Rentman Academy - Geautomatiseerde documenten maken met document templates

Leestijd: 15 min

Tijdens het projectmanagement heb je jouw eerste offerte gemaakt. Zo niet, dan adviseren we je om om eerst die handleiding te volgen.

Je hebt waarschijnlijk een standaard Rentman template gebruikt voor je offerte en dat zag er al prima uit. Wij noemen dit systeemtemplates. Je gaat nu dit template personaliseren.

Loop je vast of heb je een vraag? Neem dan contact op met ons Support team rechtsonderin je scherm. Zij helpen je graag verder.

.

Een document template bewerken

Hoe moet ik: Een document template bewerken?

1 - Ga naar de settings ConfiguratiemoduleKlantcommunicatie en dan Document templates. Als het goed is heb je deze lijst met templates al eens gezien. Zoek de template die je gebruikt hebt om een offerte te genereren. Omdat je systeemtemplates niet kan bewerken, moet je dit bestand eerst file_copy Dupliceren.

2 - Wijzig als eerste de naam als je een template dupliceert. Anders raak je het overzicht kwijt.

Er staan al gegevens in de template, omdat Rentman de al eerder gegenereerde offerte als voorbeeld gebruikt. Maar er is geen briefpapier, er staat alleen tekst. Als je goed kijkt, zie je dat de template bestaat uit verschillende blokken. 

3 - Neem een van deze blokken en beweeg het rond om de positie op het document te veranderen. 

Hint
equipment_1.png
Klik op dit icoontje en sleep het blok naar een andere positie.

Je wil dat de projectinformatie en planning altijd op de eerste pagina staan en de overige informatie op de andere pagina's.

4 - Voeg een pagina-einde toe onder het 'Tijden' blok.

Hint
page_break.png

Je kijkt nog eens beter naar de informatie die wordt weergegeven en merkt op dat je nog een accountmanager toe moet voegen aan de projectinformatie. Voeg een variabele toe om dit te kunnen doen. Een variabele is een stukje code dat informatie uit een ander veld in Rentman haalt. Maak je geen zorgen, Rentman doet de codering voor je. Jij hoeft alleen de informatie te selecteren die je wil toevoegen aan jouw document. 

5 - Bewerk het blok. Voeg een rij aan de tabel toe en voeg de variabele 'Accountmanager' toe. Dit haalt de naam van de accountmanager op uit het project en toont deze op het document. 

Hint 1
edit.png
Hint 2
Insert_row.png
Hint 3
insert_variable.png
Hint 4
account_manager.png

De variabele haalt de data direct op uit bijvoorbeeld het project, materiaal, contactpersoon etc. Deze gegevens worden dan iedere keer bij het genereren van het document geüpdatet. De variabele 'Betaaldatum' zal bijvoorbeeld afhangen van het document dat je maakt. 

Het valt je op dat de digitaal ondertekenen knop (we gebruiken DocuSign) aan het einde van de pagina niet matcht met de kleuren van jouw bedrijf.

6 - Selecteer de digitaal ondertekenen knop aan het einde van de template. [...]

Je wil niet alles kwijtraken wat je tot nu gemaakt hebt. Sla je wijzigingen op.

Een e-mail template maken

Je gaat nu een nieuwe offerte maken, maar met jouw nieuwe template. Je herinnert je hoe je dit gedaan hebt in Project management - Level 1 dus je kan het zo weer doen. Het is gegenereerd en het ziet er top uit! Nu komt het moment dat je de offerte uitstuurt via e-mail naar de klant.

7 - Schrijf een bericht, maar gebruik in plaats van de naam van de klant, de variabele 'Contactpersoon > Achternaam'. Sla dit bericht op als template.

Hint
hint_7.png

8 - Annuleer de e-mail en ga direct weer terug naar hetzelfde scherm. Je ziet hetzelfde scherm deze keer, maar als je klikt op template toepassen, komt de template wat je zojuist gemaakt hebt naar voren. Maak zoveel templates als je zelf wilt.
Onthoud, de variabele past zich altijd aan het project aan. 

Als je het tot zover hebt gered, dan heb je Level 1 van de Rentman Academy voltooid. Gefeliciteerd! Als je een van de Level 1 modules gemist hebt, of een opfriscursus nodig hebt, neem ze dan gerust nog een keer door. Deze kennis heb je nodig als basis voor Level 2.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0