Projecten plannen met Rentman

Met projecten kan je elke fase van je verhuurevenementen beheren en plannen, van droogverhuur tot grote festivals en tours.

Lees dit artikel of bekijk onze video tutorials om te leren hoe je een project plant binnen Rentman.

Available for: Lite Classic Pro

Binnen een project kan je documenten (zoals offertes en facturen) aanmaken en je materialen, personeel en voertuigen plannen vanuit je database. Dit betekent dat alle informatie over een klus op één plek te vinden is.

In Rentman is het plannen van een project verdeeld in twee fasen:

  • Je offerte opstellen
  • Je materialen, personeel en voertuigen plannen.

Hier vind je hoe je projecten opzet en onderhoud in Rentman:

Je offerte opzetten

In deze eerste fase maak je een offerte voor je klant. Nu kan je het materiaal, het personeel en de voertuigen kiezen zonder dat je je zorgen hoeft te maken over hun beschikbaarheid. Volg de volgende stappen om je offerte te maken: 

  1. Vul de algemene informatie in - Dit is belangrijke informatie, zoals de naam van het project, de klant, de locatie en het projecttype.
  2. Vul je tijdschema in - Je kunt materiaal en personeel verbinden aan de tijdsperioden die je hebt opgezet.
  3. Voeg je materiaal toe - Voeg het materiaal toe dat je nodig hebt voor het project, zonder rekening te houden met de materiaalbeschikbaarheid. 
  4. Voeg personeel- en transportfuncties toe - In Rentman voeg je eerst personeel- en transportfuncties aan het project. Later plan je je personeel en voertuigen op deze functies in.
  5. Overige kosten - De overige kosten kunnen optioneel worden worden toegevoegd om extra kosten als hotelverblijven, verloren materiaal of defecten bij te houden wanneer die zich voordoen gedurende het project.
  6. Het financiële plaatje - Het tabblad 'Financieel' geeft een overzicht van de opbrengsten en kosten van een project. Je kunt hier ook de marges en winst uitrekenen, de geplande kosten bekijken en kortingen toevoegen.
  7. Een offerte versturen - gebaseerd op de informatie, voertuigen en functies die je hebt toegevoegd, kun je automatisch een offerte laten genereren en deze verzenden naar de gekozen contactpersoon.

Met de projectstatus kan je bijhouden in welke fase elk project zich bevindt. Wanneer je een offerte verstuurt, zal de projectstatus veranderen van "Concept" naar "In optie". Wanneer de offerte wordt geaccepteerd, verandert de status naar "Bevestigd". Je kunt de status ook handmatig veranderen in het 'Algemeen' tabblad van je project. 

Rentman tip: Voor grotere projecten kun je subprojecten met individuele componenten gebruiken. Zo kun je de planning splitten voor bepaalde stages bij een festival, verschillende locaties van een tour of andere dingen.

Het plannen van materiaal, medewerkers en voertuigen

Nadat je je offerte hebt gestuurd, is het tijd voor het plannen van je materiaal, team en voertuigen.

  1. Controleer de beschikbaarheid en los tekorten op - Als je tekorten hebt voor een project, kan je zien waar deze tekorten vandaan komen door de tijdlijn raad te plegen. Je kunt materiaal tussen projecten verschuiven of inhuurverzoeken versturen om je tekorten op te lossen. 
  2. Plan je medewerkers en voertuigen - Er zijn twee manieren waarop je dit kan doen: direct in het project (voor wanneer je maar een paar functies hebt) of de visuele planner in de Personeelsplanner module (deze geeft je een overzicht van al je projecten, medewerkers en voertuigen).
  3. Print een pakbon - In het tabblad 'Algemeen' van je project kan je een pakbon voor de medewerkers in je warenhuis aanmaken. Tijdens het project kan je je materialen in- en uitboeken in de Magazijn module.

Een overzicht van je projecten 

Door het overzicht in de Projecten module te configureren naar je eigen voorkeur, kan je een beter overzicht van aankomende projecten creëren.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.