XML - UBL wordt gebruikt bij elektronisch factureren (e-invoices). In sommige landen is het verplicht om e-invoicing in plaats van traditioneel factureren in te zetten. In sommige andere landen is dit alleen verplicht wanneer er voor overheidsorganisaties wordt gewerkt.
Je kunt elk factuur in Rentman exporteren in het XML - UBL formaat. In dit artikel leggen we de basics voor het instellen van e-invoicing uit.
Ongestructureerde factuurdata in PDF of Word is niet geldig als e-invoice.
.
Je BTW schema instellen
- Ga naar settings Configuratie > Financieel > BTW Schema's.
- Dubbelklik op een schema om deze te openen.
- Voer de juiste belastingcategorie in voor elk schema.
- Klik op Opslaan
- Herhaal voor elk BTW schema
Digitaal factureren instellen
Ga naar settings Configuratie > Financieel > Digitaal factureren, en vul de volgende velden in:
- Identificatienummer: Het unieke nummer waarmee een bedrijf geïdentificeerd wordt. Bijvoorbeeld het KvK-nummer of het Overheids Identificatie Nummer.
- Identificatieschema: De code waarmee het land geïdentificeerd wordt. Voor veel Europese landen is dit de BTW code. In deze lijst vindt je een overzicht van identificatieschemacodes per land (kolom 'schemeID').
- Valuta code: Als deze niet reeds correct ingesteld staat kun je hier je valuta code invullen.
Digitaal factureren instellen voor je contacten
Om e-invoices voor je klanten te genereren moet je per klant het identificatienummer en -schema invoeren.
- Ga naar de contact_phone Contacten module.
- Dubbelklik op een contact om deze te openen.
- Ga naar het tabblad Digitaal factureren.
- Vul het identificatienummer en -schema in.
Vraag je klant om diens identificatienummer of zoek deze op in de database van bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel.
Een digitaal factuur exporteren
Nadat je een factuur hebt gegenereerd kun je deze exporteren in XML - UBL.
- Maak een factuur vanuit het tabblad Financieel in het projectoverzicht
- Wanneer je de factuur bewerkt, kies je voor de
download knop. - Kies voor UBL o.b.v. grootboek (voor intern gebruik of accounting software) of UBL om te versturen (voor je klanten).