Rentman Academy - Je contactenlijst implementeren

Leestijd: 30min

1 - Leeg je proefversie database

Hoe moet ik: een proefversie database legen?

Gefeliciteerd, je bent er nu klaar voor om je Rentman account te implementeren. Het zal binnen de kortste keren vol staan met nuttige informatie. Waar moet je beginnen? We begrijpen dat het nogal overweldigend kan lijken, maar daarom is deze gids er om je door de verschillende stappen te leiden. Laten we beginnen!

.

Wie zijn mijn Contacten?

Laten we beginnen met je contacten. Om je zaken goed te laten verlopen, moet je communiceren met klanten, potentiële leads, locaties van evenementen of leveranciers. Deze mensen zijn extern van jouw bedrijf en erg essentieel. Dit noemen we contacten in Rentman. Denk over de contact_phone Contacten module van Rentman alsof het je adresboek is.

2 - Ga naar de contact_phone Contacten module

Als je op een gegeven moment vastloopt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons Support team voor hulp rechtsonderin je scherm. Zij willen je graag ontmoeten en willen zeker helpen.

  • Bouw je adresboek

Er zijn verschillende type externe mensen waarom jouw bedrijf contact heeft. Je wilt niet dat deze types allemaal door elkaar staan. Daarom moet je eerst een goede mappenstructuur hebben. Doe dit voor je het eerste contact maakt, zodat alle contacten meteen goed georganiseerd staan. 

  • Organiseer je adresboek

Hoe moet ik: een mappenstructuur maken en bewerken?

3 - Maak een folder Mappenstructuur die de verschillende categorieën van je contacten laat zien. 

Hint
Dit is een voorbeeld van een structuur die je kunt maken: 

1.png
  • Nieuwe contacten maken

Nu de structuur goed staat, kunnen we de eerste contacten maken. Er zijn twee keuzes. 1) Je kan handmatig nieuwe contacten toevoegen of 2) je kan contacten importeren in Rentman vanuit een Excel bestand. Kies een van de volgende opties:

Handmatig contacten toevoegen in Rentman

Hoe moet ik: contacten toevoegen?

Je wilt starten je database te vullen met een paar contacten of je weet nog niet precies hoe je verder moet. Dat is compleet normaal, want we beginnen net. Dit betekent dat je begint met contacten handmatig toe te voegen om grip te krijgen op het proces. 

4 - Klik op de eerste map die je wilt vullen met een nieuw contact door te klikken op de 'Mappen' dropwdown. Klik vervolgens   + Contact toevoegen

5 - Vul alle nodige informatie in.

5b - (optioneel) Je bent altijd in contact met dezelfde persoon als je in contact bent met dat bedrijf. Ga naar het tabblad Contactpersonenen voeg dit persoon toe als nieuw contactpersoon. 
Voeg tenminste 10 contacten toe om door te gaan.

Hint
Een contactpersoon is het belangrijkste contactpunt van een bedrijf wat je als contact gebruikt. Je kan met verschillende personen in contact staan op een project, daarom is het mogelijk meerdere contactpersonen per contact toe te voegen. Zodra de gegevens van de contactpersonen zijn opgeslagen, kan je deze snel bereiken zodra de tijd komt om met ze samen te werken. 

Importeer contacten met een .xlsx sheet

Hoe moet ik: Contacten importeren?

Je hebt redelijk wat contacten die je in Rentman wilt zetten en wilt sneller gaan. Je wilt liever snel aan het werk in plaats van te veel tijd besteden aan alles opzetten. Geen probleem, Rentman is er voor bedoeld tijd te besparen!

6 - Ga naar je Excel bestand en zorg ervoor dat: 

  • Al je contacten staan in rijen en de verschillende informatie over deze contacten staat gesplitst in verschillende kolommen. 
  • Je hebt een kolom die 'Map' of 'Mappenstructuur' heet met hierin de naam van de map waar het contact in moet staan. 
  • Geen contact heeft hetzelfde databasenummer.
  • Je hebt minder dan 68 kolommen.
  • Het document bevat niet meerdere sheets of ergens een formule.
  • Als je ook contactpersonen wilt importeren die bij een contact horen, moet je de rij dupliceren die hoort bij dat contact voor elk contactpersoon. 
Hint
Voorbeeld: Als je 2 contactpersonen hebt bij een contact, dan moet je het contact 2 keer dupliceren. De data in deze rijen zijn precies hetzelfde, alleen de informatie over het specifieke contactpersoon is anders. 
  • Je hebt tenminste 10 contacten in de sheet.

7 - Klik op de Meer opties more_vert knop naast  + Contact toevoegen  en upload of sleep je .xlsx bestand naar de pop-up. Vul alles in en importeer je contacten door de instructies op het scherm te volgen. 

Hint
Dit is een template van een Import sheet die we gemaakt hebben om jouw leven makkelijker te maken. Gebruik het vooral in je voordeel.

Hoe filter ik mijn contactenlijst?

Je hebt nu een mooi adresboek in elkaar gezet. Het kan er echter nog steeds wat overweldigend uitzien als je ernaar kijkt. Het toont heel veel informatie waar je eenvoudig in kan verdwalen, toch? 

  • Label je contacten

8 - Selecteer tenminste één contact en voeg een label Tag toe. 

Hint
Dit kan bijvoorbeeld de locatie zijn, zodat je alle contacten kan groeperen op gebied. Het zou ook een specialisatie van je leverancies kunnen zijn, zoals audiomaterialen. Zo kan je alleen gespecialiseerde audiomaterialen leveranciers tonen. Eén contact kan meerdere tags hebben.

Hoe moet ik: tags gebruiken?

9 - Klik op de tag (of een van de tags) in de dropdown lijst die je zojuist gemaakt hebt. Dit moet rechtsbovenin je scherm staan. Wat gebeurt er? 

Hoe zorg ik ervoor dat ik nooit iets vergeet over mijn klant?

Het gebeurt vaak dat je werkt met klanten waarmee je al eens eerder gewerkt hebt. Zo bouw je een relatie met hen op. Soms is de ervaring positief en beloof je ze een korting wanneer ze jouw service gebruiken. Andere keren is de ervaring negatief, betalen ze niet op tijd en beloof je jezelf dat dit nooit meer zal gebeuren. 

  • Voeg voorkeuren en opmerkingen toe

10 - Ga naar de informatie van het contact waarover je een herinnering wilt toevoegen. Ga naar Gegevens > Opmerkingen en voeg een projectnotitie of een waarschuwing toe. Dit zal naar voren komen als je dit contact toevoegt aan een project. Dit zullen we later samen doen. 

11 - Blijf in hetzelfde contact of ga naar een ander en ga naar het tabblad Betaling. Je kan hier een korting instellen die wordt gebruikt zodra je dit contact toevoegt aan een project. 

Hoe moet ik: Korting geven aan een contact?

Hoe houd ik mijn zaken bij?  

Momenteel focussen we voornamelijk op de contacten, want wat is een bedrijf zonder klanten of leveranciers? Er zijn echter widgets op het Dasbhoard die je in een oogopslag informatie verschaffen. 

  • Stel je dashboard Dashboard in

Komt binnenkort

Goed gedaan, je bent vrijwel helemaal klaar! Je kan nu een ander gedeelte van je account implemteren, zoals voorraden, Personeelsplanner, je Magazijn of je financiële informatie.

Als je verdere vragen of feedback hebt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons Support team.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0