Rentman Academy - Socumenten en e-mails opmaken

Leestijd: 15 tot 30min

Welkom bij de laatste stap van de implementatie van Rentman. Je account is nu gevuld met alle benodigde data om dagelijks efficiënt aan de slag te gaan. In deze laatste stap maak je jouw handtekening en communicatie-instellingen klaar voor gebruik. 

Loop je vast of heb je een vraag? Neem dan contact op met ons Support team rechtsonderin je scherm. Zij helpen je graag verder!

.

Hoe zien mijn e-mails eruit?

E-mailinstellingen

Hoe moet ik: Een e-mail handtekening maken?

De communicatie over projecten met klanten zal vaak via e-mail verlopen. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van een offerte. Daarom ga je nu je e-mail instellen. 

1 - Ga naar settings Configuratie > Klantcommunicatie > Communicatie. Maak een e-mailhandtekening die onderaan alle e-mails komt te staan. 
Optioneel 1b - Voeg je eigen e-mailadres als bcc toe zodat je van alle verstuurde e-mails een kopie krijgt in je persoonlijke of werkinbox.

2 - Ga naar settings Configuratie > Klantcommunicatie > Aanspreektitels en zorg dat alle manieren van hoe je een klant kan aanspreken erin staan. Ontbreekt er iets? Voeg dit dan toe.

Hoe zien mijn documenten eruit?

Rentman gebruikt verschillende elemenenten om een professionele opmaak en duidelijke documenten mogelijk te maken en te zorgen dat jij alle nodige informatie kan communiceren. Deze elementen stel je van tevoren in, zodat je daarna met een druk op de knop documenten met alle benodigde informatie maakt. 

De nummering van je documenten

Hoe moet ik: Nummerreeksen toepassen?

Documentbeheer is een belangrijk aspect van je bedrijfsvoering, zeker de documenten die naar klanten gaan. Een goedlopend systeem zorgt voor efficiënte administratie en boekhouding. Daarom krijg elk document dat je in Rentman aanmaakt een nummer. Je kan deze nummers instellen, zodat ze een logische serie volgen die aansluit bij jouw bedrijf. 

3 - Ga naar settings Configuratie > Instellingen > Nummerreeksen. Stel de nummerreeksen in. 

Hint
Als je voor een offerte het nummer 2020-001 toevoegt, dan zal de volgende offerte die gegenereerd wordt het nummer 2020-002 hebben. 

De basis van je documenten

Door middel van Document templates weet Rentman welke gegevens op een bepaald document moeten komen te staan. Hier komen we later op terug in Documenten & Communicatie - Level 1. Voor nu laten we je zien waar je deze templates kan vinden. 

4 - Ga naar settings Configuratie > Klantcommunicatie > Document templates. Bekijk de lijst met templates. Hierdoor krijg je een idee van alle verschillende documenten die je kan maken in Rentman. Klik op 'Template bibliotheek' om alle templates in alle mogelijke talen in ons systeem te zien.

Het briefpapier

Hoe moet ik: briefpapier toevoegen met mijn bedrijfslogo en andere standaard informatie?

Waar het template het geraamte van je document is, is het briefpapier het formaat en de achtergrond van je documenten. 

3 - Ga naar settings Configuratie > Klantcommunicatie > Briefpapier. Upload jouw design.

Hint
Jouw design wordt buiten Rentman gemaakt en geüpload worden als .pdf. Als de .pdf te groot is, comprimeer het bestand dan zodat het wel geüpload kan worden. 

4 - Stel de marges in.

Hint
De marges zijn de witruimtes in het document. Bijvoorbeeld: je logo is 2 cm groot in de linkerbovenhoek van je briefpapier. Stel de marge boven in op 2,5cm zodat het logo de tekst niet overlapt. 

Je account nu helemaal klaar is om mee te gaan werken! Project Management - Level 1 staat voor je klaar.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0