Leestijd: 20min

Hey, hoe gaat het tot zover? Je wilt in staat zijn om klanten vanuit Rentman te offreren en factureren en dat is precies wat we nu gaan doen. Laten we eerst alles klaarzetten.

Als je op een gegeven moment vastloopt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons Support team voor hulp rechtsonderin je scherm. Zij willen je graag helpen.

.

De valuta

De eerste stap is om op één lijn te zitten met je klanten als het gaat om prijzen die je communiceert met ze. Je moet de valuta aanduiden, zeker als je zaken doet met internationale klanten.

1 - Ga naar settings Configuratie> Financieel > Financieel en voeg het valutateken in die je voor de meeste transacties zal gebruiken.

De algemene voorwaarden

Hoe moet ik: mijn algemene voorwaarden configureren?

Er zijn twee type voorwaarden:

• De algemene voorwaarden, de standaard voorwaarden die je stuurt met al je offertes. 
• De aanvullende voorwaarden, dit is 'platte' tekst waarvan je kan kiezen het mee te sturen met je documenten. 

2 - Volg de instructies van het genoemde artikel hierboven en maak een van beide voorwaarden.

De meerdaagse staffel

Hoe moet ik: mijn staffelgroep voor materialen instellen (meerdaagse korting)?

Vaak huur je materialen voor een langere periode uit en wil je de prijs aanpassen aan deze periode, zodat je de klant een aantrekkelijke prijs kan geven. Dit is hoe staffelgroepen werken.

3 - Ga naar settings Configuratie > Financieel > Staffelgroepen en maak een staffelgroep die je hoogstwaarschijnlijk in de toekomst zal gebruiken.

Grootboeken beheren

Hoe moet ik: grootboekrekeningen in Rentman beheren?

De grootboeken worden in boekhouden gebruikt om facturen op te splitsen in verschillende categorieën. Dit is belangrijk wanneer het moment daar is dat je facturen gaat exporteren. Je zou samen met je accountant kunnen kijken om er zeker van te zijn dat je de juiste grootboeken aan het maken bent.

4 - Ga naar settings Configuratie > Financieel > Grootboeken en controlleer de standaard grootboeken in Rentman. Bewerk ze of voeg een nieuwe toe als dit nodig is. 
Hint: als je de category Materialen module in je Rentman account hebt, dan kan je een standaard grootboek selecteren voor elk item. Meestal wordt er één grootboek gebruikt voor verkoopitems en één voor verkoopitems. 

Dit kan een lastig onderwerp zijn, dus mocht het niet lukken, kom hier later dan op terug.

Stel je belastingsysteem in

Hoe moet ik: belasting configuren (btw)?

Belasting is een lastig onderwerp, dus het beste is om dit nu direct te regelen voor de toekomst. Wees gerust, we gaan er samen stap voor stap doorheen.

5 - Ga nar settings Configuratie > Financieel > Btw-schema's/Btw-klassen. Controleer de schema's en zorg dat de percentages die je toepast op je klanten hier staan. Zo niet, maak dan een nieuw btw-schema en pas de juiste percentages toe. 

De klassen kunnen standaard voor bijvoorbeeld materialen of functies ingesteld worden. Dit maakt dingen sneller en efficiënter als het op prijscalculatie van een evenement komt. We duiken hier later dieper op in.

Zorg dat klanten op tijd betalen

Hoe moet ik: mijn factureringsproces instellen?

We hebben nog steeds geen project gemaakt, maar willen al wel weten wanneer een klant zal betalen. Het klinkt verwarrend, maar vertrouw mij maar, het bespaart een hoop tijd.

Als je een project maakt zal Rentman automatisch vertellen wanneer je moet factureren en of dit een hele of gedeeltelijke factuur moet zijn. Als het een gedeeltelijke factuur is zal Rentman je ook gewoon vertellen wanneer je het overige gedeelte moet factureren. Dit komt allemaal neer op factuurmomenten. Afhankelijk van hoe je ze instelt, word je verteld welk onderdeel van het project meteen gefactureerd moet worden na bevestiging van de klant en welk onderdeel tijdens (of na) het evenement gefactureerd moet worden.

6 - Ga naar settings Configuratie > Financieel > Factuurmomenten. Kijk wat er al staat. Kan je je hierin vinden? Top. Anders kan je ze bewerken, verwijderen en nieuwe toevoegen om ze aan jouw workflow aan te passen. Veel gebruikers vragen klanten een percentage van te voren te betalen wanneer de offerte bevestigd is. De rest zal worden betaald na het evenement. Maak tenminste één factuurmoment waar de klant 30% voor aanvang van het evenement moet betalen en 70% achteraf.

Zodra een factuur is gemaakt, moet je het een vervaldatum geven. Dit kan je ook vooraf instellen en toepassen als nodig. 

7 - Ga naar settings Configuratie > Financieel > Betalingscondities. Kijk wat er al staat. Kan je je hierin vinden? Top. Anders kan je ze bewerken, verwijderen en nieuwe toevoegen om ze aan jou workflow aan te passen. 

Gefeliciteerd, je hebt het gedaan! Je hoeft je geen zorgen meer te maken over financiële informatie. Natuurlijk kan je later terugkomen en informatie aanpassen als nodig. Je kan nu andere onderdelen implementeren van de software, zoals voorraad, magazijn of je medewerkers als je dit nog niet had. 

Anders kan je starten met het implementeren van je documenten en communicatie voordat je doorgaat naar Level 1!

Als je verdere vragen of feedback hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons Support team.