heeft een afspraak - Afspraak geeft aan dat hij niet op andere functies kan werken.
- Medewerker heeft in het rooster aangegeven dat hij of zij niet beschikbaar is.
- Medewerker heeft geantwoord met 'Niet beschikbaar' voor een uitnodiging.

Beschikbaar

- Medewerker heeft aangegeven beschikbaar te zijn in het rooster.
- Medewerker heeft geantwoord met 'Beschikbaar' voor een uitnodiging.
- Medewerker is gereserveerd voor een bepaalde tijdsperiode (alleen mogelijk in uitgebreide Personeelsplanner).

Wat gebeurt er met de beschikbaarheid als een medewerker gedeeltelijk (on)beschikbaar is?

  • Als een medewerker gedeeltelijk onbeschikbaar is gedurende de tijdsperiode van een functie zal hij of zij niet beschikbaar zijn.
  • Als een medewerker gedeeltelijk beschikbaar is gedurende de functieperiode en en voor de rest van de periode de beschikbaarheid onbekend is, is hij of zij beschikbaar.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.