Leestijd: 45 min tot 1 uur
Rentman is een op projecten gebaseerde software. Dat betekent dat alle evenementen/verhuur die je plant, altijd opgezet zijn als een project. In onze implementatiegidsen vind je meer artikelen die je op weg helpen!
Let op: Projectmanagement is een breed onderwerp. We behandelen alle aspecten en mogelijkheden van projecten via de verschillende modules. Sommige onderdelen zijn hetzelfde voor alle modules, maar sommige onderdelen zijn specifiek. Dit wordt duidelijk aangegeven. Wanneer de uitleg gaat over een module die je niet gebruikt, mag je deze overslaan.
Een nieuw project aanmaken
Zoals eerder benoemd is Rentman een op projecten gebaseerde software. Alle evenementen die je plant, worden nieuwe projecten. Laten we een eenvoudig project plannen met apparatuur en personeel.
Maak een project aan
De eerste stap is het aanmaken van een leeg project. Voor nu beginnen we met een leeg project. Later gebruik je project templates om de projectplanning te versnellen.
Ga naar de table_chart Projectenmodule en + Project toevoegen. Selecteer "Blanco project".
Vul in het tabblad 'Gegevens' van het lege project zoveel mogelijk informatie in, inclusief:
Opslaan! Rentman slaat niet automatisch op, dus zorg ervoor dat je de voortgang opslaat!
Voer het tijdschema in
Alle algemene informatie over je project staat nu in het tabblad 'Gegevens'. Vervolgens voer je de data en tijden van het project in op het tabblad 'Tijdsschema' van het project. In dit tabblad vind je twee tijdschema's:
Deze periode breng je rekening bij de klant voor het verhuurde materiaal.
Deze periode bevat de start- en einddatum van het project en bepaal jij zelf. Daarnaast geeft deze periode aan of het materiaal in je project beschikbaar is of niet.
Bekijk dit artikel over het maken van een tijdschema voor een project
Gefeliciteerd! Je hebt je eerste project aangemaakt met daarin alle algemene informatie en een tijdschema. De volgende stap is materiaal toevoegen en plannen.
Materiaal inplannen - (Materialen en Magazijn)
Ga naar het tabblad Materiaal van het project. In het menu aan de linkerkant selecteer je het benodigde materiaal. Dubbelklik op een item of selecteer het item en klik op Toevoegen > om het materiaal aan het project toe te voegen. Het materiaal wordt nu zichtbaar aan de rechterkant van het scherm. Dit betekent dat het nu onderdeel is van je project!
Je kan de kolom 'Aantal' bewerken voordat je het materiaal aan het project toevoegt. Dit versnel het planningsproces.
Bekijk dit uitgebreide artikel over het plannen van materiaal voor projecten.
Wil je een groep materialen in één keer plannen? In ons artikel over het maken van materiaalcombinaties lees je hoe dat werkt.
De belangrijkste factor die de verhuurkosten bepaalt is de materiaalgroep. Dubbelklik op de materiaalgroep om de gebruiks- en planperiode te zien die toegepast is op alle items in deze groep.
Deze twee periodes heb je eerder in het tabblad 'Tijdschema' van het project ingesteld. Zijn de tijden onjuist? Bewerk de periodes om ze naar de juiste tijden aan te passen.
Opmerking: Op het tabblad 'Tijdschema' van het project stel je de standaard gebruikstijd en planningsperiode in met de knop . Schakel deze functie in en alle materiaalgroepen nemen vervolgens de standaard periodes over.
Herhaal het proces van het toevoegen van materiaal aan je project totdat het compleet is. Daarna kunnen we verder met het plannen van medewerkers en transportfuncties!
Medewerkers en transport plannen - (Crewplanner)
In het tabblad 'Personeel en Transport' plan je de functies, ook wel personeelsfuncties genoemd. Dit is de eerste stap, omdat je waarschijnlijk weet welke functies er nodig zijn voor de uitvoering van het project, maar de beschikbaarheid van medewerkers misschien nog niet bekend is.
Net als bij de Materialenmodule, bepaalt de functiegroep waarin een functie valt, de duur van de functie. De duur heeft vervolgens weer invloed op de prijs en kosten.
Klik in het tabblad 'Tijdschema' op de knop . Hiermee maak je functiegroepen die overeen komen met de standaard tijdsperiodes. De geselecteerde dagen worden overgenomen op het tabblad 'Personeel en Transport', waardoor je gemakkelijk functies op deze dagen inplant. Hiermee bespaar je aanzienlijk veel tijd!
Zijn de functiegroepen ingepland? Dan kun je individuele functies plannen binnen de bijbehorende functiegroep, net als bij de Materialenmodule.
Bevat het menu aan de linkerkant geen functies of staan er functies in die je niet nodig hebt? Maak de benodigde functies dan eerst aan. Maak er zoveel als je nodig hebt en maak ze zo gedetailleerd als nodig. De aangemaakt functie blijft opgeslagen, zodat je ze kan hergebruiken. Bekijk hier het artikel over het aanmaken van standaardfuncties.
Functies zijn niet alleen om medewerkers te plannen, maar ook voor transport. Net zoals je een personeelsfunctie toevoegt, herhaal je dezelfde stappen voor een transportfunctie. Maak een functiegroep aan en voeg eventuele transportfuncties toe. Zowel transport- als personeelsfuncties kunnen binnen dezelfde functiegroep staan.
Je hebt nu succesvol individuele personeels- en transportfuncties gepland in functiegroepen! Bewerk elke functie zodat ze voldoen aan de projecteisen. De volgende stap is het maken van een offerte/factuur voor de klant!
Een offerte te maken - (Financieel)
Je hebt nu alle elementen ingevoerd om een offerte mee te maken. Ga naar het tabblad 'Financieel' van het project om een offerte te maken. Op dit tabblad voeg je ook kortingen toe, pas je belastingen aan en bekijk je de omzet en kosten.
Zijn er extra kosten die je wil toevoegen? Dat kan in het tabblad 'Overige kosten' van het project.
Klik op de knop +Offerte toevoegen om je eerste offerte te genereren. Kies een template en brief.
Bekijk het uitgebreide artikel over het maken van een offerte of contract.
Wil je het document aanpassen met jouw bedrijfslogo? In dit artikel lees je hoe je dat doet.
Zodra de offerte is gegenereerd en alle informatie klopt, is deze klaar om naar de klant te sturen. Een kopie van het financiële document verschijnt in de sectie 'Bestanden' op het tabblad 'Algemeen' van het project.