Ontdek de Rentman Academy

Rentman is software die je helpt jouw bedrijf en de dagelijkse zaken hiervan te managen in één centraal systeem. Dit betekent dat je toegang hebt tot veel functionaliteiten die in het begin nog wat overweldigend kunnen zijn. Maar geen probleem, we helpen je! De Rentman Academy loodst je door de verschillende stappen die je moet nemen om je account te implementeren. Daarna zul je Rentman stukje bij beetje leren kennen.

Hou in gedachte dat je misschien niet alle modules hebt. Als je iets niet hebt, is dat prima. Sla dan de handleiding of instructie hiervan over. Natuurlijk hebben we de handleidingen van de Academy zo duidelijk mogelijk proberen te maken.

Als je op een punt verdwaald of vastgelopen bent, aarzel dan niet contact op te nemen met het Support team voor hulp rechtsonderin je scherm. Zij zullen je altijd willen helpen.

.

Implementeer jouw Rentman account van A tot Z

Implementeer de contactenlijst

Dit is de allereerste module van de Rentman Academy. Omdat zaken gedaan worden met mensen buiten jouw bedrijf, is het belangrijk dat al je contacten op één plek staan. We leiden je door het implementatieproces van de contactenlijst. Deze handleiding leert je:

  • De lijst te organiseren om alle informatie te vinden die je nodig hebt. 
  • Nieuwe contacten toe te voegen in Rentman zodat je ze als klanten op projecten kan gebruiken maar ook als locaties of leveranciers. 
  • Specifieke informatie toe te voegen aan je contacten zodat je nooit meer iets vergeet over ze. Waarschuwingen, kortingen en betalingsvoorkeuren helpen je om alles te weten wat je moet weten over die klant. 
  • Hou je zaken goed bij met een aanpasbaar dashboard

Volg mij!

Zodra je de contacten geïmplementeerd hebt, kan je de volgende handleidingen in een willekeurige volgorde lezen. Zijn er handleidingen die niet relevant voor je zijn op dit moment? Sla deze dan over of voel je vrij deze te lezen om andere mogelijkheden met Rentman te ontdekken. 

Implementeer de materialen database

Als je je voorraad wilt beheren, moet je eerst alle materialen in Rentman invoeren zodat je kan gaan werken met je database. Deze handleiding laat zien hoe je het volgende moet doen:

  • Organiseer de database om snel alle informatie te vinden die je nodig hebt.
  • Voeg nieuwe materialen toe zodat je ze op projecten kan plannen en de beschikbaarheid kan controleren. 
  • Combineer items, zoals microfonen met microfoonstandaards of tafels met stoelen, die je vaak samen verhuurt zodat je aanzienlijk veel tijd bespaart met plannen en voorbereidingen van het evenement. 
  • Werk met items die je niet wilt verhuren maar juist wilt verkopen. Niet alle items moeten terugkomen naar het magazijn aan het einde van een evenement. Verbruiksartikelen en verkochte items worden verschillend beheerd en je zal leren hoe. 
  • Bewerk jouw materialenlijst wanneer je dit moet en wilt.

Volg mij!

Voeg de medewerkers en voertuigen toe aan jouw Rentman account

Als je jouw team wilt managen en plannen, moet je er eerst voor zorgen dat al de medewerkers en voertuigen in het systeem staan. Daarna kan je ze plannen op projecten en ze specifieke functies toekennen. De planning is nog nooit zo eenvoudig geweest. Deze handleiding laat je het volgende zien: 

  • Organiseer de database om direct alle informatie te vinden die je nodig hebt, zoals: e-mailadres, telefoonnummer of gebruikersrol.
  • Nodig je medewerkers uit voor Rentman zodat je ze kan gaan plannen voor aankomende evenementen. 
  • Voeg al je voertuigen toe zodat je kan beslissen welke je moet gebruiken voor een evenement. 
  • Gebruik labels om je medewerkers te filteren op skills om het planproces nog makkelijker te laten verlopen. 
  • Bepaal waar medewerkers toegang tot hebben in Rentman. 
  • Help je medewerkers hun tijd efficiënt te managen door hun beschikbaarheid aan te geven in hun eigen planning. 

Volg mij!

Maak of gebruik QR codes voor je materialen

1.png

Als je de Magazijn module hebt, wil je waarschijnlijk QR codes gebruiken om het boekproces sneller en nauwkeuriger te maken. Als je van QR codes gebruik maakt, is het ook mogelijk je materialen te tracken, waar ze ook heen zijn. Deze handleiding toont je het volgende:

  • Maak een QR code voor een item. 
  • Gebruik verschillende QR codes voor items en specifieke exemplaren.
  • Geef de locatie in het Magazijn aan om het boekproces te optimaliseren. 

Volg mij!

Implementeer je financiële proces

Als je over de Financieel module beschikt, betekent dit dat je jouw klanten kan offreren en factureren. Deze processen kunnen lang duren, maar Rentman dekt je. Het factuurproces is bijna volledig geautomatiseerd als je alles hebt ingesteld. Dat gaan we dan ook samen doen. Deze handleiding toont je het volgende:

  • Laat het juiste valutasymbool zien op je documenten.
  • Voeg je Voorwaarden toe, essentieel om volledig transparant te zijn met jouw klanten.
  • Maak meerdaagse staffels als je soms materialen over een langere periode verhuurt.
  • Stel je btw-systeem in.
  • Zorg ervoor dat je klanten altijd op tijd betalen door factuurmomenten en betalingstermijnen in te stellen. 

Volg mij!

Nu komt de laatste stap om je Rentman account volledig geïmplementeerd te hebben. Sla deze niet over, want het is cruciaal!

Bepaal het uiterlijk van je documenten en e-mails

Je wilt er zeker van zijn dat alle communicatie vanuit jouw Rentman account past bij het imago van jouw bedrijf. Deze handleiding legt je het volgende uit:

  • Bepaal de structuur van jouw e-mails. 
  • Bepaal het uiterlijk van jouw documenten en voeg je bedrijfslogo toe. 

Volg mij!

Gefeliciteerd, jouw account is nu volledig geïmplementeerd! Het wordt tijd om gebruik te gaan maken van Rentman en te zorgen dat je alle functionaliteiten en werkwijzes ontdekt die je voor jouw bedrijf nodig hebt.

.

Begin Rentman optimaal te gebruiken: Rentman Level 1

Maak een project voor een soepel verloop van het evenement

Rentman is project-gebaseerd systeem. Als je een evenement voorbereidt en plant, moet je een project aanmaken en andere elementen vanaf hier. Wees voorzichtig, je hebt wellicht niet tot alles toegang, dit hangt af van de modules die je hebt gekozen in je Rentman account. Geen zorgen, je kan een sectie gewoon overslaan en meteen naar het stuk gaan die jij nodig hebt. Deze handleiding legt je het volgende uit:

  • Maak een project aan en begin met standaard informatie in te vullen, zoals klant, locatie en wat belangrijke informatie in de notities. 
  • Plan het materiaal dat je nodig hebt.
  • Plan jouw team en transport en maak een indicatie van de functies die je nodig hebt voor het project. 
  • Maak een offerte met alle informatie van het project. Je kan deze daarna versturen naar de klant. 

Volg mij!

Zodra je eerste project gepland is en je meer zelfvertrouwen hebt met het gebruiken van Rentman, wordt het tijd om een stapje verder te gaan. Als je niet alle modules in jouw Rentman account hebt, voel je dan vrij om alleen de handleidingen te lezen van de modules die je hebt. Je kan natuurlijk ook de rest lezen om alle mogelijkheden van Rentman te ontdekken. 

Gebruik exemplaren voor een precieze tracking van jouw materialen

Als je de Materialen module hebt, wil je zeker jouw materiaalitems kunnen bijhouden. Je wilt weten hoe ze worden gebruikt, waar ze worden gebruikt, waarom ze niet beschikbaar zijn en hoe je een lastige situatie oplost waarbij er tekorten zijn. Dat is volkomen begrijpelijk en dat gaan we nu dan ook doen. Deze handleiding gaat over het volgende:

  • Het instellen en gebruiken van exemplaren (en serienummers hiervan) om precies te weten hoe en waar jouw waardevolle items gebruikt worden. 
  • Het begrijpen hoe de beschikbaarheid van alle soorten items wordt bijgehouden zodat je nooit verrast wordt vlak voor een evenement. 
  • Los je tekort op voor een evenement zodat je zeker weet dat je alles klaar hebt voor de D day. 
  • Werken met verkoopitems omdat niet alle items verhuur zijn. Je wilt of moet wellicht items verkopen en Rentman kan je hier ook bij helpen.
  • Documenteer alles eenvoudig door documenten en document templates te gebruiken in Rentman. 

Volg mij!

Plan jouw team en voertuigen op je projecten

Als je de Personeelsplanner module hebt, wil je vast en zeker de planning van jouw medewerkers beheren, ze uitnodigen of plannen op verschillende functies en/of verschillende projecten. Ervoor zorgen dat geen planning overlapt met iets anders of bijhouden wie wanneer beschikbaar is kan nogal een hele klus zijn... Daar zijn we zeker van op de hoogte en Rentman laat je dan ook makkelijk en efficiënt de planning regelen. Deze handleiding helpt je bij het volgende:

  • Hou de beschikbaarheid van jouw medewerkers bij. Weet voordat je ze vraagt al of ze beschikbaar zijn voor een klus of niet. 
  • Nodig je medewerkers uit voor klussen waar je ze nodig hebt.
  • Plan je medewerkers op meerdere projecten tegelijk om zowel jouw tijd als die van hen te optimaliseren.
  • Plan je voertuigen. 

Volg mij!

Boek materialen door de Magazijn module te gebruiken

Als je de Magazijn module hebt, zal je jouw materialen in en uit het magazijn boeken om ervoor te zorgen dat je kan bijhouden wat waar precies is. De Magazijn module geeft je een snel overzicht van alles wat je nodig hebt. Deze handleiding gaat over het volgende:

  • Boek je materialen in en uit het magazijn zodra ze worden gebruikt voor een evenement. 
  • Gebruik verschillende QR codes voor items en specifieke exemplaren tijdens het boeken van materialen. 
  • Begrijp de verschillende statussen zodat je weet waar de projecten zijn zonder diep in het project te hoeven graven. 
  • Maak pakbonnen om alles te documenteren.

Volg mij!

Factureer jouw klanten

Als je de Financieel module hebt, betekent dit dat je jouw klanten kan offreren en factureren. Echter, factureren is ingewikkelder dan alleen een factuur maken. Ook bij deze stappen staan we klaar voor je. We gaan het in deze handleiding over het volgende hebben:

  • Begrijp alle financiële instellingen van jouw projecten om er het beste gebruik van te kunnen maken. 
  • Voeg voorwaarden toe aan jouw offerte zodat jouw klanten weten waarmee ze akkoord gaan.
  • Maak een factuur en toon de gegevens van het project.
  • Stuur herinneringen als de klant niet optijd de factuur betaalt.
  • Maak gedeelde facturen. 

Volg mij!

Nu komt de laatste stap om Level 1 te voltooien. Hierna weet je alle belangrijke werkwijzes in Rentman. Sla dit niet over, want het is erg belangrijk!

Geautomatiseerde documenten maken met document templates

De document templates zijn templates die ervoor zorgen dat jij eenvoudig documenten kan maken, van wat voor soort dan ook (offerte, factuur, pakbon, etc.) Op deze manier, nadat je een template hebt gemaakt, hoef je alleen nog maar op 'Genereren' te klikken en een nieuw document zal worden gemaakt met alle informatie die je nodig hebt. Deze handleiding legt het volgende uit:

  • Krijg de structuur van document templates onder de knie
  • Leer over de verschillende mogelijkheden die je aangeboden krijgt
  • Personaliseer de inhoud van jouw templates
  • Wijzig de stijl en kleuren om branding te matchen.
  • Voeg een digitaal ondertekenen knop toe.
  • Maak een e-mailtemplate om de documenten nog sneller te versturen op een professionele manier. 

Volg mij!

.

Gefeliciteerd, je hebt nu Level 1 van de Rentman Academy voltooid! Je kan Rentman nu op een dagelijkse basis gebruiken en weet dat je goede en efficiënte keuzes kan maken in de software. Je werkwijze zal sneller zijn en meer geautomatiseerd dan ooit tevoren!

Hou ons in de gaten voor Level 2 die binnenkort komt.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.