Je materiaal opzetten in Rentman

Wanneer je begint met Rentman, moet je de voorbeelddata van je proefversie verwijderen, en je eigen mappenstructuur aanmaken. Je voegt je materiaal toe in de Materiaalmodule, of door het importeren van een materiaalbestand (Excel of .CSV). Daarna kan je je materiaal items samenvoegen tot sets en cases om je projecten sneller te kunnen plannen, en het overzicht te behouden op je financiële documenten. Je kan ook items als accessoires toevoegen aan een set of case. Tot slot kan je QR codes, barcodes of RFID codes instellen om je materiaal te scannen en de status van je materiaal en serienummers te boeken.

Verwijder de database van je proefversie

Voordat je materiaal toevoegt, is het verstandig om de voorbeelddata van je proefversie te verwijderen. Om dit te doen, ga je naar de Configuratie module > Instellingen > Database legen. Let op dat je de voorbeelddata niet meer terug kan halen nadat je de database hebt geleegd.

Maak de juiste mappenstructuur

Een goede mappenstructuur is essentieel om overzichtelijk te kunnen werken en je materiaal sneller te vinden. In Rentman ben je vrij om je eigen mappenstructuur te maken, zoals dit:

Folder_structure_example.png

We adviseren om een logische en consistente mappenstructuur te maken voordat je begint met het toevoegen of importeren van materiaal, contacten, medewerkers en voertuigen.

Lees ons artikel over het maken van je mappenstructuur.

Je materiaal toevoegen of importeren

Wanneer je begint met Rentman, moet je je materiaal toevoegen of importeren in je Rentman database. Met je materiaal in onze database kan je beginnen met materiaal plannen op projecten, de beschikbaarheid van materiaal bijhouden, materiaal aanmerken voor reparatie, de status van materiaal voor projecten boeken, en meer. 

Let op: Rentman werkt met items en serienummers. Lees ons artikel over items en serienummers voor het precieze verschil.

Voeg je materiaal toe

Je kan je materiaal toevoegen aan de Rentman database in de Materiaalmodule. Je kiest tussen een item, set of case. Eerst vul je basisgegevens als de naam, materiaalcode, prijs, specificaties en maplocatie in. Daarna kan je alle andere tabbladen invullen en instellen. Klik op de titel hierboven om ons uitgebreide artikel te lezen over hoe je materiaal toevoegt.

Importeer je materiaal

Je kan een .xlsx (Excel) of .csv bestand importeren dat alle informatie over je materiaal bevat. Je kan een bestand met of zonder serienummers importeren. Na het importeren is het materiaal toegevoegd aan de Rentman database. Klik op de titel hierboven om ons uitgebreide artikel te lezen over hoe je materiaal toevoegt, met stap-voor-stap instructies en een template bestand die je ter voorbeeld kan gebruiken.

Maak sets en cases (en voeg accessories toe)

Wanneer je materiaal is toegevoegd aan de Rentman database, kan je je items samenvoegen tot sets en cases. Ook kan je een item als accessoire toevoegen aan een ander item, set of case. Het samenvoegen van materiaal is handig voor sneller plannen, het niet vergeten van materiaal, en voor het behouden van een overzicht op de financiële documenten die je genereert.

Item Case Set Accessoires
Al het materiaal in Rentman wordt toegevoegd als een item.

Bijvoorbeeld: een luidspreker, lamp, CD-speler, of kabel.

Item.png

  • Elk item kan meerdere serienummers bevatten. Wanneer je vijf van dezelfde speakers hebt, heb je vijf serienummers (exemplaren) van één item. Lees meer over items en serienummers in dit artikel.

Lees ons artikel over het maken van sets en cases (en materiaal toevoegen) voor instructies.

Maak kortings- en staffelgroepen

Kortingsgroepen en staffelgroepen zijn handig om je klanten korting te geven op materiaal. Een kortingsgroep is handig voor een vaste korting, en staffelgroepen voor kortingen die afhangen van het aantal dagen dat je materiaal gehuurd wordt.

Lees ons artikel over het maken van kortings- en staffelgroepen

QR codes, barcodes of RFID codes instellen

QR codes, barcodes en RFID worden gebruikt om materiaalitems en serienummers te scannen. Scannen maakt het mogelijk om snel en gemakkelijk de locatie en status van een item of serienummer bij te houden. Je kan ook items boeken ter reparatie, en controleren of je niets bent vergeten te pakken voor een project.

We raden aan om QR codes te gebruiken, omdat zij in kleinere formaten kunnen worden geprint dan barcodes (vanaf 7mm * 7mm). Ook kan je QR codes in Rentman genereren, downloaden en printen..

Lees ons artikel over het opzetten van QR codes, barcodes en RFID codes voor instructies.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.