Importeer je contacten

Elke Rentman proefversie begint met voorbeeldcontacten in de database. Je kan je eigen contacten toevoegen aan de database door het importeren van een contactenbestand. In dit artikel leggen we de stappen uit om je contactenbestand in Rentman te krijgen.

Je kan ook één (of een klein aantal) contacten toevoegen in de Contacten module, in plaats van een bestand te importeren.

Beschikbaar voor: Lite Classic Pro

-

Voordat je begint

Dit is wat je moet hebben voordat je je contactenbestand importeert:

  • Een Excel of .csv bestand met informatie van je contacten. Als je deze nog niet hebt, kan je onze template gebruiken om er één te maken. Hier wordt momenteel aan gewerkt, en is binnenkort beschikbaar op deze pagina.
  • Een logische mappenstructuur in de Contactenmodule, zodat je geordend kan werken je je contacten sneller kan vinden. Klik op de link om je mappen van tevoren aan te maken, of laat Rentman automatisch de mappen aanmaken die je in je contactenbestand kiest. Deze moeten in de Map kolom worden gekozen (lees de volgende sectie).

Bereid je contactenbestand voor

Veel Rentman gebruikers houden al een bestand met hun contacten bij. Het bestand dat je importeert in Rentman moet een .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) of .csv bestand zijn.

  • We raden aan om duidelijke kolomtitels in de eerste rij van je bestand te zetten.
  • Sommige kolommen in je bestand zijn noodzakelijk, en andere zijn optioneel.
  • Het mappenpad van een contact moet worden geschreven in de Map kolom, zoals:
    europa/nederland/highliterental

Er wordt momenteel gewerkt aan onze template. Deze zal beschikbaar zijn om te downloaden op deze pagina. Je kan deze gebruiken ter referentie, of om een contactenbestand te maken.

Als je contactpersonen gebruikt, moet je contactpersoon kolommen in je contactenbestand opnemen. Lees de sectie hieronder voor meer informatie.

Contactpersoon kolom

Als je contactpersonen gebruikt, moet je kolommen in je contactenbestand opnemen die informatie over een unieke contactpersoon bevatten. Deze kolommen zijn nodig, omdat elke contactpersoon die toebehoort aan een contact zijn/haar eigen telefoonnummer, e-mailadres en andere informatie heeft.

In je bestand moeten je contactpersoon kolommen er als volgt uit zien:

Contactpersonen_kolommen.png

Onthoud dat meerdere contactpersonen kunnen toebehoren aan één contact.

Importeer je contactenbestand

  1. Ga naar de Contactenmodule.
  2. Klik op de Kolommen knop Columns.png en kies Importeren.

    Klik_importeren.png

  3. Upload je contactenbestand.

    Upload_bestand.png

    Een voorbeeld van je bestand wordt getoond in het volgende scherm. Let op: alleen de eerste 8 rijden van je bestand worden getoond.

    Import_scherm.png

  4. Als je bestand kolomtitels bevat in de eerste rij, selecteer

    Check.png Bevat kolomtitels.

    Dit betekent dat de eerste rij van je bestand niet wordt geïmporteerd.

  5. Voor elke kolom, kies of dit een contactpersoon kolom is, of een gewone Contact kolom.

    Als je geen contactpersonen gebruikt, kies dan altijd Contact kolom.

    Import_scherm_highlight_kolom_type.png

  6. Match de titels van je kolommen met de titels in Rentman. Dit is nodig, omdat je eigen kolommen een (iets) andere naam kunnen hebben.

    Import_scherm_highlight_kolom_namen.png

    In dit voorbeeld heet de eerste kolom in je bestand Contact. Het bevat de naam van je contacten. Echter, in Rentman is de naam van deze kolom Bedrijfsnaam.
  7. Klik Volgende stap wanneer je dit hebt gedaan voor alle kolommen.
  8. Kies wat er moet gebeuren met dubbele rijen. Een dubbele rij ontstaat wanneer een waarde een kolom al bestaat in de Rentman database. Er zijn drie opties:

    Dubbele_rijen.png

    Als je kiest voor Dubbele rijen overslaan of Items bijwerken naar waarden in import bestand, moet je kiezen welke kolommen in je bestand gescand moeten worden voor dubbele waarden. Wij noemen zulke kolommen unieke kolommen.

    Als er een dubbele waarde wordt gevonden, wordt de gehele rij overgeslagen óf bijgewerkt. dit hangt af van de keuze die je maakt.

    Als je méér dan één unieke kolom kiest, moet er een dubbele waarde voorkomen in beide kolommen, voordat de gehele rij mag worden overgeslagen of bijgewerkt.
  9. Selecteer de hoofdmap van je mappenstructuur.

    De hoofdmap is de map die helemaal bovenaan staat, en deze bevat jouw mappenstructuur.

    Mappenstructuur.png

    Normaalgesproken kies je Hoofdmap.
    Waarschuwing: Als je contactenbestand geen Map kolom bevat, worden alle contacten in dezelfde hoofdmap geplaatst. Dit betekent dat je contacten niet worden geordend, waardoor het lastig kan zijn ze te vinden. Wij raden aan om je mappenstructuur aan te maken, en het juiste mappenpad op te geven in je Map kolom.
  10. Kies Volgende stap.
  11. Controleer je gegevens, en kies Importeren.
  12. Ververs je browserpagina om het importeren af te ronden.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.