Rentman Academy - Geautomatiseerde documenten maken met document templates

Leestijd: 15 min

Hey, hoe gaat het tot zover? Best interessant allemaal toch? Tijdens het project management heb je jouw eerste offerte gemaakt. Zo niet, dan moedig ik je erg aan daarnaar terug te gaan en die handleiding te volgen. Ik wacht wel op je hoor, geen zorgen

Waar waren we... Offertes? Ja. Je hebt waarschijnlijk een standaard Rentman template gebruikt en dat zag er al prima uit. Wij noemen dit systeemtemplates. Je wilt nu dit template personaliseren.

Als je op een gegeven moment vastloopt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons Support team voor hulp rechtsonderin je scherm. Zij willen je graag helpen.

.

Een document template bewerken

Hoe moet ik: Een document template bewerken?

1 - Ga naar de settings Configuratie module, Klantcommunicatie Customer communication en dan Document templates. Als het goed is heb je deze lijst met templates al eens gezien. Zoek degene die je al eerder hebt gebruikt om een offerte mee te genereren. Omdat je systeemtemplates niet kan bewerken, moet je dit bestand eerst file_copy Dupliceren.

2 - Het eerste wat je dat als je een template dupliceert, is de naam wijzigen. Anders kunnen dingen heel verwarrend worden.

Je ziet dat er al gegevens in het template staat omdat Rentman de al eerder gegenereerde offerte als voorbeeld gebruikt. Echter, er is geen briefpapier, er staat alleen tekst. Als je beter kijkt, zie je dat het template bestaat uit verschillende blokken. 

3 - Neem een van deze blokken en beweeg het rond om de positie op het document ervan te veranderen. 

Hint
equipment_1.png
Klik op dit icoontje en sleep het blok naar zijn positie.

Het reageert redelijk snel, dat is top. Je wilt nu ervoor zorgen dat de projectinformatie en de planning altijd op de eerste pagina staan en de rest van de informatie op de andere pagina's.

4 - Voeg een pagina-einde toe onder het 'Tijden' blok.

Hint
page_break.png

Tot nu toe gaat het prima. Je kijkt nog eens beter naar de informatie dat wordt weergegeven en realiseert je dat in het blok met de projectinformatie nog een accountmanager moet worden toegevoegd. Om dit te doen, moet je een variabele toevoegen. Dit is een stukje code die informatie uit een ander veld in Rentman haalt. Maak je geen zorgen, Rentman doet de codering voor je. Jij moet alleen de informatie selecteren die je wilt toevoegen aan jouw document. 

5 - Bewerk het blok. Voeg een rij aan de tabel toe en voeg de variabele 'Accountmanager' toe. Dit haalt de naam van de accountmanager uit het project en toont het op het document. 

Hint 1
edit.png
Hint 2
Insert_row.png
Hint 3
insert_variable.png
Hint 4
account_manager.png

De variabele trekt direct de data uit bijvoorbeeld het project, materiaal, contactpersoon etc. Deze gegevens worden dan iedere keer bij generatie van het document geüpdatet. De variabele 'Betaaldatum' zal bijvoorbeeld afhangen van het document dat je maakt. 

Je realiseert je nu dat de digitaal ondertekenen knop (we gebruiken DocuSign) aan het einde van de pagina niet matcht met de kleuren van jouw bedrijf.

6 - Selecteer de digitaal ondertekenen knop aan het einde van het template. [...]

> Voeg toe hoe je een digitaal ondertekenen knop moet bewerken wanneer beschikbaar.

Je bent al erg tevreden met de eerste bewerkingen. Omdat je niet alles wilt verliezen tot zover, is het tijd om het werk op te slaan.

Een e-mail template maken

Je wilt nu een nieuwe offerte maken, maar met jouw nieuwe template. Je herinnert je hoe je dit gedaan hebt in Project management - Level 1 dus je kan het zo weer doen. Het is gegenereerd en het ziet er top uit! Nu komt het moment dat je de offerte uitstuurt via e-mail naar de klant.

7 - Schrijf een bericht, maar gebruik in plaats van de naam van de klant, de variabele 'Contactpersoon > Achternaam'. Sla dit bericht op als template.

Hint
hint_7.png

8 - Annuleer de e-mail en ga direct weer terug naar hetzelfde scherm. Je ziet hetzelfde scherm deze keer, maar als je klikt op template toepassen, komt het template wat je zojuist gemaakt hebt naar voren die je kan gebruiken. Maak zoveel templates als je zelf wilt.
Onthoud, de variabele past zich altijd aan het project aan. 

Als je het tot zover hebt gered, dan heb je Level 1 van de Rentman Academy voltooid. Gefeliciteerd! Als je een van de Level 1 modules gemist hebt, of een opfriscursus nodig hebt, aarzel dan niet terug te gaan. Deze kennis heb je nodig om Level 2 te overleven. Ik zie je daar!

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0