Rentman Academy - Maak een project voor een soepel verloop van het evenement

Leestijd: 45min tot 1u

Als je dit leest, betekent het dat je succesvol alle stappen van de implementatie hebt voltooid. Zo niet, kijk dan naar onze implementatie handleidingen om er zeker van te zijn dat je account volledig opgezet is en je klaar bent voor de echte zaken!

Als je op een gegeven moment vastloopt, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons Support team voor hulp rechtsonderin je scherm. Zij willen je graag helpen.

.

Weet dat Project management een breed ondewerp is. Dit betekent dat we alle aspecten van de projecten behandelen en alle mogelijkheden in de verschillende modules. Sommige onderdelen zijn gemeenschappelijk voor algemeen, voor alle modules, maar sommige onderdelen zijn ook meer specifiek. Maak je geen zorgen, we proberen het zo duidelijk mogelijk te maken. Als een instructie in een module hoort die je niet hebt, sla deze dan over. Dit heeft geen invloed op de snelheid van je leerproces. 

Een nieuw project maken

Hoe moet ik: Een nieuw project maken of een bestaande dupliceren?

Rentman is gebaseerd op projecten. Alle evenementen die je plant komen in nieuwe projecten. Laten we onze verbeelding gebruiken voor een testrondje. Je hebt een evenement om te plannen voor volgende maand. Het is een simpel, tweedaags evenement. 

1 - Ga naar de table_chart Projecten module en klik  + Add project. Selecteer 'Blanco project'.

Hint
Deze keer moet je een blanco project maken, maar later kan je sneller projecten maken door project templates te gebruiken. Dat komt later in Level 2 - Project management (binnenkort beschikbaar). 

Je hebt nog niet alle informatie beschikbaar, maar je weet al wel:

  • De data
  • Wie de klant is
  • Wanneer het evenement plaatsvindt
  • (Personeelsplanner) Wat de dresscode voor je team is
  • (Voorraad en Magazijn) Dat de klant kieskeurig is met gebruikte materialen. Ze moeten zo goed als nieuw zijn. 

Je hebt ook een plattegrond van de locatie. 

2 - Je staat op het tabblad Algemeen op het (binnenkort) gloednieuwe project. Vul een naam in voor het project. 

Hint
Het kan een goed idee zijn het een naam als RA of Rentman Academy te geven, zodat het niet verwarrend is met echte projecten die je later gaat maken. 

3 - Herinner je de klant die je gemaakt hebt met een waarschuwing/projectnotitie? Typ de eerste drie letters van de naam in het Opdrachtgever veld. Vind de naam in de lijst en selecteer deze. 

Hint
Als je deze stap niet hebt gedaan, adviseer ik je terug te gaan naar de implementatie handleiding: Starten - Implementatie.

Heb je het bericht gezien in een pop-up toen je de klant toevoegde? Zo zorgt Rentman ervoor dat je noot iets vergeet en je hoge kwaliteit service kan leveren aan jouw klanten. 

4 - Voeg een locatie toe die nog niet in je database staat. In de Locatie sectie, klik op de Meer opties more_vert knop en klik '+ Toevoegen'. Vul de relevante informatie in en sla op.

Deze locatie maakt nu onderdeel uit van jouw contactenlijst en is ingesteld als locatie voor dat evenement. 

5 - (Personeelsplanner) - Scroll naar beneden en voeg een notitie toe aan het project. Vertel hierin dat de dresscode redelijk chique is dus jouw team rekening moet houden met hoe ze eruit zien. Zorg ervoor dat het zichtbaar voor iedereen is zodat je team op de hoogte is van de instructie. 

Hoe moet ik: Een notitie toevoegen?

6 - (Vooraad en Magazijn) - Scroll naar beneden en voeg een notitie toe aan het project. Vertel hierin dat de klant kieskeurig is met gebruikte materialen. Daarom moeten de magazijnmedewerkers extra zorgvuldig zijn met de materialen die ze uitkiezen en hoe ze deze in de truck laden. Zorg ervoor dat deze notitie getoond wordt in het Magazijn.

Hoe moet ik: Een notitie toevoegen?

7 - Er is ook een plattegrond van de locatie je graag zou willen toevoegen aan dit project. Klik op Bestanden naast de notities en voeg een bestand toe van je computer. Een random afbeelding is al goed.

Hoe moet ik: Bestanden up- en downloaden?

Alle algemene informatie van je project staat er nu, maar je bent nog niet klaar. Het project is nog niet opgeslagen. Voordat je dit doet, moet je eerst de data invullen. Het project is een tweedaags evenement. Het vindt plaats over een maand, maar je hebt een hele week nodig om alles voor te bereiden en twee dagen na het evenement nodig om alles weer af te breken. Zo moet je tijdschema eruit zien:

  • Gebruiksperiode: twee dagen, precies over een maand vanaf de dag van daag - Dit is de periode waar de klant voor betaalt. 
  • Planperiode: Begint precies een week voor het begin van de gebruiksperiode en eindigt twee dagen na de gebruiksperiode - Dit heeft invloed op de beschikbaarheid van je middelen. 
  • Voorbereiding: De hele week voor de gebruiksperiode.
  • Afronden: De twee dagen na afloop van de gebruiksperiode.

8 - Ga naar het tabblad Tijdschema en vul de data in zoals hierboven beschreven. Klik op  Opslaan  om je project op te slaan.

Hoe moet ik: Een tijdschema toevoegen aan mijn project?
Het project is nu officieel gemaakt, gefeliciteerd! Dit is een goeie eerste stap! Je hebt nu een beter idee wat je klant wilt, dus laten we beginnen met plannen. 

Start met materialen plannen - (Voorraad en Magazijn)

Hoe moet ik: Materialen plannen op een project?

Neem een project in gedachte die je ooit eens gedaan hebt. Maakt niet uit welke. Hou in gedachte welke materialen je op dit project zou plannen. 

8 - Zoek naar een item in de materiaallijst in het linker menu van het tabblad Materiaal van een project. Dubbelklik erop. Het is nu onderdeel van je project! Echter, je hebt er 5 van nodig dus dubbelklik in de Aantal kolom om hier 5 in te vullen.

Hint
quanity_shure.png

9 - Zoek naar een ander item. Deze keer heb je er 3 van nodig. In plaats van dubbelklikken, selecteer het item en vul 3 in de Aantal kolom in. Druk enter.

Hint
quantity_shure_2.png

10 - Voeg meer items toe en ten minste één case, één set en één item met accessoires.

Je hebt ten minste 10 geplande items nodig om door te gaan. 

Het probleem met deze methode is dat je een grote lijst met items krijgt en je eenvoudig kan verdwalen. Daarnaast is de kans ook groot dat je niet alle items op dezelfde tijd nodig hebt. Om de items te splitsen, organiseren we ze in verschillende materiaalgroepen.

Zag je toen je het eerste materiaalitem plande, er een nieuwe materiaalgroep werd aangemaakt?

11 - Je gaat nu een groep maken voor items die je alleen voor de voorbereiding van het evenement nodig hebt. Selecteer de bestaamde materiaalgroep en klik edit Bewerken. Hernoem de groep 'Voorbereiding' en zorg ervoor dat de gebruiksperiode van de materiaalgroep de voorbereidingsperiode van het gehele project is. Klik  Opslaan

12 - Maak een nieuwe materiaalgroep en noem het 'Evenement'. Zorg dat de data de gebruiksperiode van het project hebben. Doe hetzelfde voor 'Afronden'.

13 - Sleep de items naar verschillende materiaalgroepen om ze te organiseren.

Hint
select_2.png

Je materialen zijn nu allemaal gepland en de prijs wordt berekend op de verhuurprijs die je hebt ingevuld voor elk item. Het is mogelijk een korting toe te voegen of de staffel aan te passen om de prijs te veranderen. 

Zoals altijd in de industrie, zijn er wat wijzigingen onderweg. Je realiseert je dat je niet twee, maar drie dagen nodig hebt om alles af te ronden na het evenement. 

14 - Ga terug naar het Tijdschema tabblad van het project en verander de periode. Wat doet deze wijziging met de materiaalgroep?

Start met medewerkers en transport plannen - (Personeelsplanner)

Hoe moet ik: Medewerkers- en transportfuncties plannen op een project?

Stel je weer een project voor die je al gedaan hebt. Bedenk wie je ook alweer nodig had voor deze klus. Voordat je mensen plant, moet je weten wat voor functies dit project nodig heeft. Je weet bijvoorbeeld dat je een lichttechnicus nodig hebt, maar je weet nog niet of dit Peter of Miriam is. Dat is nu nog geen probleem. We moeten eerst op de functies focussen.

15 - Aan de linker kant van het Personeel en transport tabblad in jouw project, zie je dat een aantal functies al standaard gemaakt zijn. Mooi, want je hebt een technicus nodig voor het project. Dubbelklik op deze functie. 

16 - Je realiseert dat je niet één, maar twee technici nodig hebt. Klik op het aantal om te wijzigen.

Hint
quanity_3.png

17 - Je hebt nu een functie nodig die nog niet in de lijst staat. Voeg een standaardfunctie toe aan de lijst. Je hebt twee van deze specifieke standaardfunctie nodig. In plaats van te dubbelklikken, selecteer je meteen het gewenste aantal in de Aantal kolom. Druk enter. 

Hint 1
search.png
Hint 2

stagehand_2.png

De functies zijn niet alleen voor medewerkers, maar ook voor transport. Je weet dat je 30m3 aan transport volume nodig hebt, maar je weet nog niet of je een Renault Master of Peugeot Boxer wilt plannen. Dit kan later besloten worden.

18 - Voeg een transportfunctie toe via de manier die we zojuist geleerd hebben.

Het issue met deze methode is dat je snel een grote lijst met functies krijgt waar je eenvoudig in verdwaalt. Om te te splitsen, kan je de functies ordenen in verschillende functiegroepen. Je moet ook periodes invullen om met plannen te beginnen en functiegroepen maken dit veel makkelijker. 

Zag je dat er een nieuwe functiegroep werd aangemaakt toen je de eerste functie plande?

19 - Je maakt nu een functiegroep die je alleen gebruikt voor de voorbereiding van het evenement. Dubbelklik op een bestaande groep of selecteer edit Bewerken. Hernoem de groep 'Voorbereiding' en zorg dat de gebruiksperiode van de functiegroep hetzelfde is als de voorbereidingsperiode van het project. Opslaan

20 - Maak een nieuwe functiegroep en noem het 'Evenement'. Zorg dat de data overeen komen met de gebruiksperiode van het project. Doe hetzelfde voor de Afronding. 

21 - Sleep je functies in de verschillende functiegroepen om ze te organiseren.

Hint 1

select_2.png
Hint 2
Je moet nu iets zoals dit hebben:

equipment_groups.png

Je functies zijn nu gepland en de prijs wordt berekend op de verhuurprijs die je voor elke functie ingevuld hebt. Het is mogelijk kortingen of staffels toe te passen om de prijs te veranderen.

Zoals altijd in de industrie zijn er wat veranderingen. Je realiseert dat je niet 1 week, maar 4 dagen hebt om het evenement voor te bereiden. 

22 - Ga terug naar het Tijdschema tabblad en verander de periodes aan. Welk effect heeft dit op de functiegroepen? Zie je de data van de materiaalgroepen ook veranderen?

Tijd om te offreren - (Financiën)

Hoe moet ik: Een offerte of contract maken?

Je hebt nu genoeg elementen om een offerte te maken. Om een document te maken, gebruikt Rentman de informatie die je in je project hebt staan. 

Als je wilt kan je extra elementen toevoegen, zoals een overige kosten toevoegen.

23 - Ga naar het tabblad Financieel van je project. Voordat je de offerte verstuurt, realiseer je je dat je al een aantal jaar werkt met deze klant en dat het aardig is hem een korting te geven. Hoe dacht je over 10% korting op verhuurmateriaal? Of nog beter, op het hele project?

24 - Klik  + Offerte toevoegen  om je eerste offerte te maken. Kies een template en een briefpapier en maak de offerte.

Hint
Het briefpapier is de achtergrond van het document. Het is een goeie manier om jouw stijl en logo toe te passen op offertes en facturen. Het bepaalt ook de grootte en marges van het document. We hebben dit ingesteld en gekeken naar document templates in Document & Communicatie - Implementatie.

Super! Je offerte is klaar om te versturen naar de klant. Deze offerte zal ook verschijnen onder Bestanden in het Algemeen tabblad van je project. 

Nu wordt het tijd dieper in de functionaliteiten van Rentman te duiken. Je kan meer leren over planning van materialen, planning van je medewerkers, materialen boeken of factureren.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0