Elke Rentman proefversie begint met voorbeeldvoertuigen in de database. Je kan je eigenvoertuigen toevoegen aan de database door het importeren van een voertuigenbestand. In dit artikel leggen we de stappen uit om je voertuigenbestand in Rentman te krijgen.

Je kan ook één (of een klein aantal) voertuigen toevoegen in de Voertuigen module, in plaats van een bestand te importeren.

-

Voordat je begint

Dit is wat je moet hebben voordat je je voertuigenbestand importeert:

• Een Excel of .csv bestand met informatie van je voertuigen. Als je deze nog niet hebt, kan je onze template gebruiken om er één te maken. Hier wordt momenteel aan gewerkt, en is binnenkort beschikbaar op deze pagina.
• Een logische mappenstructuur in de Voertuigenmodule, zodat je geordend kan werken en je voertuigen sneller kan vinden. Klik op de link om je mappen van tevoren aan te maken, of laat Rentman automatisch de mappen aanmaken die je in je voertuigenbestand kiest. Deze moeten in de Map kolom worden gekozen (lees de volgende sectie).

Bereid je voertuigenbestand voor

Veel Rentman gebruikers houden al een bestand met hun voertuigen bij. Het bestand dat je importeert in Rentman moet een .xlsx (Microsoft Excel, Google Sheets) of .csv bestand zijn.

• We raden aan om duidelijke kolomtitels in de eerste rij van je bestand te zetten.
• Sommige kolommen in je bestand zijn noodzakelijk, en andere zijn optioneel.
• Het mappenpad van een voertuig moet worden geschreven in de Map kolom, zoals:
  freelancers/lighttechnicus of kantoor/planners

Importeer je voertuigenbestand

1. Ga naar de voertuigenmodule.
2. Klik op de Kolommen knop  en kies Importeren.
   
   
   
   
3. Upload je voertuigenbestand.
   
   
   
   Een voorbeeld van je bestand wordt getoond in het volgende scherm. Let op: alleen de eerste 8 rijden van je bestand worden getoond.
   

   

4. Als je bestand kolomtitels bevat in de eerste rij, selecteer
   
    Bevat kolomtitels.
   
   Dit betekent dat de eerste rij van je bestand niet wordt geïmporteerd.
5. Match de titels van je kolommen met de titels in Rentman. Dit is nodig, omdat je eigen kolommen een (iets) andere naam kunnen hebben.
   
   

   

   In dit voorbeeld heet de tweede kolom in je bestand License plate. Echter, in Rentman is de naam van deze kolom Registration number.
6. Klik Volgende stap wanneer je dit hebt gedaan voor alle kolommen.
7. Kies wat er moet gebeuren met dubbele rijen. Een dubbele rij ontstaat wanneer een waarde een kolom al bestaat in de Rentman database. Er zijn drie opties:
   
   
   
   Als je kiest voor Dubbele rijen overslaan of Items bijwerken naar waarden in import bestand, moet je kiezen welke kolommen in je bestand gescand moeten worden voor dubbele waarden. Wij noemen zulke kolommen unieke kolommen.
   
   Als er een dubbele waarde wordt gevonden, wordt de gehele rij overgeslagen óf bijgewerkt. dit hangt af van de keuze die je maakt.
   
   Als je méér dan één unieke kolom kiest, moet er een dubbele waarde voorkomen in beide kolommen, voordat de gehele rij mag worden overgeslagen of bijgewerkt.
8. Selecteer de hoofdmap van je mappenstructuur.
   
   De hoofdmap is de map die helemaal bovenaan staat, en deze bevat jouw mappenstructuur.
   
    
   
   Normaalgesproken kies je Hoofdmap.
   Waarschuwing: Als je voertuigenbestand geen Map kolom bevat, worden alle voertuigen in dezelfde hoofdmap geplaatst. Dit betekent dat je voertuigen niet worden geordend, waardoor het lastig kan zijn ze te vinden. Wij raden aan om je mappenstructuur aan te maken, en het juiste mappenpad op te geven in je Map kolom.
9. Kies Volgende stap.
10. Controleer je gegevens, en kies Importeren.
11. Ververs je browserpagina om het importeren af te ronden.